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408 Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten erreichen – geprüft und aktuell gehalten.
Häufig gesucht
brainX CRM ist für Unternehmen, die einmalig verkaufen: Lead, Deal, Auftrag, Rechnung, mit Paketen für Service, Marketing und Projekte, pro User abgerechnet. brainX APP, das Subscription-CRM, enthält den vollen CRM-Umfang und dazu Verträge, den automatischen Abrechnungslauf, Controllix, das Modul für laufende Kosten, und den Cashflow-Forecast, im Tarif Business zum Festpreis. Wer wiederkehrend abrechnet, nimmt brainX APP, wer nicht, brainX CRM. Beide laufen auf derselben Software und sind mandantenfähig.
Ein Wechsel ist möglich, aber ein Umzug und kein Schalter: Kontakte, Stammdaten und Belege lassen sich übernehmen, Prozesse, Berechtigungen und Auswertungen werden neu aufgesetzt. Wir begleiten das wie eine Einführung: mit Testlauf vor dem Stichtag, danach bleibt das alte System lesend erreichbar, bis Sie es abschalten. Deshalb stellen wir die Frage lieber vorher genau, als sie später zu korrigieren.
Nein. Beide Versionen sind technisch weitgehend identisch: Kontakte, Deals, Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, DATEV, Tickets und Projekte gibt es in beiden. Ausschließlich in brainX APP liegen Verträge, der automatische Abrechnungslauf, Controllix und die Lizenzverwaltung. Zusatzpakete in brainX CRM lassen sich jederzeit nachbuchen, ohne Migration.
Dann ist brainX APP die einfachere Antwort: Sie enthält den vollen CRM-Funktionsumfang und ergänzt ihn um Verträge, Abrechnungslauf und Controllix. Funktional geht Ihnen nichts verloren, Projekte und Aufträge laufen darin genauso. Zu klären bleibt nur, ob das Abrechnungsmodell von brainX APP zu Ihrem Unternehmen passt. Das sehen wir uns gemeinsam an.
Nein. brainX ist vollständig mandantenfähig: Mehrere Unternehmen lassen sich als Mandanten in einer Instanz führen, mit getrennten Datensätzen, eigenem Logo je Mandant und Automatisierungen, die nur für den jeweiligen Mandanten laufen. Wer berechtigt ist, wechselt ohne erneutes Login zwischen ihnen. Arbeitet eine der Gesellschaften mit wiederkehrenden Verträgen, wählen Sie brainX APP. Sie enthält den CRM-Umfang für die andere gleich mit.
Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem festen Ansprechpartner. Ihr bisheriges System bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar. Die Datenübernahme aus Ihrem bisherigen System machen wir, nicht Sie: Wir migrieren, Sie prüfen. Zertifiziert nach ISO 9001 (brainX GmbH) und ISO/IEC 27001 (Brainformatik GmbH) – Hosting in Deutschland. Der Betrieb ist DSGVO-konform.
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In drei Fällen raten wir ab: Wenn jeden Monat dieselbe Rechnung entsteht, ohne Änderungen, Staffeln oder Indexierung. Wenn Sie die Finanzbuchhaltung ohne DATEV im eigenen Haus führen, denn brainX liefert Rechnungsabgrenzung und fertige Buchungssätze, führt aber kein Hauptbuch. Und wenn Produktion und Kommissionierung der Kern Ihres Geschäfts sind.
Nein. Die drei Fragen oben geben Ihnen eine belastbare Richtung, alles Weitere klären 30 Minuten am echten System. Dabei schauen wir uns an, wie Ihre Rechnung heute entsteht. Danach ist die Frage beantwortet, ohne dass Sie etwas unterschrieben haben. Alle Preise im Überblick: brainX APP und brainX CRM.
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brainX ist das Subscription-CRM der brainX GmbH aus Mühldorf am Inn: vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz, mit Vertragsverwaltung, automatisierter Abrechnung und Cashflow-Planung. Vertrag, Abrechnung, Zahlungseingang und Kostenseite liegen in einem System, sodass die Cashflow-Prognose aus echten Vertragsdaten entsteht.
Es gibt zwei Produkte. brainX CRM, das klassische CRM pro User (Basis plus fünf Zusatzpakete Sales, Marketing, Service, Projekte, Abrechnung) deckt Kundenbeziehung und Projekte ab. brainX APP setzt darauf auf und rechnet laufende Verträge vollautomatisch ab, inklusive E-Rechnung, DATEV-Übergabe und Cashflow Forecast.
brainX APP und brainX CRM aus Mühldorf a. Inn bringen einen Automatisierungseditor mit Auslöser, Bedingung und Aktion mit, in jedem Paket, ohne Limit. Über 30 fertige Prozessketten liegen als Vorlage bereit, etwa: Deal gewonnen, Vertrag angelegt, Onboarding-Ticket zugewiesen, erste Rechnung erstellt. Jeder Lauf wird protokolliert, zeitverzögerte Aktionen lassen sich prüfen und stoppen.
Nein. Auslöser wählen, Bedingung setzen, Aktion festlegen – alles über die Oberfläche. Für komplexe Sonderfälle unterstützt unser Team beim Aufbau.
Ja, über 30. Sie dienen als Vorlage: Sie passen Auslöser, Bedingungen und Aktionen an oder nutzen sie als Startpunkt für eigene Abläufe.
Unbegrenzt, in allen Paketen. Die Anzahl wirkt sich nicht auf den Preis aus.
Ja. Jeder Schritt wird protokolliert – welcher Auslöser gegriffen hat, welche Bedingung geprüft wurde und welche Aktion an welchem Datensatz ausgeführt wurde.
Das steuern Admin-Berechtigungen. Automationen sind jederzeit änderbar, aktivierbar und deaktivierbar; Mandanten bleiben sauber getrennt.
Ja. Automationen reagieren auf Webhooks, API- und Import-Ereignisse und rufen externe Dienste auf – etwa DocuSeal, DocuSign oder Jira. Details unter „Integrationen & Funktionen“.
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brainX APP aus Mühldorf a. Inn ist ein Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen: Lead, Deal, Vertrag, Rechnung, E-Rechnung, Zahlungseinzug, DATEV-Übergabe und Cashflow laufen in einer Datenbasis, vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz. Diesen durchgehenden Weg nennt man auch Lead-to-Cash. Der Unterschied zu einem CRM mit Rechnungsmodul ist der Vertrag als Mitte: Aus ihm entstehen Rechnungen, Mahnungen, DATEV-Buchungen und der Forecast automatisch.
Für SaaS- und IT-Unternehmen, die eigene Kundenverträge mit Laufzeiten, Abo-Positionen und einmaligen Leistungen führen und automatisiert abrechnen wollen, typischerweise mit 20 bis 150 Mitarbeitenden. Wer nicht wiederkehrend abrechnet, ist mit brainX CRM, dem klassischen CRM pro User, besser bedient.
Für den Weg vom Lead bis zum DATEV-Export nicht. Leads, Deals, Verträge, Rechnungen, E-Rechnungen und der DATEV-Export laufen in brainX APP im selben Datensatz. Die Finanzbuchhaltung selbst bleibt bei Ihnen oder Ihrer Steuerkanzlei in DATEV.
brainX CRM ist das klassische CRM pro User: Grundpaket Basis und fünf Zusatzpakete, Rechnungen, E-Rechnung und DATEV kommen mit dem Paket Abrechnung. brainX APP kann alles, was brainX CRM kann, und führt dazu Verträge mit automatischer Folgerechnung, Preiserhöhung, Zahlungseinzug über Mollie oder Stripe und Cashflow-Forecast, zum Festpreis mit beliebig vielen Usern. Rechnen Sie wiederkehrend ab, passt brainX APP, sonst brainX CRM. Alle Unterschiede im Überblick:
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Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem festen Ansprechpartner. Ihr bisheriges System bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar, damit keine Rechnung ausfällt.
In Deutschland. Zertifiziert nach ISO 9001 (brainX GmbH) und ISO/IEC 27001 (Brainformatik GmbH) – Hosting in Deutschland. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist enthalten.
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Ja. In System Automation legen Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen fest, ohne zu programmieren. Für eigene Anbindungen steht eine REST-API bereit.
Sie sehen in 30 Minuten den Weg aus dieser Tour am System, mit Beispieldaten statt Folien. Bringen Sie gern einen typischen Vertrag oder eine Rechnung mit, dann zeigen wir, wie brainX APP ihn abbildet.
56 Fragen in acht Bereichen: Unternehmensinformationen, Sales, Marketing, Service und Support, Projekte, Abrechnung, technische Anforderungen und Schnittstellen sowie sonstige Anforderungen und Wünsche.
Öffnen Sie die Datei in einem PDF-Programm wie Adobe Acrobat Reader und füllen Sie die Felder am Bildschirm aus. Beantworten Sie nur Zutreffendes; Stichworte genügen. Das gespeicherte Lastenheft schicken Sie per E-Mail an den Ansprechpartner auf der letzten Seite.
Laut Papier behandelt brainX alle Informationen vertraulich und nutzt sie ausschließlich für die Einführung von brainX in Ihrem Unternehmen.
Stand Oktober 2026. Ändern sich Funktionen oder Abläufe, aktualisieren wir das Lastenheft; zum Download steht immer die aktuelle Fassung bereit. Über neue Fassungen informieren wir in unserem Newsletter – wenn Sie ihn abonniert haben, erfahren Sie es per E-Mail.
Das Papier empfiehlt, es gemeinsam mit den Fachbereichen auszufüllen, die später mit brainX arbeiten.
Für ein Team bis 50 User rechnen wir mit sechs Wochen bis zum produktiven Start. Der größte Teil davon ist keine Technik, sondern Klärung: Welche Vertriebsphasen gelten, welche Felder sind Pflicht, welche Altdaten kommen mit. Die eigentliche Einrichtung dauert Tage, nicht Wochen.
Ja. Kontakte, Organisationen, Belege und historische Umsätze lassen sich importieren – aus CSV, Excel oder direkt aus verbreiteten Vorsystemen. Wir empfehlen dabei, nicht alles zu übernehmen: Felder, die seit Jahren niemand pflegt, sollten in der Migration bleiben, wo sie sind.
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brainX, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn: Das Plugin brainX Form Connector überträgt Anfragen aus Ninja Forms und Formidable Forms in Echtzeit, E-Mails aus dem Outlook-Ordner CRM-Sync landen mit Anhängen am Lead, Zapier und n8n legen Leads aus weiteren Tools an. Mit „Lead umwandeln“ entstehen Kontakt, Organisation und Deal ohne Neueingabe.
WordPress-Formulare, E-Mails aus dem Outlook-Ordner CRM-Sync, Zapier und n8n legen Leads an. Anrufe und Messekontakte erfassen Sie direkt in der Leadliste über „Erstelle Lead“.
brainX weist schon beim Anlegen auf mögliche Dubletten hin: Sobald Sie einen Namen tippen, zeigt das Formular passende vorhandene Datensätze. Doppelte Einträge lassen sich außerdem modulübergreifend zusammenführen, etwa ein Lead mit einem bestehenden Kontakt.
Per Kommentar am Lead mit @-Erwähnung. Die Zuständigkeit wechselt auf einen User oder eine Gruppe wie „Gruppe Vertrieb“, Quelle und Kampagne bleiben am Datensatz.
Sie setzen den Leadstatus auf „Verloren“ oder „Disqualifiziert“. Der Lead bleibt mit seinem Verlauf erhalten und lässt sich über eine Ansicht aus der Leadliste ausblenden.
In brainX APP sind Leads enthalten. In brainX CRM gehören sie zu den Paketen Sales und Marketing, die WordPress-Erweiterung zum Paket Marketing.
Aus dem gewonnenen Deal entstehen Auftragsbestätigung, Vertrag und Rechnung im selben System, ohne Neueingabe. Kampagne und Quelle bleiben am Datensatz, der Bericht „Deals nach Kampagne“ zeigt, welche Messe oder Aktion Umsatz gebracht hat.
