Vertragsverwaltung & Subscription Management für SaaS
Der Vertrag rechnet sich selbst ab.
Beginn, Intervall, Preiserhöhung und jede geplante Änderung stehen als Felder am Vertrag. Daraus weiß brainX, welche Rechnung wann entsteht – bevor sie entsteht.
Was als Nächstes abgerechnet wird
Drossmann GmbH 12 User à 30 € monatlich +2 % ab 2. Jahr
15 JUL 27
82,26 €Zwischenrechnung
17 von 31 Tagen, 5 User
01 AUG 27
510,00 €Rechnung 08/2027
Monatlich, 17 User
01 MRZ 28
520,20 €Preiserhöhung
Neuer Monatsbetrag
Der Rechnungslauf erzeugt sie vollautomatisch
Vertragssimulator
Was kommt im dritten Quartal nächsten Jahres rein?
Die Antwort steht in Ihren laufenden Verträgen. Stellen Sie einen ein – brainX zeigt Rechnungen, Zwischenrechnungen und die Umsatzvorschau, bevor der Umsatz entsteht.
VERTRAGSÄNDERUNG ANKLICKEN
Vertragsänderung wählen
Fünf Fälle aus dem Alltag. Die Vorschau rechts rechnet sofort neu.
Jährliche Preiserhöhung ab 2. Jahr
Summe aller Positionen – Menge, Preis und Modell egal.
Umsatzvorschau · 8 Quartale
Zwei Jahre: 31.136 €
Achse ab 3.952 € · Ausschnitt · Angaben in €
| Quartal | Angaben in € |
|---|---|
| Q1/27 | 1.400 € |
| Q2/27 | 4.200 € |
| Q3/27 | 4.200 € |
| Q4/27 | 4.200 € |
| Q1/28 | 4.284 € |
| Q2/28 | 4.284 € |
| Q3/28 | 4.284 € |
| Q4/28 | 4.284 € |
ERSTE RECHNUNG · 01.03.2027
1.400,00 €
monatlich im Voraus, aus den Vertragspositionen · Leistungszeitraum ab Vertragsbeginn
AB 01.03.2028 · +2 %
1.428,00 €
pro Monat nach der Preiserhöhung – aus dem Mandanten vorbelegt, pro Vertrag überschreibbar.
Keine Preiserhöhung hinterlegt. Jahr 2 bleibt auf dem Niveau von Jahr 1.
Beispielrechnung im Vertragssimulator
Vertrag über 1.400 € im Monat, Beginn 01.03.2027, monatliche Abrechnung, 2 % Preiserhöhung ab dem zweiten Jahr. Umsatzvorschau je Quartal: Q1/27 1.400 €, Q2/27 bis Q4/27 je 4.200 €, Q1/28 bis Q4/28 je 4.284 €, zusammen 31.136 € in zwei Jahren. Erste Rechnung am 01.03.2027 über 1.400 €, ab 01.03.2028 1.428 € im Monat.
Vertrag erweitern, +40 % ab 15.07.2027: Zwischenrechnung über 307,10 € für 17 von 31 Tagen, ab August 1.960 € statt 1.400 € im Monat, ab März 2028 mit Preiserhöhung 1.999 €.
Befristeter Rabatt, −10 % für vier Quartale: 1.260 € im Monat, im vierten Rabattquartal mit Preiserhöhung 1.285 €, danach 1.428 € ohne Nachfassen.
Teilkündigung, eine Position −25 % ab 01.01.2028: ab Januar 2028 1.050 € statt 1.400 € im Monat, ab März 2028 mit Preiserhöhung 1.071 €.
Kündigung zum 28.02.2028: letzte Rechnung am 01.02.2028 über 1.400 €, danach keine Rechnung; die Preiserhöhung zum 01.03.2028 greift nicht mehr.
Der Vertrag als Datensatz
Ein Vertrag in brainX – sechs Stellen, die zählen
Vertragsbeginn und Intervall, geplante Änderungen, Umsatzvorschau, Kündigung sowie Rechnungen und Tickets stehen in einem Datensatz. Daraus erzeugt brainX jede Rechnung.
