Was ist ein CRM Lastenheft – und warum ist es so wichtig?
Ein gut durchdachtes CRM-Lastenheft ist der Schlüssel für ein erfolgreiches CRM-Projekt. Es ist weit mehr als ein bloßer Anforderungskatalog: Es definiert Ihre Ziele, strukturiert Ihre Erwartungen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.
Die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) gilt bereits jetzt als zentraler Standard für B2B-Transaktionen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung endgültig zur Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Doch welche konkreten Auswirkungen hat das auf Unternehmen, und wie lässt sich die Umstellung effizient bewältigen?
Die Definition eines Lastenhefts
Das Lastenheft umfasst sämtliche Anforderungen, die Sie als Auftraggeber an das Projekt und den Auftragnehmer stellen. Laut der DIN 69901 beschreibt es die “Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers”. Oder einfacher gesagt: Es ist die Roadmap, die den Weg zum perfekten CRM-System weist.
CRM-Lastenheft: Das Fundament Ihrer CRM-Strategie
Ein CRM-Lastenheft vereinfacht komplexe Projekte, indem es alle Anforderungen strukturiert dokumentiert. Es dient als unverzichtbare Orientierungshilfe und sichert, dass alle Projektbeteiligten stets auf dem gleichen Stand sind. Gleichzeitig hilft es Ihnen, vergleichbare Angebote einzuholen und die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Typische Inhalte eines CRM-Lastenhefts
Ein CRM-Lastenheft ist individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, umfasst aber häufig folgende Punkte:
1. Unternehmensvorstellung: Wer sind Sie, und was macht Ihr Unternehmen aus?
2. Ist-Zustand: Wie sieht Ihre aktuelle IT-Infrastruktur und Prozesslandschaft aus?
3. Soll-Zustand: Welche Prozesse und Funktionen soll das CRM unterstützen oder verbessern?
4. Schnittstellen: Welche Systeme müssen integriert werden? Wer übernimmt welche Verantwortung?
5. Anforderungen: Was muss das CRM leisten?
6. Einführungsprozess: Wie soll die Implementierung ablaufen?
7. Anhang: Zusätzliche Anforderungen, Notizen oder spezifische Wünsche.
Die Vorteile eines durchdachten Lastenhefts
Ein gut strukturiertes Lastenheft bietet zahlreiche Vorteile:
• Klarheit und Konsens: Es schafft eine einheitliche Grundlage zwischen allen Beteiligten und Abteilungen.
• Zielgerichtete Kommunikation: Mit einem transparenten Plan minimieren Sie Missverständnisse und vermeiden teure Projektlücken.
• Vergleichbarkeit von Angeboten: Es erleichtert die Auswahl des passenden CRM-Anbieters durch präzise Auswahlkriterien.
• Effiziente Projektsteuerung: Das Lastenheft bleibt während des gesamten Projekts Ihre zentrale Referenz.
Wer sollte das CRM-Lastenheft erstellen?
In der Regel übernimmt der Projektleiter diese Aufgabe. Alternativ kann ein CRM-Beauftragter benannt werden, der den Prozess von Anfang bis Ende betreut. Entscheidend ist, dass der Verantwortliche die Kernprozesse des Unternehmens kennt und den Dialog mit allen Abteilungen sucht. Denn: Jede Abteilung liefert wertvollen Input für die Anforderungen an das CRM.
Der Weg zum erfolgreichen CRM-Einsatz
Ein durchdachtes Lastenheft ist der Schlüssel zum Projekterfolg. CRM-Experten unterstützen Sie dabei – von der Ist-Analyse über die Definition klarer Anforderungen bis hin zur Auswahl des passenden Anbieters. Mit ihrer Erfahrung helfen sie, typische Fallstricke zu vermeiden und Ihr Projekt auf eine solide Basis zu stellen.
Nutzen Sie die Expertise unserer Berater, um ein präzises CRM-Lastenheft zu erstellen und die Weichen für eine erfolgreiche CRM-Einführung zu stellen.