Sechs Wochen bis zum Go-live. Bestehende Leads, Kontakte und Organisationen kommen per CSV- oder API-Export herüber und werden Feld für Feld zugeordnet.
Ein Subscription-CRM ist ein CRM, in dem der Vertrag die Mitte bildet: Aus Lead und Deal entsteht ein Vertrag mit Laufzeit, Intervall und Preisregel, und aus dem Vertrag entstehen Rechnungen, E-Rechnungen, Mahnungen, Buchungsdaten für DATEV und der Cashflow-Forecast ohne zweite Erfassung. brainX aus Mühldorf a. Inn ist ein Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen; der Unterschied zu einem CRM mit Rechnungsmodul ist, dass sich wiederkehrende Verträge automatisch nach dem vereinbarten Intervall selbst abrechnen, auch nach Preiserhöhungen oder Vertragsänderungen.
brainX ist ein Subscription-CRM der brainX GmbH aus Mühldorf am Inn. Es verbindet Vertrieb, Vertragsverwaltung, wiederkehrende Abrechnung und Cashflow-Prognose in einem System. Rechnungen überträgt brainX direkt an DATEV. Vertrieb, Finanzen und Buchhaltung arbeiten dabei in einer Datenbasis, vom Lead über Vertrag und Rechnung bis zum Buchungssatz.
Für SaaS- und IT-Unternehmen im DACH-Raum, die Verträge und Subscriptions verkaufen und jeden Monat wiederkehrend abrechnen, typischerweise mit 20 bis 150 Mitarbeitenden.
Über die DATEV-Integration: Buchungssätze aus Rechnungen und Zahlungseingängen gehen ohne manuellen Export an DATEV. Ihre Steuerberatung arbeitet wie gewohnt in DATEV weiter.
Über Mollie oder Stripe, beide sind in brainX integriert; Sie wählen einen der beiden Zahlungsabwickler. Ihr Kunde erteilt einmal ein Mandat für den Vertrag. Danach werden alle fälligen Rechnungsbeträge automatisch daraus eingezogen. brainX ordnet jeden Zahlungseingang der passenden Rechnung zu, offene Posten sehen Sie sofort.
brainX läuft auf Servern in Deutschland. Das Informationssicherheits-Management der Brainformatik GmbH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist enthalten.
brainX, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, führt den gewonnenen Deal ohne Neueingabe bis zur Rechnung: Aus dem Deal entstehen Auftrag und Vertrag, die Abrechnung erstellt daraus die Rechnungen und übergibt die Buchungssätze an DATEV. Angebot, digitale Unterschrift über DocuSign oder DocuSeal und die Wiedervorlage vor der Verlängerung laufen im selben System.
Für reines Pipeline-Management lohnt sich der Wechsel nicht. Der Unterschied liegt nach der Unterschrift: In brainX entstehen Auftrag, Vertrag und Rechnung aus demselben Deal. Wenn Ihr CRM heute dort endet, tippt danach jemand ab.
brainX ist ein CRM mit Leads, Deals, Preislisten, Telefonie und Besuchsberichten. Verträge und Abrechnung laufen im selben System, damit der Vertrieb nach dem Abschluss nichts übergeben muss.
Nein. Die Vorschau in brainX rechnet mit Verträgen und Cashflow, also mit dem, was unterschrieben ist und wann es fällig wird. Offene Deals zeigt der Cashflow Forecast schraffiert und getrennt davon.
Ein CSV- oder API-Export genügt. Kontakte, Organisationen, offene Deals und Preislisten werden geprüft, Feld für Feld zugeordnet und in einer Test-Migration freigegeben, bevor umgeschaltet wird.
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Ja. Microsoft 365 ist als Integration angebunden, E-Mails und Termine stehen am Kontakt. Anrufe über sipgate oder Placetel landen am selben Datensatz.
Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem Ansprechpartner. Ihr bisheriges CRM bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar.
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Im brainX CRM bis 10 User 29 € Basis plus 15 € Paket Sales je User und Monat, mit mehr Usern günstiger. In brainX APP sind alle Pakete enthalten: kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, danach Business für 790 € im Monat als Festpreis für das ganze Unternehmen.
Preise brainX APP · Preise brainX CRM
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brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, zeigt den vertraglich gebundenen Umsatz der nächsten zwölf Monate und die Liquidität gegen laufende Kosten, gerechnet aus Verträgen, Rechnungen und Kosten statt aus einer Planungsdatei. Vereinbarte Preiserhöhungen und Kündigungsfristen sind enthalten, offene Deals stehen getrennt vom vertraglich Gebundenen.
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Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem festen Ansprechpartner. Ihr bisheriges System bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar.
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Der Preis richtet sich nach Ihrem Rechnungsumsatz, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. brainX ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne Kreditkarte.
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Ja. Buchungsdaten gehen über die DATEV-Integration an die Kanzlei, Rechnungen gehen als ZUGFeRD oder XRechnung raus. Die Kanzlei arbeitet in DATEV weiter wie bisher.
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Sie exportieren Ihre Daten jederzeit als CSV oder rufen sie über die REST API ab. Gehostet wird in Rechenzentren in Deutschland.
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brainX arbeitet für Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen, typischerweise SaaS- und IT-Häuser: von den ersten laufenden Verträgen bis zum Mittelständler mit mehreren Gesellschaften in einer Instanz.
Ja. Free läuft nicht ab. Free endet, sobald Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten – bis dahin arbeiten Sie ohne Kreditkarte im Echtbetrieb. Danach wechseln Sie zu Business, Ihre Daten bleiben erhalten.
Nein. Business ist ein Festpreis pro Monat für das ganze Unternehmen, unabhängig vom Vertragsbestand. Pro Nutzer gerechnet wird bei brainX CRM.
Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Migrations- und Projektleistungen werden separat kalkuliert.
Ja. Über 30 Automationen sind fertig hinterlegt und dienen als Vorlage – Sie passen Auslöser, Bedingungen und Aktionen selbst an oder legen eigene Abläufe neu an, direkt in der Anwendung.
Nein. Automationen werden über eine Oberfläche zusammengeklickt: Auslöser wählen, Bedingung setzen, Aktion festlegen. Für komplexe Sonderfälle unterstützt unser Team beim Aufbau.
Nein. Die Zahl der Automationen ist in allen Paketen unbegrenzt und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
Wenn Ihr Monatsumsatz über 150.000 € liegt, fragen Sie Ihr individuelles Enterprise-Pricing an. In Business sind 150.000 € enthalten, darüber fallen 0,65 % Umsatzbeteiligung auf den Mehrbetrag an.
brainX CRM wird pro User und Monat abgerechnet. Bei Jahreszahlung kostet die Basis 29 € je User bei bis zu 10 Usern und sinkt bis 19 € bei 500 Usern. Pakete kommen dazu: Sales und Abrechnung je 15 €, Service 10 €, Marketing und Projekte je 5 € (jeweils bei bis zu 10 Usern, sinkend mit der Staffel). On-Premise kostet 1.500 € im Jahr zusätzlich. Jahreszahlung spart 9 % gegenüber monatlicher Zahlung.
Bei Jahreszahlung kostet die Basis 29 € je User und Monat, für 10 User also 290 € im Monat. Mit dem Paket Sales (15 € je User) sind es 440 €, mit Sales und Service (zusätzlich 10 €) 540 € im Monat. Bei monatlicher Zahlung liegen die Preise rund 10 % höher. Den Preis für Ihre Konfiguration zeigt der Konfigurator oben auf dieser Seite.
Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an.
Ja. brainX CRM läuft in der Cloud oder On-Premise. On-Premise kostet 1.500 € im Jahr zusätzlich.
Die Preise stehen offen auf der Website, pro User und Monat, jährlich oder monatlich kündbar. brainX APP ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten.
Der Aufwand steht nach dem Datencheck fest und wird als eigene Position im Angebot ausgewiesen. Ohne Ihre Freigabe wird nichts migriert.
Neun Module: Leads, Deals, Aufträge, Preislisten, Besuchsberichte, Connect, Partner, Assets und Webseitenbesuche. Dazu fünf Integrationen und Funktionen: Telefonie, snapADDY, SalesViewer, digitale Unterschrift und Geodaten-Ermittlung. Paket Sales setzt auf dem Grundpaket Basis auf.
Aus dem gewonnenen Deal legen Sie den Auftrag an. Positionen, Konditionen, Listenpreis und Preis je Position übernimmt brainX aus dem Deal, niemand tippt sie neu. Ist der Deal digital unterschrieben, steht der Status der Unterschrift am Deal.
Bei 5 bis 10 Usern kostet Paket Sales im Jahresvertrag 15 € je User und Monat, zusätzlich zur Basis mit 29 €. Mit mehr Usern sinkt der Preis je Staffel. Im Jahresvertrag zahlen Sie 9 % weniger als bei monatlicher Zahlweise. Mindestlaufzeit 12 Monate, keine Einrichtungsgebühr.
Preis für Ihre Userzahl berechnen
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Ja. Jedes Paket lässt sich einzeln zur Basis dazuschalten, die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Leads, Deals, Aufträge, Preislisten, Besuchsberichte und Telefonie gibt es in beiden. Verträge mit automatischer Folgerechnung und den Upgrade-Deal aus dem laufenden Vertrag gibt es nur in brainX APP, dem Subscription-CRM.
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Sechs Module: Tickets, Assets, Kontingente, Timesheets, Besuchsberichte und Partner. Dazu drei Integrationen und Funktionen: Jira Service Management, Zeiterfassung mit Clockodo und Geodaten-Ermittlung. Paket Service setzt auf dem Grundpaket Basis auf.
Bei 5 bis 10 Usern kostet Paket Service im Jahresvertrag 10 € je User und Monat, zusätzlich zur Basis mit 29 €. Mit mehr Usern sinkt der Preis je Staffel. Im Jahresvertrag zahlen Sie 9 % weniger als bei monatlicher Zahlweise. Mindestlaufzeit 12 Monate, keine Einrichtungsgebühr.
Preis für Ihre Userzahl berechnen
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Ja. Jedes Paket lässt sich einzeln zur Basis dazuschalten, die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Bestehende Daten bleiben: Wer Service dazunimmt, sieht die Tickets an den Kunden, die schon im System stehen. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Tickets, Assets, Kontingente und Timesheets gibt es in beiden. Verträge mit Ticketverlauf, automatisch angelegte Kontingente und den Upgrade-Deal aus dem Vertrag gibt es nur in brainX APP, dem Subscription-CRM.
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Vier Module: Projekte, Projektmeilensteine, Timesheets und Kontingente. Dazu drei Integrationen und Funktionen: Jira, Zeiterfassung mit Clockodo und digitale Unterschrift. Paket Projekte setzt auf dem Grundpaket Basis auf.
Bei 5 bis 10 Usern kostet Paket Projekte im Jahresvertrag 5 € je User und Monat, zusätzlich zur Basis mit 29 €. Mit mehr Usern sinkt der Preis je Staffel. Im Jahresvertrag zahlen Sie 9 % weniger als bei monatlicher Zahlweise. Mindestlaufzeit 12 Monate, keine Einrichtungsgebühr.
Preis für Ihre Userzahl berechnen
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Ja. Jedes Paket lässt sich einzeln zur Basis dazuschalten, die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Projekte, Meilensteine, Timesheets und Kontingente gibt es in beiden. Verträge, die Abrechnung aus dem Vertrag und den Cashflow Forecast gibt es nur in brainX APP, dem Subscription-CRM.
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Zehn Module: Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften, Stornos, Eingangsrechnungen, Einkaufsbestellungen, Lieferanten, Ergänzungen und Assets. Dazu vier Integrationen und Funktionen: DATEV, ZUGFeRD und XRechnung, Zahlungsabwicklung und Mahnwesen. Paket Abrechnung setzt auf dem Grundpaket Basis auf.