ZAHL ANKLICKEN · BILD ZOOMT
WEITERE STELLEN IM VERTRAG
Sechs Stellen im Vertragsdatensatz
1. Zwei Felder steuern die Abrechnung (Widget Vertragsdaten)
Vertragsbeginn sagt, ab wann. Abrechnungsintervall sagt, wie oft. Der Rechnungslauf braucht nichts weiter – nach der ersten Rechnung sind beide gesperrt.
Felder dahinter: Vertragsbeginn · Abrechnungsintervall · Zeitpunkt der Abrechnung
2. Rechnung sehen, bevor sie entsteht (Widget Bevorstehende Änderungen)
Nächste Intervallabrechnung mit Leistungszeitraum und Betrag, Zwischenrechnungen, geplante Änderungen. Hier läuft die jährliche und die monatliche Positionsgruppe nebeneinander.
Felder dahinter: Leistungszeitraum · Rechnungsbetrag · Positionsgruppe · Intervall
3. Änderungen planen statt korrigieren (Aktion Vertrag ändern)
Menge, Preis, Status oder neue Position mit Ausführungszeitpunkt. Leer heißt sofort, sonst zum Datum. Die Zwischenrechnung und die nächste Abrechnung erscheinen sofort in den bevorstehenden Änderungen.
Felder dahinter: Menge · Preis · Position einfügen · Ausführungszeitpunkt
4. Umsatz sehen, bevor er entsteht (Widget Umsatzvorschau)
Fünf Jahre voraus, je Positionsgruppe gestapelt, Preiserhöhung als Treppe eingerechnet. In der Liste über beliebig viele Verträge, als CSV exportierbar.
Felder dahinter: Intervall: Jahr / Quartal / Monat · Zeitraum 1–12 · Preiserhöhung
5. Kündigung und Vertragsende als Daten (Felder Kündigung zum · Status)
„Kündigung zum“ hält das Datum, die Automation schreibt das Vertragsende Jahr für Jahr fort. Voll- oder Teilkündigung je Position, Status steuert die letzte Rechnung.
Felder dahinter: Kündigung zum · Vertragsende · Status · Kündigungsgrund
6. Rechnungen, Tickets und Kommentare an einem Datensatz (Widgets Rechnungen · Tickets · Kommentare)
Kein Billing-Tool daneben, kein Ticketsystem daneben. Wer den Vertrag öffnet, sieht Rechnungen, offene Tickets und das Team-Gespräch zum Upgrade.
Felder dahinter: Vertragsrechnungen · Tickets · Kommentare · Aufgaben
Leistungsumfang
Anlegen, ändern, verlängern, kündigen: der Vertrag in vier Etappen
brainX APP begleitet einen Abo-Vertrag vom gewonnenen Deal bis zur letzten Rechnung. In jeder Etappe ändern Sie Felder am Vertrag, und die Abrechnung folgt ihnen ohne Nacharbeit.
ETAPPE 01
Anlegen
Aus dem Deal oder direkt
Aus dem gewonnenen Deal entstehen Angebot, Auftrag und Vertrag. brainX übernimmt Positionen, Kundendaten, Rabatt, Steuertyp und Sprache.
Abrechnung als Felder
Vertragsbeginn, sieben Abrechnungsintervalle, Zeitpunkt der Abrechnung und vorgezogene Rechnungsstellung. Nach der ersten Rechnung ist der Beginn gesperrt.
ETAPPE 02
Ändern
Änderungen mit Datum planen
Über „Vertrag ändern“ planen Sie Menge, Preis, Status oder neue Positionen mit Ausführungszeitpunkt. Ohne Datum gilt die Änderung sofort.
Zwischenrechnung tagesgenau
Eine Erweiterung zum 15. rechnet brainX anteilig bis zum Monatsende ab, danach mit dem neuen Monatsbetrag.
ETAPPE 03
Verlängern
Automation schreibt das Vertragsende fort
Die Automation zur Vertragsverlängerung trägt das Vertragsende ein und schreibt es Jahr für Jahr fort.
Preiserhöhung zum Stichtag
In Prozent oder Betrag, jedes bis jedes vierte Jahr, erstmals ab dem zweiten bis fünften Vertragsjahr. Je Position lässt sie sich abschalten.