Bei 5 bis 10 Usern kostet Paket Abrechnung im Jahresvertrag 15 € je User und Monat, zusätzlich zur Basis mit 29 €. Mit mehr Usern sinkt der Preis je Staffel. Im Jahresvertrag zahlen Sie 9 % weniger als bei monatlicher Zahlweise. Mindestlaufzeit 12 Monate, keine Einrichtungsgebühr.
Preis für Ihre Userzahl berechnen
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Ja. Jedes Paket lässt sich einzeln zur Basis dazuschalten, die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Rechnungen, E-Rechnung, Mahnwesen und die DATEV-Übergabe gibt es in beiden. Abo-Rechnungen bilden Sie im Paket Abrechnung als Ratenzahlung ab, mit Abrechnungsintervall, Laufzeit und Raten mit eigener Fälligkeit. Die wiederkehrende Abrechnung aus Verträgen mit Folgerechnung, Zwischenrechnung und Preiserhöhung gibt es nur in brainX APP, dem Subscription-CRM.
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Fünf Module: Kampagnen, E-Mail-Marketing, Leads, Webseitenbesuche und Partner. Dazu vier Integrationen und Funktionen: WordPress-Erweiterung, SalesViewer, snapADDY und Geodaten-Ermittlung. Paket Marketing setzt auf dem Grundpaket Basis auf.
Jeder Lead trägt seine Kampagne mit. Der Bericht „Deals nach Kampagne“ zeigt Deals und Pipeline-Wert je Kampagne, auch wenn zwischen Klick und Abschluss Monate liegen.
Bei 5 bis 10 Usern kostet Paket Marketing im Jahresvertrag 5 € je User und Monat, zusätzlich zur Basis mit 29 €. Mit mehr Usern sinkt der Preis je Staffel. Im Jahresvertrag zahlen Sie 9 % weniger als bei monatlicher Zahlweise. Mindestlaufzeit 12 Monate, keine Einrichtungsgebühr.
Preis für Ihre Userzahl berechnen
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Ja. Jedes Paket lässt sich einzeln zur Basis dazuschalten, die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Kampagnen, E-Mail-Marketing, Leads und Webseitenbesuche gibt es in beiden. Verträge, die Abrechnung aus dem Vertrag und den Cashflow Forecast gibt es nur in brainX APP, dem Subscription-CRM.
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brainX CRM aus Mühldorf a. Inn besteht aus dem Grundpaket Basis und fünf Zusatzpaketen (Sales, Abrechnung, Service, Marketing, Projekte), abgerechnet pro User ab fünf Usern. Sie betreiben es im deutschen Rechenzentrum oder On-Premise auf eigener Infrastruktur, bei identischem Funktionsumfang. Zertifiziert nach ISO 9001 (brainX GmbH) und ISO/IEC 27001 (Brainformatik GmbH) – Hosting in Deutschland.
Fast alle starten mit Basis und Sales — 84 % der Bestandskunden nutzen Sales, 71 % Abrechnung. Die häufigste Kombination ist Sales + Abrechnung (31 %). Service, Projekte und Marketing folgen dort, wo die Arbeit nach dem Abschluss weitergeht. Sie müssen sich nicht festlegen: Jedes Paket lässt sich einzeln dazuschalten. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Ja, jederzeit und ohne Migration — alle Pakete setzen auf derselben Basis auf. Die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum, auch nach unten. Bestehende Daten bleiben, wo sie sind: Wer Service dazunimmt, sieht die Tickets an den Kunden, die längst im System stehen.
Am Funktionsumfang nichts. In der Cloud betreiben wir das System im deutschen Rechenzentrum inklusive Updates, Backups und Monitoring. On-Premise läuft dieselbe Software auf Ihrer Infrastruktur; Updates und Betrieb liegen dann bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister. Der Funktionsumfang, die Rechteverwaltung und die Schnittstellen sind in beiden Betriebsarten identisch.
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Jeder Lauf steht mit Zeitpunkt und Ergebnis im Monitoring der Hintergrundaufgaben. Fehlgeschlagene Läufe bleiben sichtbar und lassen sich nach der Korrektur erneut ausführen — sie verschwinden nicht still. Zeitverzögerte Aktionen stehen bis zur Ausführung unter „Geplante Aktionen“ und können dort geprüft, geändert oder gestoppt werden.
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brainX CRM rechnet aus Aufträgen und Projekten ab: Jede Rechnung entsteht neu. brainX APP, das Subscription-CRM, rechnet aus dem Vertrag — dieselben Positionen, monatlich oder jährlich, mit Verlängerung und Indexierung. Änderungen am Vertrag sind dabei jederzeit möglich: Ändert sich mitten in der Periode die Menge oder der Preis, rechnet die APP die Differenz anteilig ab. Wer wiederkehrend abrechnet und wissen will, welcher Umsatz für die nächsten zwölf Monate gebunden ist, ist mit brainX APP besser bedient.
App oder CRM — in drei Fragen klären
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Der Einstieg kostet nichts: Der Free-Zugang ist ohne zeitliche Begrenzung kostenlos, braucht keine Kreditkarte und gilt, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, mit vollem Funktionsumfang. Danach wechseln Sie in Business: 790 € im Monat als Festpreis für das ganze Unternehmen, nicht pro User, 150.000 € Monatsumsatz enthalten.
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Nein. Module wie Assets, Aufträge oder Partner gehören zu mehreren Paketen – abgerechnet werden sie nur einmal. Wenn Sie Sales und Service kombinieren, zahlen Sie die Überschneidung nicht zweimal.
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brainX APP Free, das kostenlose Paket des Subscription-CRM brainX aus Mühldorf a. Inn, rechnet Ihre Verträge ab und bildet ARR, MRR, NRR und Churn aus denselben Rechnungen, die an DATEV gehen. Free gilt, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne Kreditkarte und ohne Laufzeit. Es gibt keine zweite Tabelle, die abweichen kann.
In brainX entstehen die Kennzahlen aus Verträgen und Rechnungen, nicht aus Eingaben. Jede Kündigung, Erweiterung und Preisänderung steht am Vertrag, der Verlauf ist bis zum einzelnen Kunden nachvollziehbar. Eine Tabelle zeigt den Stand, den jemand eingetragen hat; brainX zeigt den Verlauf, der sich aus der Abrechnung ergibt.
Ja. Free läuft nicht ab. Free endet, sobald Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten – bis dahin arbeiten Sie ohne Kreditkarte und ohne Laufzeit. Danach wechseln Sie zu Business, Ihre Daten bleiben erhalten.
brainX richtet Ihr System automatisch ein. Den Link erhalten Sie per Willkommens-E-Mail, in der Regel nach wenigen Minuten. Wenn Sie möchten, begleitet unser Team Sie kostenlos bei der Einrichtung.
Sie wechseln zu Business. Verträge, Vorlagen und Automationen bleiben erhalten, es ändert sich nur das Paket. Business hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten.
Ja. Verträge, Kontakte und Rechnungen lassen sich jederzeit exportieren.
Ja. Jede Rechnung kann strukturierte Daten nach EN 16931 als ZUGFeRD oder XRechnung tragen. Die Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 ist damit abgedeckt.
ZUGFeRD und XRechnung erstellen Sie direkt aus dem Beleg, ohne zusätzliches Portal. Belege und Buchungsdaten gehen strukturiert an DATEV, ohne Sammelmail an die Kanzlei.
brainX APP aus Mühldorf a. Inn, ein Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen, führt Abo- und Laufzeitverträge als Datensatz: Vertragsbeginn, Abrechnungsintervall, Preiserhöhung und Kündigungsfrist sind Felder, aus denen die tägliche Vertragsabrechnung jede Rechnung und jede Zwischenrechnung erzeugt. Änderungen planen Sie mit Datum am Vertrag, die Umsatzvorschau zeigt den Effekt sofort. Ein eigenes Billing-Tool neben dem CRM brauchen Sie dafür nicht.
Das Modul Verträge bildet Service- und Lizenzverträge mit Kunden ab, aus denen wiederkehrende Umsätze entstehen. Vertragsbeginn, Abrechnungsintervall, Zeitpunkt der Abrechnung und Preiserhöhung sind Datenfelder; daraus erzeugt brainX die Rechnungen vollautomatisch.
Aus dem gewonnenen Deal entsteht das Angebot, daraus der Auftrag, daraus der Vertrag. brainX übernimmt Positionen, Kundendaten, Rabatt, Steuertyp und Sprache. Verträge lassen sich auch direkt anlegen.
Individuell rechnet ab Vertragsbeginn in vollen Perioden ab. Nach Kalenderquartalen beginnt der Vertrag mit einer Zwischenrechnung bis zur Quartals- bzw. Jahresgrenze und läuft dann in vollen Kalenderperioden weiter.
Sie legen die Preiserhöhung einmal für den Mandanten fest. brainX übernimmt sie in jeden Vertrag, und Sie können sie pro Vertrag überschreiben. Erhöhung in Prozent oder Betrag, Intervall jedes bis jedes vierte Jahr, erste Erhöhung ab dem zweiten bis fünften Jahr. Je Position lässt sich die Erhöhung abschalten. Die Umsatzvorschau zeigt sie sofort.
Über „Vertrag ändern“ planen Sie Menge, Preis, Status oder neue Positionen mit Ausführungszeitpunkt. Leer bedeutet sofort. Die bevorstehenden Ereignisse zeigen Zwischenrechnung und nächste Intervallabrechnung mit den neuen Werten; geplante Aktionen lassen sich wieder löschen.
Ja. Die Automation zur Vertragsverlängerung trägt das „Vertragsende“ ein und schreibt es Jahr für Jahr fort; „Kündigung zum“ hält das Kündigungsdatum. Weitere Felder und berechnete Werte lassen sich frei ergänzen.
Nein. Verträge, Umsatzvorschau und Cashflow-Prognose gibt es nur in brainX APP. Welche Version passt, klärt die Seite „App oder CRM?“.
Weiterführend
brainX APP aus Mühldorf a. Inn erstellt wiederkehrende Rechnungen täglich aus den Verträgen, als ZUGFeRD oder XRechnung, und mahnt offene Posten über den automatischen Mahnlauf. An DATEV gehen Rechnungen und Buchungen über Export, Rechnungsdatenservice 1.0, Buchungsdatenservice oder Buchungsdatenexport. Zahlungen ziehen Sie über Mollie oder Stripe ein.
Eine tägliche Hintergrundaufgabe prüft alle aktiven Verträge. Ist ein Vertrag nach Beginn und Intervall fällig, erzeugt brainX die Rechnung mit Positionen, Sprache und Steuertyp aus dem Vertrag. brainX rechnet Änderungen in der Laufzeit tagesgenau als Zwischenrechnung ab.
Ja. Jede Rechnung kann strukturierte Daten nach EN 16931 als ZUGFeRD oder XRechnung tragen. Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028
Über vier Wege: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, DATEV Buchungsdatenservice (Buchungssätze direkt ans Rechenzentrum), DATEV Export als ZIP oder Buchungsdatenexport. brainX überträgt nur ungebuchte Rechnungen; danach gelten sie als gebucht.
Sie erfassen Zahlungen am Datensatz, brainX rechnet den offenen Betrag automatisch nach. Rechnungen mit aktivem Schalter „Autom. Mahnlauf" durchlaufen die Mahnstufen per Automatisierung; brainX protokolliert den Sendestatus (RE, ZE, M2, M3).
Nein. Gebuchte Rechnungen sind unveränderbar – auch über Automatisierungen und die REST-API. Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno, die mit der Ursprungsrechnung verknüpft bleiben.
brainX APP aus Mühldorf a. Inn rechnet die Liquiditätsprognose aus den Daten im System: Umsatzvorschau der laufenden Verträge, offene Rechnungen mit Fälligkeit, geplante Abschläge aus Aufträgen und die Kreditorenverträge im Modul Controllix. Bankbasierte Tools schreiben vergangene Kontobewegungen fort; brainX zeigt, was aus den Verträgen kommt, bevor es auf dem Konto ist.
Ein Dashboard-Widget, das erwartete Einnahmen und laufende Ausgaben für die kommenden Monate gegenüberstellt. Die Einnahmen kommen aus der Umsatzvorschau der Verträge, offenen Rechnungen und geplanten Abschlägen aus Aufträgen; die Ausgaben aus den Kreditorenverträgen im Modul Controllix.
Bank-basierte Tools schreiben vergangene Kontobewegungen fort. brainX rechnet mit den Quellen: Ein Vertrag, der im Januar endet, fehlt ab Januar in der Prognose; eine Indexierung ab März erhöht sie ab März – automatisch, weil beides Vertragsdaten sind.
Eine Aktion im Modul Verträge, die den erwarteten Umsatz eines oder mehrerer Verträge für 1 bis 12 Monate, Quartale oder Jahre grafisch darstellt – nach Gruppen, Umsatz oder beidem.
Das Modul für Kreditorenverträge, also laufende Kosten: Softwarelizenzen, Miete, Server, Personal, Marketing, Abschreibungen. Jeder Vertrag hat Kategorie, Abrechnungsintervall, Lieferant, Laufzeit und Kündigungsfrist und fließt als Ausgabe in das Cashflow-Diagramm.
So aktuell wie die Daten: Legen Sie einen Vertrag an, kündigen oder indexieren Sie ihn, passt brainX das Diagramm sofort an. Dasselbe gilt für gestellte und bezahlte Rechnungen und geänderte Kreditorenverträge. Es gibt keinen Import, keinen Export und keine Tabelle, die jemand pflegen muss.
Nein. Cashflow-Diagramm, KPI-Leiste, Umsatzvorschau, Verträge und Controllix sind Teil von brainX APP. Welche Version passt, klärt die Seite „App oder CRM?“.
Weiterführend
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, führt den gewonnenen Deal ohne Neueingabe bis zur Rechnung: Aus dem Deal entsteht die Auftragsbestätigung, unterschrieben wird über DocuSign oder DocuSeal. Daraus legen Sie den Vertrag mit einem Klick an, Kontingente liegen am Vertrag, und die tägliche Vertragsabrechnung erstellt ab dem ersten Termin die Rechnungen.
Intervall von monatlich bis dreijährig, Zeitpunkt der Abrechnung, Preiserhöhung und Kündigungsfrist stehen je Vertrag. Positionen lassen sich mit Wirksamkeitsdatum ändern.
Rechnungen durchlaufen den Status Offen → Bestätigt → Gesendet. Gebucht heißt unveränderbar, Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno.
Ja. Pauschale, Stundenkontingent und Abruf nach Aufwand liegen als Modelle am Vertrag.
Buchungssätze über die DATEV-Integration, Versand als ZUGFeRD oder XRechnung je Kunde.
Sechs Wochen bis zum Go-live, inklusive Import der laufenden Verträge und Schulung.
Deals und Angebote gibt es in beiden. Den Vertrag, der aus dem gewonnenen Deal entsteht, mit automatischer Folgerechnung und automatisch angelegten Kontingenten gibt es nur in brainX APP. In brainX CRM bildet das Paket Abrechnung Abo-Rechnungen als Ratenzahlung ab.
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, rechnet jeden Tag die fälligen Verträge ab: Intervall von monatlich bis dreijährig, Preiserhöhung als Betrag oder Prozent, tagesgenaue Zwischenrechnung bei Änderungen, E-Rechnung nach EN 16931 und Buchungssätze an DATEV über vier Wege. Der Free-Zugang ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne zeitliche Begrenzung. Danach wechseln Sie zu Business.
Die meisten Sonderfälle sind Felder am Vertrag: ein eigenes Abrechnungsintervall je Positionsgruppe, Abrechnung nach Kalenderquartalen mit Zwischenrechnung bis zur Quartalsgrenze, Rabattstaffeln an Quartalsgrenzen, vorgezogene Rechnungsstellung und Dienstleistungen, die nach Menge abgerechnet werden. Was nicht aus einem Vertrag kommt, erstellen Sie als Standard-, Raten-, Abschlags- oder Schlussrechnung.
Automatisch erstellte Rechnungen stehen vor dem Versand in der Liste, Ihr Team prüft sie, bevor es sie bestätigt. Ist eine Rechnung gebucht, lässt sie sich nicht mehr ändern, auch nicht per API oder Automatisierung. Korrigiert wird dann über Gutschrift oder Storno.
Sie legen die Erhöhung einmal für den Mandanten fest, als Betrag oder Prozent, jedes erste bis vierte Jahr und zum ersten Mal ab dem zweiten bis fünften Vertragsjahr. brainX übernimmt sie in jeden Vertrag. Dort lässt sie sich überschreiben und je Position abschalten. An einen Preisindex gekoppelt ist sie nicht.
Die Kündigungsfrist ist ein Feld am Vertrag: ein, zwei, drei oder sechs Monate oder ohne. Mit Status „Gekündigt“ erstellt brainX die letzte Rechnung bis zum Vertragsende und danach keine mehr, gekündigt werden kann auch je Position. Läuft der Vertrag weiter, schreibt die Automation zur Vertragsverlängerung das Vertragsende Jahr für Jahr fort.
Ihre Kanzlei bekommt statt einer Liste am Monatsende Buchungssätze mit Debitor, Sachkonto und Kostenstelle und arbeitet in DATEV weiter wie gewohnt. brainX übernimmt die vorbereitende Buchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss bleiben bei der Kanzlei. Welcher der vier Wege passt, hängt davon ab, wie sie arbeitet. Voraussetzung ist ein aktives Konto bei DATEV Unternehmen online.
Verträge mit automatischer Folgerechnung, Zwischenrechnung, Preiserhöhung und „Vertrag ändern“ gehören zu brainX APP, im Free-Zugang kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten. In brainX CRM bildet das Paket Abrechnung Abo-Rechnungen als Ratenzahlung ab: mit Abrechnungsintervall, Laufzeit, Abrechnung im Voraus oder im Nachhinein und Raten mit eigener Fälligkeit. Die DATEV-Integration gibt es in beiden Produkten, in brainX CRM mit dem Paket Abrechnung.
Vertragslisten lesen wir über die Importfunktion ein und ordnen die Spalten den Vertragsfeldern zu, auch Intervall und Preiserhöhung. Bis zum Go-live vergehen sechs Wochen in vier Phasen, umgeschaltet wird zu einem Monatsanfang. Doppelt gepflegt wird in keiner Phase.
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, rechnet die Cashflow Übersicht jeden Tag neu aus Verträgen (Laufzeit, Intervall, Kündigungsfrist), offenen Rechnungen und Kostenverträgen wie Miete und Lizenzen. Deals aus der Pipeline zeigt die Übersicht getrennt, mit und ohne. Ihre Vertragsliste übernehmen wir per Import, bereinigt muss sie dafür nicht sein.
Die Cashflow Übersicht stellen Sie aus Komponenten zusammen: Verträge, Rechnungen, geplante Abschläge und Deals auf der Einnahmenseite, Kostenverträge aus Controllix und Eingangsrechnungen auf der Ausgabenseite. Regeln, die heute als Formel in der Tabelle stehen, etwa jährliche Preiserhöhungen, werden beim Umzug zu Feldern am Vertrag.
Vertragslisten lesen wir über die Importfunktion ein und ordnen die Spalten den Vertragsfeldern zu, unbereinigt reicht. Aus einem Altsystem genügt ein CSV- oder API-Export. Bis zum Stichtag bleibt die Tabelle führend, danach brainX.
Rechnungen aus brainX gehen über die DATEV-Integration an Ihre Buchhaltung, zum Beispiel per Rechnungsdatenservice 1.0 oder Buchungsdatenservice. Die Prognose bleibt in brainX, die Finanzbuchhaltung bei DATEV.
Offene Rechnungen gehen mit ihrer Fälligkeit in die Prognose ein. Zahlungen über Mollie oder Stripe verringern den offenen Betrag automatisch, Teilzahlungen erfassen Sie im Block Zahlungen an der Rechnung.
Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen. Die Umschaltung liegt auf einem Monatsanfang, doppelt gepflegt wird in keiner Phase.
Cashflow Übersicht, Verträge und Controllix gehören zu brainX APP. Im Free-Zugang sind sie enthalten, kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten.
In zwei Rechenzentren in Deutschland. Betrieben wird brainX APP von der Brainformatik GmbH, zertifiziert nach ISO/IEC 27001. Vertragspartner ist die brainX GmbH.
Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz erzielt, muss inländischen Geschäftskunden ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen; maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Quelle: §§ 14, 27 Abs. 38 UStG und BMF-FAQ (Stand März 2026); Stand des Papiers September 2026.
Sie beantworten 20 Fragen in vier Blöcken mit Ja (2 Punkte), Teilweise (1 Punkt) oder Nein (0 Punkte). Das PDF zählt die Punkte automatisch zusammen und zeigt das Ergebnis als Rot, Gelb oder Grün. Dafür öffnen Sie die Datei in Adobe Acrobat Reader; manche Programme wie Apple Vorschau und einige Browser rechnen nicht mit.
Aus der Auswertung von 136 anonymisierten Support-Vorgängen zu XRechnung und ZUGFeRD bei brainX, von 2022 bis Mai 2026. Die Verteilung der Ursachen steht im Papier.
Stand September 2026. Ändern sich Fristen oder Formatvorgaben, aktualisieren wir das Whitepaper; zum Download steht immer die aktuelle Fassung bereit. Über neue Fassungen informieren wir in unserem Newsletter – wenn Sie ihn abonniert haben, erfahren Sie es per E-Mail.
Nein. Der Check dient der Orientierung. Rechtliche Grundlage sind laut Papier § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025; verbindliche Auskünfte zu Ihrem Fall gibt Ihre Steuerberatung.
Ja. ZUGFeRD und XRechnung werden im Versand erzeugt und im Empfang gelesen. Das Format hinterlegen Sie am Kunden – derselbe Rechnungslauf erzeugt für den einen Kunden ZUGFeRD, für den anderen XRechnung. Ein zusätzliches Portal brauchen Sie nicht.
Weiterführend
Über zwei Wege: den Rechnungsdatenservice für Belege und pRAP für Buchungsdaten. Beide laufen automatisch, ohne Sammelmail an die Steuerberatung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden getrennt übergeben.
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Präfix und Startwert je Mandant, der erste Lauf zählt weiter.
DATEV-Schnittstelle mit Erlöskonto und Kostenstelle aus dem Vertrag.
Anteilig nach Tagen oder voller Monat, je Vertragsart. Gutschrift referenziert die Rechnung.
Storno erzeugt die Gutschrift mit Bezug auf die Originalrechnung, die Korrektur läuft als neue Rechnung im nächsten Lauf. Beides GoBD-konform, nichts wird überschrieben.
Je Mandant eigene Nummernkreise, Absender, Bankverbindung und DATEV-Beraternummer. Ein Login, getrennte Buchungskreise.
Sechs Wochen bis zum Go-live, inklusive Import der laufenden Verträge und Schulung.
Business kostet 790 € im Monat als Festpreis mit beliebig vielen Nutzern, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten, darüber 0,65 % auf den Mehrbetrag. Free ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne zeitliche Begrenzung.
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brainX APP ist ein Subscription-CRM aus Deutschland: Per-Seat-Lizenzen mit taggenauer Pro-rata, Staffelpreise mit automatischem Stufenwechsel und Jahresverträge mit Preiserhöhung werden aus dem Vertrag abgerechnet. Rechnungen gehen als ZUGFeRD oder XRechnung raus, die Buchungssätze an DATEV.