ETAPPE 04
Kündigen
Kündigungsfrist als Feld
Berichte listen, welche Verträge kündbar werden. Automatisierungen erinnern Vertrieb oder Kunde rechtzeitig.
Voll oder je Position
Mit Status „Gekündigt“ erzeugt brainX die letzte Rechnung bis zum Vertragsende und danach keine mehr. Teilkündigungen gelten je Position.
Und bei vielen solcher Verträge?
Umsatz, der ohne Vertragsdaten liegen bleibt
Anpassen kann man Verträge auch von Hand. Die Frage ist, ob es passiert. An zwei Stellen passiert es regelmäßig nicht:
Indexierung wird übersehen
Niemand weiß, welcher Vertrag wann fällig ist.
Erweiterungen werden zu spät berechnet
Berechnet wird ab dem nächsten Abrechnungsturnus statt ab dem Wirksamkeitsdatum, weil die Zwischenrechnung Handarbeit ist.
Was Ihnen ohne Vertragsdaten pro Jahr entgeht
Beispiel: 200 Verträge à 1.500 € im Monat
84.000 €* pro Jahr
- Indexierung übersehen72.000 €
- Erweiterungen zu spät berechnet12.000 €
APPVOLLAUTOMATISCHIndexierung und Zwischenrechnung laufen vollautomatisch aus dem Vertrag
0 €bleiben liegen
Dazu Liquidität
Jahreszahler bekommen die Rechnung zehn Tage vor Leistungsbeginn
360.000 €**10 Tage früher
* 200 Verträge × 1.500 € × 12 Monate = 3,6 Mio. € Bestand. Indexierung: 2 % × 3,6 Mio. € = 72.000 €. Erweiterungen: 20 unterjährige Erweiterungen im Jahr mit +40 % (+600 € im Monat), je einen Monat zu spät berechnet = 12.000 €. Zusammen 2,3 % vom Bestand.
** 10 % zahlen jährlich im Voraus: 20 Verträge × 1.500 € × 12 Monate = 360.000 €. Beispielwerte.
Warum brainX
Derselbe Vertrag. Vier Werkzeuge oder ein Datensatz.
Die Kette von der Vertragsunterschrift bis zum Cashflow läuft in brainX auf einem Datensatz. Jede Station kennt Beginn, Intervall und Preiserhöhung, ohne dass jemand etwas überträgt. Für Ihre Rolle: Finanzen & Controlling und C-Level.
VERTRAG CRM CLOUD · EIN DATENSATZ
Beginn, Intervall, Zeitpunkt, Preiserhöhung, geplante Änderungen – die Felder, die die Abrechnung steuern.
Zwei Systeme, ein Kunde
Beginn, Intervall und Preiserhöhung liegen im Billing-Tool – getrennt vom Kunden.
Die Kette in acht Stationen
- Deal gewonnen. In brainX: Der Auslöser. Angebot, Auftrag und Vertrag entstehen daraus – Kundendaten, Rabatt, Steuertyp und Sprache wandern mit. Ohne brainX (Handarbeit · Vertrieb): Im CRM gewonnen – der Vertrag entsteht erst, wenn ihn jemand im Billing-Tool anlegt.
- Angebot. In brainX: Positionen aus Produkten, Lizenzen und Dienstleistungen. Einmal erfasst, nie neu getippt. Ohne brainX (Doppelte Erfassung): Positionen im Angebotstool, danach ein zweites Mal im Abrechnungstool.
- Auftrag. In brainX: Bestätigt und in den Vertrag überführt. Auftrag und Deal bleiben am Vertrag referenziert. Ohne brainX (Handarbeit · Innendienst): Auftragsbestätigung im CRM, Vertragsdaten daneben in der Tabelle.
- Vertrag. In brainX: Beginn, Intervall, Zeitpunkt, Preiserhöhung, geplante Änderungen – die Felder, die die Abrechnung steuern. Ohne brainX (Zwei Systeme, ein Kunde): Beginn, Intervall und Preiserhöhung liegen im Billing-Tool – getrennt vom Kunden.
- E-Rechnung. In brainX: Der Rechnungslauf erstellt Rechnung und Zwischenrechnung vollautomatisch – als ZUGFeRD oder XRechnung. Ohne brainX (Handarbeit · Buchhaltung): Rechnungslauf im zweiten Tool, Zwischenrechnungen von Hand nachgetragen.