Aus den Verträgen, die brainX abrechnet: ARR als Summe der laufenden Vertragswerte, auf zwölf Monate hochgerechnet, MRR als derselbe Wert je Monat, Churn als Anteil der ausgelaufenen Verträge am Bestand zu Beginn des Zeitraums. Einmalige Posten wie Setup oder Schulung zählen nicht mit.
Nein. Die REST-API ist ohne Zusatzkosten nutzbar, es gibt keine Gebühr je Aufruf. Damit sich die Last planen lässt, gilt ein Limit von 60 Anfragen pro Minute. Endpunkte, Anmeldung und Beispiele stehen in der API-Dokumentation.
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Am Ticket stehen Gerät, Kontingent und alle weiteren Tickets desselben Kunden. Zeiten laufen auf das Kontingent, Kulanz ist gekennzeichnet. Das Restkontingent sehen Sie, bevor Sie den Einsatz zusagen, und die Abrechnung liest die Stunden direkt am Vorgang.
Erfasste Stunden laufen laufend gegen Budget und Kontingent. Gebuchte Stunden je Woche, Soll und Fortschritt stehen am Projekt, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt. Abrechenbare Zeiten gehen direkt in Kontingentverbrauch oder Rechnung.
Ja. Kontingente hängen am Kunden oder am Gerät. Zeiten, die am Ticket erfasst werden, ziehen den Verbrauch automatisch ab – Restguthaben und Laufzeit sind jederzeit sichtbar, auch für den Techniker vor dem Einsatz.
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Ja. Entwicklungsnahe Vorgänge gehen als Jira-Issue heraus, der Status wird zurückgespiegelt. Ihr Service arbeitet weiter im Ticket, die Entwicklung in Jira – ohne dass jemand doppelt pflegt.
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brainX, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, verrechnet die am Ticket erfasste Supportzeit automatisch mit dem Kontingent aus dem Vertrag. Jedes Ticket hängt am Kunden, zusammen mit Vertrag, Gerät und Kontingent; was über das Kontingent hinausgeht, steht als abrechenbares Timesheet bereit. Tickets kommen per E-Mail, über das Kundenportal, aus Jira Service Management und per Telefon an.
Für reines Ticket-Handling lohnt sich der Wechsel nicht. Der Unterschied liegt im Kontext: In brainX hängt das Ticket am selben Kunden wie Vertrag, Gerät, Kontingent und Rechnung. Wenn Ihr Ticketsystem davon nichts weiß, schlägt das bei jeder Anfrage jemand nach.
Ja, über das Kundenportal. Dort legen Kunden Tickets an, antworten auf Rückfragen und lesen Beiträge aus Ihrer Wissensbasis. E-Mails an Ihr Support-Postfach werden über den E-Mail-Scanner zu Tickets mit der Quelle E-Mail.
In brainX APP legt eine Automatisierung für die Dienstleistungs-Positionen eines Vertrags die Kontingente an. Erfasste Zeit wird damit verrechnet, was darüber hinausgeht, steht als abrechenbares Timesheet bereit. In brainX CRM legen Sie Kontingente im Paket Service an.
Ja. Die Integration legt aus Anfragen in Jira Service Management selbst Tickets in brainX an und führt die Kommunikation darüber. Vertrag, Gerät und Kontingent stehen auch an diesen Tickets.
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Tickets, Kundenportal, Assets, Kontingente und Timesheets gibt es in beiden. Verträge mit Ticketverlauf, automatisch angelegte Kontingente und den Upgrade-Deal aus dem Vertrag gibt es nur in brainX APP.
Zur Entscheidungshilfe APP oder CRM
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Ein CSV- oder API-Export genügt. Kontakte, Organisationen, offene Tickets und Geräte werden geprüft, Feld für Feld zugeordnet und in einer Test-Migration freigegeben, bevor umgeschaltet wird.
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Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem Ansprechpartner. Ihr bisheriges Ticketsystem bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar.
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Im brainX CRM bis 10 User 29 € Basis plus 10 € Paket Service je User und Monat, mit mehr Usern günstiger. In brainX APP sind alle Pakete enthalten.
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brainX APP, das Subscription-CRM aus Deutschland, legt Kontingente aus dem Vertrag an, zieht Zeiten vom Ticket ab, rechnet Lizenzänderungen taggenau anteilig und Projekte mit Abschlägen ab. Rechnungen gehen als XRechnung oder ZUGFeRD raus, die Buchungssätze an DATEV.
Nein. Erfasste Zeiten aus Clockodo kommen als Timesheet nach brainX zurück, Anfragen aus Jira Service Management werden Tickets. Das Kontingent führt brainX, damit Restbestand und abrechenbare Mehrstunden am Vertrag stehen.
Clockodo · Jira Service Management
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Tickets, Kundenportal, Assets, Kontingente und Timesheets gibt es in beiden. Wartungsverträge mit automatischer Folgerechnung und automatisch angelegte Kontingente gibt es nur in brainX APP.
Der Preis richtet sich nach Ihrem Rechnungsumsatz, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. brainX ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne Kreditkarte. Business kostet 790 € im Monat, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten, darüber 0,65 % auf den Mehrbetrag.
Ihnen. Verträge, Rechnungen und Kontakte lassen sich jederzeit als CSV, Excel, PDF mit ZUGFeRD oder über die REST-API exportieren, ohne Sperrfrist und ohne Gebühr.
Nur die namentlich benannten Projektbeteiligten. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Exportdateien werden nach Abschluss gelöscht.
Ja. Alle Bestände lassen sich über die REST-API oder als CSV ausleiten — Kontakte, Verträge, Belege und Anhänge.
Ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland, betrieben nach ISO 27001. Es gibt keine Datenübermittlung in Drittländer, die Auftragsverarbeitung ist nach Art. 28 DSGVO vertraglich geregelt.
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Über Regeln, nicht über Handarbeit. Sie legen je Datenart fest, wie lange sie aufbewahrt wird und was danach passiert – anonymisieren oder löschen. Die Regel greift automatisch, das Protokoll bleibt nachweisbar.
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brainX APP prüft die Leitweg-ID am Auftraggeber vor dem Versand, rechnet Abschläge nach Meilenstein, Projekte nach Timesheet-Stunden und Kontingente für Laborleistungen ab und zieht gestellte Abschläge in der Schlussrechnung automatisch ab. Gehostet bei Hetzner in Deutschland.
Sechs Wochen bis zum ersten vollautomatischen Monatslauf sind der Regelfall: Datenübernahme, Vertragsanlage, Testlauf parallel zum Altsystem, Stichtag. Der Ablauf steht auf der Onboarding-Seite mit Terminrechner.
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Die Test-Migration überträgt zuerst eine kleine Datenmenge und validiert das Mapping. Erst wenn Sie abgenommen haben, folgt die vollständige Migration mit Qualitätsprüfung.
Das System überwacht alle Datenübertragungen und meldet Fehler oder Inkonsistenzen sofort — mit klarer Beschreibung, welche Datensätze betroffen sind und wie Sie sie korrigieren. Fehler werden nicht erst nach dem Go-live sichtbar.
Bis zum Stichtag bleibt Ihr Altsystem führend, danach bleibt es lesend erreichbar. Neue Verträge entstehen ab dem Stichtag in brainX, doppelt gepflegt wird nichts. Wann Sie das Altsystem abschalten, entscheiden Sie.
So lange Sie möchten. Ab dem Stichtag ist brainX führend, das Altsystem läuft lesend weiter — ohne doppelte Datenpflege. Den Abschalttermin bestimmen Sie.
Dateien und PDFs ziehen als Anhang an den jeweiligen Datensatz um. E-Mail-Verläufe kommen als lesbare Historie mit, nicht als bearbeitbare Postfach-Threads.
Jede Abweichung steht mit dem betroffenen Datensatz im Protokoll. Der Teilimport wird korrigiert und wiederholt. Bis zur Freigabe des Protokolls bleibt das Altsystem führend.
Nein. Es ist immer genau ein System führend: vor dem Stichtag das Altsystem, danach brainX.
Ja. Die Umschaltung liegt auf einem Monatsanfang, nicht auf einem Jahreswechsel. Die Vorjahresbelege bleiben davon unberührt.
Die erste Reaktion erfolgt im Schnitt in unter vier Stunden an Werktagen. Tickets über das Kundenportal werden schneller bearbeitet als E-Mails, weil Ihre Systemumgebung dort im Kontext steht. Störungen melden Sie am besten über das Kundenportal; telefonisch erreichen Sie uns, wenn Sie Beratungsstunden gebucht haben.
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Ihre Administratoren – ohne uns. Rollen, Rechte und Zugänge verwalten Sie selbst im System. Neue User buchen Sie im Kundenportal, sie stehen sofort zur Verfügung.
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Nein. Über 30 fertige Automationen liegen als Vorlage bereit. Sie passen Auslöser, Bedingungen und Aktionen an und schalten sie aktiv. Was keine Vorlage abdeckt, bauen Sie im No-Code-Editor, ohne Programmierkenntnisse. Für komplexe Sonderfälle unterstützt unser Team beim Aufbau.
Jeder Schritt wird am Datensatz protokolliert: welcher Auslöser gegriffen hat, welche Bedingung geprüft und welche Aktion ausgeführt wurde. So sehen Sie, an welcher Stelle eine Kette nicht weitergelaufen ist, und passen die Automation an oder schalten sie ab.
Das steuern Admin-Berechtigungen. Automationen sind jederzeit änderbar, aktivierbar und deaktivierbar, Mandanten bleiben getrennt.
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Ja. Automationen reagieren auf Webhooks, API- und Import-Ereignisse und rufen externe Dienste auf, etwa DocuSign, DocuSeal oder Jira. Für eigene Strecken gibt es die REST API und n8n.
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Ein Workflow-Tool verbindet Systeme, die getrennte Daten haben. In brainX liegen Deal, Vertrag, Kontingent, Ticket und Rechnung im selben Datensatz. Die Automation arbeitet direkt darauf, bis auf die einzelne Rechnungsposition und an jedem Datumsfeld.
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Unbegrenzt, in allen Paketen von brainX APP. Die Anzahl wirkt sich nicht auf den Preis aus.
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Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem Ansprechpartner. Die Vorlagen stehen ab dem ersten Tag bereit.
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Für fertige Buchungen den DATEV Buchungsdatenservice. Er überträgt Buchungssätze, Buchungsbelege sowie Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten ins DATEV-Rechenzentrum. Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Belege mit Buchungsvorschlägen an DATEV Unternehmen online und nutzt die Stammdaten, die dort bereits angelegt sind. Beide Wege gibt es auch als Datei-Export im ZIP-Format.
brainX APP oder brainX CRM mit Paket Abrechnung (auch im Free-Zugang), einen Mandanten bei DATEV Unternehmen online mit bestelltem Datenservice und für jede Person, die überträgt, eine DATEV-Anmeldung per SmartLogin, SmartCard oder mIDentity. In brainX tragen Sie Berater- und Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres und die Länge der Sachkonten ein. Mit Consulting von brainX richten wir das gemeinsam mit Ihnen ein oder übernehmen es für Sie.
Ja. Die DATEV-Schnittstelle hat in der brainX APP, im brainX CRM mit Paket Abrechnung und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Wenn Sie es möchten. Sie übertragen per Klick aus der Listenansicht oder lassen eine Automatisierung zeitgesteuert übertragen. Vor jedem Übertrag prüft brainX die Daten und zeigt fehlende Angaben mit Link zum Datensatz.
brainX setzt alle übertragenen Datensätze auf „gebucht“. Danach lassen sie sich weder ändern noch löschen oder ein zweites Mal exportieren. Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno.
Über die passive Rechnungsabgrenzung. Liegt der Leistungszeitraum einer Rechnung ganz oder teilweise in späteren Monaten, bucht brainX den Nettobetrag auf das Abgrenzungskonto und löst ihn monatlich als Erlös auf. Die Umsatzsteuer wird nicht abgegrenzt, sondern getrennt gebucht. Wird die Rechnung storniert, bucht brainX die laufende Abgrenzung automatisch aus. Bei einem Forderungsverlust korrigiert Ihre Buchhaltung in DATEV.
brainX erstellt E-Rechnungen schon heute als ZUGFeRD und XRechnung. Die Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform mit dem TRAFFIQX-Netzwerk ist für Ende 2026 geplant. Dann laufen Empfang und Versand von E-Rechnungen auch über die Plattform.
Ja. brainX ist seit Dezember 2017 Partner der DATEV, damals noch unter dem Namen Brainformatik. Im DATEV-Marktplatz ist brainX mit dem Buchungsdatenservice und dem Rechnungsdatenservice 1.0 gelistet.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF für Menschen mit eingebetteter XML für die Software. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Teil und vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben. brainX erstellt beide aus denselben Rechnungsdaten.
Ja. ZUGFeRD und XRechnung haben in der brainX APP, im brainX CRM mit Paket Abrechnung und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 01.01.2025. Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028. Das gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026. Im Einzelfall berät Sie Ihre Kanzlei.
Über eine Automatisierung mit der Aktion „E-Mail senden“. Dort wählen Sie als Anhang „X-Rechnung verknüpfen“. Läuft die Automatisierung nach dem Rechnungslauf, gehen die E-Rechnungen ohne Handgriff an Ihre Kunden.
Ja. Das PDF und die eingebettete XML gelten als inhaltsgleiche Mehrstücke derselben Rechnung. Damit das stimmt, müssen die Platzhalter der PDF-Vorlage zu Ihrer Feldzuordnung passen. brainX legt dafür eine Standardvorlage mit passender Zuordnung an.
Öffnen Sie das PDF im Adobe Acrobat Reader, zeigt eine Büroklammer die eingebettete XML-Datei an.
Ja. Beim PDF-Export lässt sich das ZUGFeRD-PDF als Buchungsbeleg verwenden. Die DATEV-Schnittstelle überträgt es dann mit der Buchung an Ihre Kanzlei.
Beides geht. brainX unterstützt Microsoft 365 und Exchange ab Version 2013, auch 1&1 Exchange und Qualityhosting Exchange. Der Server braucht Exchange Web Services, TLS 1.2 und ein gültiges Zertifikat und muss in beide Richtungen per HTTPS erreichbar sein.
Ja. Die Microsoft-365-Integration hat in der brainX APP, im brainX CRM ab dem Basispaket und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
In den meisten Fällen „dem zuletzt geänderten“: Die neueste Änderung gilt, egal auf welcher Seite sie entstand. Alternativ hat immer brainX oder immer Exchange Vorrang. Bei „keine“ bleibt der Konflikt stehen und der betroffene User bekommt eine E-Mail.
Ja. Teams-Meetings gehören zur Microsoft-365-Integration. Sie planen sie in brainX wie einen Termin, danach steht das Meeting auch in Ihrem Microsoft-Kalender.
Ja, über die Sperrliste. Tragen Sie etwa „@ihre-firma.de“ ein, ignoriert brainX diese Adressen beim Zuordnen und legt keine Leads dafür an.
Wenn Sie es einstellen. Statt nur den CRM-Sync-Ordner kann brainX den Posteingang abgleichen, auf Wunsch mit Unterordnern und gesendeten E-Mails.
Setzen Sie den User auf inaktiv, können Sie „Synchronisierte Daten bereinigen“ wählen. brainX entfernt dann die CRM-Sync-Ordner und die synchronisierten Einträge aus seinem Exchange-Konto.
Zeitnah, je nach Verbindung und Auslastung beider Systeme. Mit der Einstellung „synchron“ überträgt brainX sofort beim Speichern, mit „asynchron“ im Hintergrund nach Sekunden bis Minuten, ohne das Speichern zu verzögern.
In brainX APP und im Free-Zugang sind alle Integrationen enthalten. Im brainX CRM hängen sie am Paket: DATEV, ZUGFeRD und der Zahlungslink von Mollie oder Stripe liegen im Paket Abrechnung, Jira im Paket Projekte, Jira Service Management im Paket Service. Mandate mit automatischem Einzug über Mollie oder Stripe setzen das Vertragsmodul voraus, das es nur in brainX APP gibt.
brainX, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, bringt in beiden Versionen, brainX APP und brainX CRM, 25 Integrationen mit: DATEV über Buchungs- und Rechnungsdatenservice, Microsoft 365 mit Exchange und Teams, Telefonie über sipgate, Placetel und Starface, Zahlungseinzug über Mollie oder Stripe, dazu Jira, Clockodo, Newsletter-Tools und Signatur. Jede Integration hat eine eigene Seite mit der Richtung der Daten, den Voraussetzungen und den Grenzen.
Das steht auf jeder Integrationsseite unter „Was hin- und hergeht“. Microsoft 365 synchronisiert Kontakte, Termine und Aufgaben in beide Richtungen, E-Mails in eine. DATEV ist eine Richtung, von brainX zur Kanzlei. Newsletter-Tools bekommen Empfänger aus brainX und melden An- und Abmeldungen zurück. Telefonie, Signatur und Zahlung melden Ereignisse an den Datensatz in brainX.
brainX pflegt die Integrationen selbst und passt sie an, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert, etwa bei einer neuen API-Version oder einem neuen Anmeldeverfahren. Sie müssen dafür nichts einstellen. Änderungen mit Auswirkung auf Ihre Einstellungen kündigen wir in den Versionshinweisen an.
Ja, auf drei Wegen: über die REST API von brainX mit Webhooks, über die verifizierte brainX Node in n8n oder über Zapier. Individuelle Anbindungen durch brainX bieten wir als Consulting an.
Neu dazugekommen sind Stripe als zweiter Zahlungsabwickler neben Mollie, HRworks für Projektplanung und Terminabgleich, d.velop und ELO als Dokumentenmanagement sowie Starface als dritte Telefonanlage. Ihre Integration fehlt? Schreiben Sie uns, welche Systeme Sie heute nutzen.
brainX verbindet sich direkt mit Microsoft 365: Kontakte, Termine und Aufgaben laufen in beide Richtungen, E-Mails werden am Kontakt abgelegt, Teams ist eingebunden. Was im Einzelnen synchronisiert wird, steht auf der Seite zur Microsoft-365-Integration.
Seite zur Microsoft-365-Integration
Weiterführend
brainX führt Verträge, Rechnungen und Zahlungen in einer Datenbasis, egal ob der Auftrag über ein Website-Formular, den Vertrieb oder einen Zahlungslink von Mollie oder Stripe kommt. Die Buchungsdaten gehen über die DATEV-Integration an die Kanzlei. brainX ersetzt keine Buchhaltung, es liefert ihr zu.
Weiterführend
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, holt je Vertrag ein Mollie-Mandat ein und zieht danach jede Rechnung aus dem Vertrag vollautomatisch ein, auch Zwischenrechnungen; ohne Mandat enthält die Rechnung einen Zahlungslink mit QR-Code. Alternativ zu Mollie können Sie Stripe als Zahlungsabwickler wählen. Im brainX CRM mit Paket Abrechnung gibt es den Zahlungslink.
Nein, hier gibt es einen Unterschied. In brainX APP und im Free-Zugang steht der volle Umfang mit Mandaten und automatischem Einzug bereit. Im brainX CRM mit Paket Abrechnung erzeugen Sie Zahlungslinks für Rechnungen. Mandate und Einzug setzen das Vertragsmodul voraus, das es nur in brainX APP gibt.
In brainX arbeiten beide gleich: Mandat am Vertrag, Einzug aus dem Vertrag, Zahlungslink für jede andere Rechnung. Der Unterschied liegt beim Anbieter selbst, etwa bei Zahlungsarten, Gebühren und Auszahlung. Nehmen Sie den Anbieter, bei dem Sie schon ein Konto haben, oder vergleichen Sie die Preislisten von Mollie und Stripe.
Die Erlaubnis Ihres Kunden, wiederkehrende Beträge von seinem Konto einzuziehen, vergleichbar mit einem SEPA-Lastschriftmandat. Ohne Mandat erstellt und versendet brainX Rechnungen weiter vollautomatisch, bezahlt wird dann über den Zahlungslink.
Mit dieser Testzahlung prüft Mollie die Zahlungsdaten Ihres Kunden. Den Betrag bucht Mollie direkt danach zurück.
Ein Klick auf den Link in Rechnung oder E-Mail oder ein Scan des QR-Codes öffnet die Bezahlseite von Mollie. Dort wählt Ihr Kunde eine Zahlungsart, etwa Kreditkarte, Apple Pay oder Banküberweisung. Nach der Zahlung meldet Mollie an brainX, und die Rechnung steht auf bezahlt.
Der Empfänger für wichtige Ereignisse, den Sie bei der Einrichtung festlegen: der Zuständige, ein User oder eine Gruppe. In der Rechnung steht das Ereignis zusätzlich unter „Details zum automatischen Einzug (Mollie)“.
Setzen Sie den Vertrag auf inaktiv, widerruft die Automatisierung „6.1 | Verträge - Prozesse Zahlungsanbieter“ das Mandat, und Ihr Kunde bekommt eine Bestätigung per E-Mail. Einzelne Mandate löschen Sie außerdem in der Mandatsverwaltung des Vertrags.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie mit dem Zahlungslink zum Paket Abrechnung. Mollie berechnet Gebühren je Zahlung nach seiner Preisliste.
Ja. Stripe ist in brainX APP als Zahlungsabwickler integriert, gleichwertig zu Mollie; Sie entscheiden sich für einen der beiden. Ihr Kunde bestätigt einmal ein Mandat am Vertrag, danach zieht Stripe jede Rechnung aus dem Vertrag ein und meldet den Zahlungseingang an brainX.
Nein, hier gibt es einen Unterschied. In brainX APP und im Free-Zugang steht der volle Umfang mit Mandaten und automatischem Einzug bereit. Im brainX CRM mit Paket Abrechnung erzeugen Sie Zahlungslinks für Rechnungen. Mandate und Einzug setzen das Vertragsmodul voraus, das es nur in brainX APP gibt.
In brainX arbeiten beide gleich: Mandat am Vertrag, Einzug aus dem Vertrag, Zahlungslink für jede andere Rechnung. Der Unterschied liegt beim Anbieter selbst, etwa bei Zahlungsarten, Gebühren und Auszahlung. Nehmen Sie den Anbieter, bei dem Sie schon ein Konto haben, oder vergleichen Sie die Preislisten von Stripe und Mollie.
Die, die Sie in Ihrem Stripe-Konto freischalten. Für wiederkehrende Rechnungen sind das in Deutschland vor allem SEPA-Lastschrift und Kreditkarte. Welche weiteren Zahlungsarten Stripe anbietet, steht auf der Seite von Stripe.
Ein Klick auf den Link in Rechnung oder E-Mail öffnet die Bezahlseite von Stripe. Dort wählt Ihr Kunde eine Zahlungsart. Nach der Zahlung meldet Stripe an brainX, und die Rechnung steht auf bezahlt.
Setzen Sie den Vertrag auf inaktiv, widerruft die Automatisierung für Verträge mit Zahlungsanbieter das Mandat, und Ihr Kunde bekommt eine Bestätigung per E-Mail. Einzelne Mandate löschen Sie außerdem in der Mandatsverwaltung des Vertrags.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie mit dem Zahlungslink zum Paket Abrechnung. Stripe berechnet Gebühren je Zahlung nach seiner Preisliste.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall ein eigenes Atlassian-Konto.
Alles, was der Webhook meldet: neue, geänderte und gelöschte Vorgänge sowie Arbeitsprotokolle. Im Block „Jira Integration“ stehen danach Name, Bearbeiter, Status, ursprüngliche Schätzung, protokollierte Zeit und Lösungsversionen.