- DATEV. In brainX: Vier Wege: Export, Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice ans Rechenzentrum, Buchungsdatenexport. Ohne brainX (Medienbruch): CSV exportieren, in DATEV importieren, Zuordnung prüfen.
- Zahlung. In brainX: Einzug über Mollie oder Stripe oder Zahlungsabgleich, offener Betrag und Mahnlauf automatisch. Ohne brainX (Handarbeit · Buchhaltung): Zahlungseingänge im Bankkonto abgleichen, Mahnungen manuell anstoßen.
- Cashflow. In brainX: Umsatzvorschau aus Verträgen gegen laufende Kosten – Quartal für Quartal, bevor der Umsatz entsteht. Ohne brainX (Schätzung statt Daten): Umsatzvorschau in Excel geschätzt – ohne die laufenden Verträge dahinter.
- Debitorenverträge kein Legal-CLM
- Revisionssicher gebuchte Rechnungen unveränderbar
- DATEV vier Wege, ZUGFeRD und XRechnung
Häufige Fragen
Vertragsverwaltung in brainX APP
Begriffe wie Zwischenrechnung oder Upgrade-Deal erklärt das Lexikon.
brainX APP aus Mühldorf a. Inn, ein Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen, führt Abo- und Laufzeitverträge als Datensatz: Vertragsbeginn, Abrechnungsintervall, Preiserhöhung und Kündigungsfrist sind Felder, aus denen die tägliche Vertragsabrechnung jede Rechnung und jede Zwischenrechnung erzeugt. Änderungen planen Sie mit Datum am Vertrag, die Umsatzvorschau zeigt den Effekt sofort. Ein eigenes Billing-Tool neben dem CRM brauchen Sie dafür nicht.
Das Modul Verträge bildet Service- und Lizenzverträge mit Kunden ab, aus denen wiederkehrende Umsätze entstehen. Vertragsbeginn, Abrechnungsintervall, Zeitpunkt der Abrechnung und Preiserhöhung sind Datenfelder; daraus erzeugt brainX die Rechnungen vollautomatisch.
Aus dem gewonnenen Deal entsteht das Angebot, daraus der Auftrag, daraus der Vertrag. brainX übernimmt Positionen, Kundendaten, Rabatt, Steuertyp und Sprache. Verträge lassen sich auch direkt anlegen.
Individuell rechnet ab Vertragsbeginn in vollen Perioden ab. Nach Kalenderquartalen beginnt der Vertrag mit einer Zwischenrechnung bis zur Quartals- bzw. Jahresgrenze und läuft dann in vollen Kalenderperioden weiter.
Sie legen die Preiserhöhung einmal für den Mandanten fest. brainX übernimmt sie in jeden Vertrag, und Sie können sie pro Vertrag überschreiben. Erhöhung in Prozent oder Betrag, Intervall jedes bis jedes vierte Jahr, erste Erhöhung ab dem zweiten bis fünften Jahr. Je Position lässt sich die Erhöhung abschalten. Die Umsatzvorschau zeigt sie sofort.
Über „Vertrag ändern“ planen Sie Menge, Preis, Status oder neue Positionen mit Ausführungszeitpunkt. Leer bedeutet sofort. Die bevorstehenden Ereignisse zeigen Zwischenrechnung und nächste Intervallabrechnung mit den neuen Werten; geplante Aktionen lassen sich wieder löschen.
Ja. Die Automation zur Vertragsverlängerung trägt das „Vertragsende“ ein und schreibt es Jahr für Jahr fort; „Kündigung zum“ hält das Kündigungsdatum. Weitere Felder und berechnete Werte lassen sich frei ergänzen.
Nein. Verträge, Umsatzvorschau und Cashflow-Prognose gibt es nur in brainX APP. Welche Version passt, klärt die Seite „App oder CRM?“.
Bringen Sie einen Vertrag mit Preiserhöhung und zwei Intervallen mit.
Wir legen ihn in 30 Minuten in brainX an – mit Preiserhöhung, abweichenden Intervallen je Positionsgruppe und der ersten geplanten Änderung.