Ja. Der Block „Jira Integration“ steht auch im Modul Tickets. So geben Sie einen gemeldeten Fehler direkt an Ihr Entwicklungsteam weiter und sehen im Ticket, wie weit es ist.
Ja. Änderungen kommen per Push in brainX an und lösen Automatisierungen aus. Eine Automatisierung im Modul Projekte prüft den Jira-Status und setzt das Projekt auf abgeschlossen, sobald das Ticket erledigt ist.
Ja. In der Spalte Aktion des Blocks „Jira Integration“ entfernen Sie die Verknüpfung.
Die Jira-Integration richten Sie je Mandant ein. So verbinden Sie jeden Mandanten mit einem eigenen Jira-Projekt.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zum Paket Projekte. Für Jira selbst zahlen Sie nach Ihrem Atlassian-Tarif.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Service und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall ein eigenes Atlassian-Konto mit Jira Service Management.
Nein. Für Tickets und Antworten reicht der Hauptbenutzer aus den Unternehmensinformationen. Wer Jira darüber hinaus direkt nutzen will, kann in „Meine Einstellungen“ einen eigenen API-Token hinterlegen.
So lange, wie Sie es im Kontakt festlegen. Am Datum „Zugang bis“ endet er von selbst, verlängern lässt er sich mit einem neuen Datum. Vorher entziehen Sie ihn, indem Sie den Schalter ausschalten.
Ja, wenn der Kontakt Zugang zum Portal hat. brainX legt dann im Portal eine Anfrage in seinem Namen an. Er sieht sie wie eine eigene, kann kommentieren und den Stand verfolgen.
Die Zusammenfassung wird zum Titel, die Details der Anfrage werden zur Beschreibung des Tickets.
Ja. Der Webhook meldet Änderungen an brainX, und die Statuszuordnung übersetzt jeden Jira-Status in einen Ticketstatus.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zum Paket Service. Für Jira Service Management selbst zahlen Sie nach Ihrem Atlassian-Tarif.
Ein Baustein für n8n, den brainX entwickelt und pflegt und den n8n verifiziert hat. Er bildet die brainX REST API ab, sodass Sie Datensätze ohne Code lesen, anlegen, ändern und verknüpfen.
Ja. Die n8n-Integration hat in der brainX APP, im brainX CRM ab dem Basispaket und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Ein API-Passwort, das Sie unter Meine Einstellungen erzeugen. Ihr normales Anmeldepasswort funktioniert dafür nicht.
Ja. Mit „Custom API Call“ rufen Sie jeden Endpunkt der brainX REST API direkt auf, mit GET, POST, PATCH oder DELETE.
Ja. „Get Companies“ liefert die Mandanten, auf die der verbundene User Zugriff hat.
Auf dem brainX YouTube-Kanal zeigt die Reihe Deep Dive in Teil 7 einen Landingpage-Workflow und in Teil 8 die Erweiterung mit einer brainX-Automatisierung. Den Workflow gibt es in der Videobeschreibung zum Download.
Die n8n-Integration ist ab dem Basispaket enthalten, eine eigene Buchung brauchen Sie nicht. Für n8n selbst gelten die Konditionen von n8n.
Nein. Zapier ist schon im Basispaket von brainX CRM und in der brainX APP verfügbar, ohne Zusatzkosten von brainX. Sie brauchen nur ein Zapier-Konto.
Ja. Die Zapier-Anbindung hat in der brainX APP, im brainX CRM und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Nein, Zapier legt nur neue Datensätze an. Für Abgleich und Aktualisierung nutzen Sie die n8n-Integration oder die brainX REST API.
In Leads, Kontakte, Organisationen und Kampagnen. Übergeben werden alle Pflichtfelder und die Kontaktdaten.
Zapier kann in brainX nicht suchen, nur anlegen. Dubletten vermeiden Sie in der App vor dem Zap oder mit n8n, das zuerst sucht und dann anlegt oder aktualisiert.
Ja. Die brainX REST API steht in jedem brainX-System bereit. Die Dokumentation finden Sie unter Ihrer brainX-Adresse im Pfad /api/docs.
brainX berechnet für die Anbindung nichts extra. Zapier selbst bezahlen Sie je nach Tarif direkt bei Zapier.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Service oder Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall einen eigenen Clockodo-Account.
Nein. Zeiten von Mitarbeitenden, die nur ein Clockodo-Konto haben, ordnet brainX dem User oder der Gruppe zu, die Sie in den allgemeinen Einstellungen als zuständig festlegen. So fehlen auch ihre Stunden nicht in Auswertung und Abrechnung.
Bei jedem Lauf der Hintergrundaufgabe „Zeiterfassung“ gleicht brainX die Zeitbuchungen ab, Kunden, Projekte, Dienstleistungen und User alle 15 Minuten. Einzelne Datensätze synchronisieren Sie zusätzlich sofort per Aktion.
Ja. Sie wählen zwischen allen Datensätzen, nur denen einer bestimmten Listenansicht oder nur manuell hinzugefügten. Mit einer Listenansicht „Laufende Projekte“ landen zum Beispiel nur aktive Projekte in Clockodo.
Fehlt ein Pflichtfeld, listet brainX den Datensatz im Modul Sync-Konflikte mit der Ursache. Mit „Konflikt auflösen“ öffnen Sie ihn direkt in der Bearbeitung und ergänzen den fehlenden Wert.
Das legen Sie in der Konfliktlösung fest: der zuletzt geänderte Stand, immer brainX oder immer Clockodo. Mit der maximalen Synchronisationszeit von 1 bis 12 Wochen bestimmen Sie außerdem, bis zu welchem Alter Einträge aus Clockodo noch abgeglichen werden.
Das bestimmt die Einstellung zum Löschverhalten: Der Eintrag wird in Clockodo ebenfalls gelöscht oder bleibt dort erhalten.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Service und Projekte. Für Clockodo selbst zahlen Sie nach Ihrem Clockodo-Tarif.
Ninja Forms und Formidable Forms. Für andere Formulare nutzen Sie die n8n-Integration mit einem Webhook.
Ja. Die WordPress-Erweiterung hat in der brainX APP, im brainX CRM mit Paket Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Nein. Sie installieren das Plugin, hinterlegen die Verbindung und ordnen die Felder in der Oberfläche zu.
Nein. Das Plugin sendet die Daten beim Absenden direkt an brainX, ohne sie dazwischen abzulegen.
Im offiziellen WordPress-Plugin-Verzeichnis unter dem Namen brainX Form Connector.
Die Eingaben aus dem Formular, Ihre Feldzuordnung und die Angabe, zu welchem Datensatz in brainX die Daten gehören. Gesendet wird nur, wenn jemand das Formular abschickt.
Die Datenschutz-Einwilligung fragen Sie wie bisher im Formular ab. Ordnen Sie das Einwilligungsfeld einem brainX-Feld zu, steht sie auch am Lead.
Ja. brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, gleicht Projekte und Termine mit HRworks ab, sodass Personal- und Projektplanung auf demselben Stand sind. Enthalten in brainX APP und im Free-Zugang.
In brainX APP und im Free-Zugang ist die Verknüpfung mit HRworks enthalten. Für brainX CRM nennen wir Ihnen das passende Paket im Gespräch.
brainX führt Kunden, Projekte, Termine und Rechnungen. HRworks führt Mitarbeitende, Abwesenheiten und Zeiten. Die Verknüpfung bringt beides für die Projektplanung zusammen.
Nein. Zeiten erfassen Sie weiter dort, wo Sie es heute tun. Für Zeiten, die zur Rechnungsposition werden sollen, gibt es zusätzlich die Clockodo-Integration.
HRworks ist eine HR-Software der HRworks GmbH aus Freiburg im Breisgau. Was das System im Einzelnen bietet, steht auf der Seite des Herstellers.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, ohne Aufpreis. Für HRworks gelten die Preise des Anbieters.
Ja. Das Modul E-Mail Marketing hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall einen eigenen Mailchimp-Account.
In Mailchimp. brainX liefert die Empfänger und die verknüpften Felder. Gestaltung, Versand und Double-Opt-in laufen in Mailchimp, weil sie sich nur beim Anbieter vollständig und rechtssicher abbilden lassen.
Mailchimp meldet die Abmeldung an brainX. Der Empfänger wird aus der Liste ausgetragen und lässt sich nicht erneut aufnehmen. Haben Sie eine Bounce Reaktion festgelegt, setzt brainX zusätzlich einen Feldwert, etwa „Newsletter abbestellt“ im Kontakt.
Wenn Sie es einstellen, ja. Für neue Anmeldungen wählen Sie „Keine Aktion“, „Neuer Lead“ mit Zuständigem und Leadquelle oder eine Benachrichtigung an einen User oder eine Gruppe. Die entscheiden dann selbst: Lead erstellen, beim Anbieter löschen oder ignorieren.
Ja. Das Modul verwaltet mehrere Accounts je Anbieter und mehrere Anbieter nebeneinander, zum Beispiel getrennte Accounts für Marketing und Vertrieb. Es ist außerdem mandantenfähig.
Ein Datensatz wird nicht übertragen, wenn sein E-Mail-Feld leer ist, der Newsletter bereits abbestellt wurde, die Adresse bei Mailchimp auf der Blacklist steht oder in mehreren Datensätzen vorkommt.
In brainX APP und im Free-Zugang ist das Modul E-Mail Marketing enthalten, im brainX CRM gehört es zum Paket Marketing. Mailchimp selbst bietet einen Free-Tarif und kostenpflichtige Tarife.
Ja. Das Modul E-Mail Marketing hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall einen eigenen CleverReach-Account.
In CleverReach. brainX liefert die Empfänger und die verknüpften Felder. Gestaltung, Versand und Double-Opt-in laufen in CleverReach, weil sie sich nur beim Anbieter vollständig und rechtssicher abbilden lassen.
CleverReach meldet die Abmeldung an brainX. Der Empfänger wird aus der Liste ausgetragen und lässt sich nicht erneut aufnehmen. Haben Sie eine Bounce Reaktion festgelegt, setzt brainX zusätzlich einen Feldwert, etwa „Newsletter abbestellt“ im Kontakt.
Wenn Sie es einstellen, ja. Für neue Anmeldungen wählen Sie „Keine Aktion“, „Neuer Lead“ mit Zuständigem und Leadquelle oder eine Benachrichtigung an einen User oder eine Gruppe. Die entscheiden dann selbst: Lead erstellen, beim Anbieter löschen oder ignorieren.
Ja. Das Modul verwaltet mehrere Accounts je Anbieter und mehrere Anbieter nebeneinander, zum Beispiel getrennte Accounts für Marketing und Vertrieb. Es ist außerdem mandantenfähig.
Ein Datensatz wird nicht übertragen, wenn sein E-Mail-Feld leer ist, der Newsletter bereits abbestellt wurde, die Adresse bei CleverReach auf der Blacklist steht oder in mehreren Datensätzen vorkommt.
In brainX APP und im Free-Zugang ist das Modul E-Mail Marketing enthalten, im brainX CRM gehört es zum Paket Marketing. CleverReach selbst nutzen Sie in der kostenfreien Lite-Version oder in einem Tarif.
Ja. Das Modul E-Mail Marketing hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall einen eigenen Brevo-Account.
Text, Telefon im universellen Format, Webseite, Datum, Zahl und Auswahllisten. Ein Datumsattribut lässt sich nur mit einem Datumsfeld verknüpfen. Bei Auswahllisten legen Sie einen Standardwert fest und ordnen die Werte aus brainX den Werten in Brevo zu.
Brevo meldet die Abmeldung an brainX. Der Empfänger wird aus der Liste ausgetragen und lässt sich nicht erneut aufnehmen. Haben Sie eine Bounce Reaktion festgelegt, setzt brainX zusätzlich einen Feldwert, etwa „Newsletter abbestellt“ im Kontakt.
Wenn Sie es einstellen, ja. Für neue Anmeldungen wählen Sie „Keine Aktion“, „Neuer Lead“ mit Zuständigem und Leadquelle oder eine Benachrichtigung an einen User oder eine Gruppe. Die entscheiden dann selbst: Lead erstellen, beim Anbieter löschen oder ignorieren.
Ja. Das Modul verwaltet mehrere Accounts je Anbieter und mehrere Anbieter nebeneinander, zum Beispiel getrennte Accounts für Marketing und Vertrieb. Es ist außerdem mandantenfähig.
brainX zeigt Öffnungs- und Klickrate je Kampagne mit Empfängerzahl, Versanddatum und Liste. Zustellrate, Conversion Rate und weitere Auswertungen sehen Sie in Brevo, das sie ausführlicher aufbereitet, als eine Schnittstelle sie übergibt.
In brainX APP und im Free-Zugang ist das Modul E-Mail Marketing enthalten, im brainX CRM gehört es zum Paket Marketing. Für Brevo selbst zahlen Sie nach Ihrem Brevo-Tarif.
Ja. Das Modul E-Mail Marketing hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall einen eigenen Inxmail-Account.
In Inxmail. brainX liefert die Empfänger und die verknüpften Felder. Gestaltung, Versand und Double-Opt-in laufen in Inxmail, weil sie sich nur beim Anbieter vollständig und rechtssicher abbilden lassen.
Inxmail meldet die Abmeldung an brainX. Der Empfänger wird aus der Liste ausgetragen und lässt sich nicht erneut aufnehmen. Auf Wunsch benachrichtigt brainX den Zuständigen des Accounts.
Kontakte, Organisationen, Leads und Partner. Welches E-Mail-Feld je Modul verwendet wird, legen Sie in den Einstellungen des Accounts fest.
Ja. Das Modul verwaltet mehrere Accounts je Anbieter und mehrere Anbieter nebeneinander, zum Beispiel getrennte Accounts für Marketing und Vertrieb. Es ist außerdem mandantenfähig.
Ein Datensatz wird nicht übertragen, wenn sein E-Mail-Feld leer ist, der Newsletter bereits abbestellt wurde, die Adresse bei Inxmail auf der Blacklist steht oder in mehreren Datensätzen vorkommt.
In brainX APP und im Free-Zugang ist das Modul E-Mail Marketing enthalten, im brainX CRM gehört es zum Paket Marketing. Bei Inxmail ist die API-Nutzung kostenpflichtig, die aktuellen Preise nennt Inxmail.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Verträge gibt es als Modul nur in brainX APP.
Nein. Der Empfänger öffnet den Link aus der E-Mail und unterschreibt im Browser. Ohne Konto kann er den Umschlag bei DocuSign allerdings nicht archivieren. Das unterschriebene Dokument liegt bei Ihnen in brainX.
Jeder User, eine eigene DocuSign-Anmeldung braucht er nicht. Gesendet wird über das verbundene Konto. Wer feste Absender je Modul möchte, ordnet in der Modulzuordnung User zu, die sich zusätzlich mit einem eigenen DocuSign-Konto angemeldet haben.
Ja. Im Popup fügen Sie weitere Empfänger hinzu und legen fest, wer unterschreiben muss und wer eine Kopie erhält. Die Platzhalter der PDF-Vorlage gibt es für bis zu fünf Empfänger, etwa für Ihren Kunden und Ihren eigenen Zeichnungsberechtigten.
Er kann das Unterschreiben ablehnen und einen Grund angeben. brainX zeigt im Block „Umschlag für digitale Unterschrift“ den Status abgelehnt, das Datum und den Grund und benachrichtigt Sie.
Bis zum Ablaufdatum, das Sie beim Erstellen des Umschlags setzen können. Bei Deals ist die hinterlegte Gültigkeit vorbelegt. Setzen Sie kein Datum, gilt der Standard aus Ihrem DocuSign-Account.
Ja. Im Modul Dokumente erstellen Sie aus einer vorhandenen Datei einen Umschlag. Unterschrift und Initialen setzen Sie dann beim Anbieter per Drag & Drop an die richtige Stelle.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Sales, Abrechnung und Projekte. Für DocuSign selbst zahlen Sie nach Ihrem DocuSign-Tarif.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Verträge gibt es als Modul nur in brainX APP.
Ja. DocuSeal ist Open Source und lässt sich selbst hosten. In brainX tragen Sie dann die API-URL Ihres Servers ein, Ablauf und Funktionen bleiben gleich.
DocuSeal meldet die Unterschrift über die brainX-API. Damit der Auslöser reagiert, muss im Feld „Auch für Änderungen über“ der Wert „API“ aktiv sein, bei jedem betroffenen Auslöser und bei allen verketteten Folgeauslösern.
Ja. Im Popup fügen Sie weitere Empfänger hinzu und legen fest, wer unterschreiben muss und wer eine Kopie erhält. Die Platzhalter der PDF-Vorlage gibt es für bis zu fünf Empfänger, etwa für Ihren Kunden und Ihren eigenen Zeichnungsberechtigten.
Er kann das Unterschreiben ablehnen und einen Grund angeben. brainX zeigt im Block „Umschlag für digitale Unterschrift“ den Status abgelehnt, das Datum und den Grund und benachrichtigt Sie.
Ja. Im Modul Dokumente erstellen Sie aus einer vorhandenen Datei einen Umschlag. Unterschrift und Initialen setzen Sie dann beim Anbieter per Drag & Drop an die richtige Stelle.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Sales, Abrechnung und Projekte. Für DocuSeal selbst zahlen Sie nach Ihrem DocuSeal-Tarif oder betreiben es auf Ihrem Server.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall ein Konto bei sipgate und sipgate.io.
Ja, seit brainX 2026.5. sipgate Classic und sipgate Neo laufen über denselben Connector, brainX erkennt den Account-Typ selbst. Bei sipgate Neo können Sie die sipgate Desktop App als Gerät für Anrufe wählen.
Ja. SMS senden Sie über sipgate, eingehende SMS ruft brainX regelmäßig ab. Jede SMS steht als Datensatz im Modul Connect, verknüpft mit dem Kontakt, Lead oder der Organisation zur Rufnummer.
brainX legt den Connect-Datensatz trotzdem an, nur ohne Verknüpfung. Sie können ihn später von Hand mit dem passenden Datensatz verknüpfen.
Ja, jeder User für sich. In „Meine Einstellungen“ schalten Sie unter Integrationen die Option „Anrufe anzeigen“ aus.
Ja. Steht der Kontakt in einem anderen Mandanten, wechseln Sie im Anruf-Popup den Mandanten, und brainX ordnet den Anruf dort zu. Ein versehentlicher Wechsel lässt sich rückgängig machen.
Ja. Über die REST API legen Sie Connect-Datensätze an, steuern ihren Status und blenden das Anruf-Popup ein. So lässt sich auch eine eigene Telefonlösung anbinden.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zum Paket Sales. Für Gespräche und SMS zahlen Sie nach Ihrem Tarif bei sipgate.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall ein Konto bei Placetel.
Die Telefonanlage von Placetel arbeitet mit Webex von Cisco, die Anmeldung läuft deshalb über Webex. Nach der Anmeldung zeigt die Kachel in „Meine Einstellungen“ den verbundenen Account.
Ja. SMS senden Sie über Placetel, eingehende SMS ruft brainX regelmäßig ab. Jede SMS steht als Datensatz im Modul Connect, verknüpft mit dem Kontakt, Lead oder der Organisation zur Rufnummer.
brainX legt den Connect-Datensatz trotzdem an, nur ohne Verknüpfung. Sie können ihn später von Hand mit dem passenden Datensatz verknüpfen.
Ja, jeder User für sich. In „Meine Einstellungen“ schalten Sie unter Integrationen die Option „Anrufe anzeigen“ aus.
Ja. Steht der Kontakt in einem anderen Mandanten, wechseln Sie im Anruf-Popup den Mandanten, und brainX ordnet den Anruf dort zu. Ein versehentlicher Wechsel lässt sich rückgängig machen.
Ja. Über die REST API legen Sie Connect-Datensätze an, steuern ihren Status und blenden das Anruf-Popup ein. So lässt sich auch eine eigene Telefonlösung anbinden.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zum Paket Sales. Für Gespräche und SMS zahlen Sie nach Ihrem Tarif bei Placetel.
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, verknüpft sich mit Starface: Sie rufen aus Kontakt, Lead oder Organisation an, und das Gespräch steht danach am Kontakt. Enthalten in brainX APP und im Free-Zugang, für Starface in der Cloud oder vor Ort.
In brainX APP und im Free-Zugang ist die Verknüpfung mit Starface enthalten. Für brainX CRM nennen wir Ihnen das passende Paket im Gespräch.
Ja. Sie hinterlegen die Adresse Ihrer Anlage, egal wo sie betrieben wird.
sipgate und Placetel. Für jede gibt es eine eigene Integrationsseite.
Starface ist eine Telefonanlage der STARFACE GmbH aus Karlsruhe, als Cloud-Anlage oder vor Ort. Was die Anlage im Einzelnen bietet, steht auf der Seite des Herstellers.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, ohne Aufpreis. Für Starface gelten die Preise des Herstellers oder Ihres Partners.
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, legt Rechnungen, Verträge und Angebote über eine Verknüpfung in ELO ab, in der Akte des Kunden. Enthalten in brainX APP und im Free-Zugang.
In brainX APP und im Free-Zugang ist die Verknüpfung mit ELO enthalten. Für brainX CRM nennen wir Ihnen das passende Paket im Gespräch.
Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Verträge, Auftragsbestätigungen und Angebote. Welche davon abgelegt werden, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Ja. Mit einer Automatisierung legt brainX einen Beleg zum Beispiel beim Versand der Rechnung von selbst ab.
In ELO als PDF beim Kunden, mit Dokumentart und Kundennamen. In brainX bleibt der Beleg am Datensatz.
ELO ist ein Dokumentenmanagement-System von der ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart. Was das System im Einzelnen bietet, steht auf der Seite des Herstellers.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, ohne Aufpreis. Für ELO gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers.
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, legt Rechnungen, Verträge und Angebote über eine Verknüpfung in d.velop ab, in der Akte des Kunden. Enthalten in brainX APP und im Free-Zugang.
In brainX APP und im Free-Zugang ist die Verknüpfung mit d.velop enthalten. Für brainX CRM nennen wir Ihnen das passende Paket im Gespräch.
Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Verträge, Auftragsbestätigungen und Angebote. Welche davon abgelegt werden, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Ja. Mit einer Automatisierung legt brainX einen Beleg zum Beispiel beim Versand der Rechnung von selbst ab.
In d.velop als PDF beim Kunden, mit Dokumentart und Kundennamen. In brainX bleibt der Beleg am Datensatz.
d.velop ist ein Dokumentenmanagement-System von der d.velop AG aus Gescher. Was das System im Einzelnen bietet, steht auf der Seite des Herstellers.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, ohne Aufpreis. Für d.velop gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales oder Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall snapADDY CardScanner CRM.
Über ein eigenes Layout. In der Modulverwaltung legen Sie für Leads ein Layout an, in dem die Leadquelle mit „Messe“ vorbelegt ist, und wählen es in der snapADDY-Konfiguration unter „Zusätzliche Feldangaben“.
Ja, jederzeit in den snapADDY-Einstellungen in brainX. Die vorbelegten Zuordnungen für Leads und Kontakte passen Sie an Ihre eigenen Felder an.
Ja. Wählen Sie Kontakte als Zielmodul, legt brainX aus jeder Visitenkarte einen Kontakt an, etwa für einen neuen Geschäftspartner nach dem ersten Termin.
Ja. Setzen Sie das Zielmodul auf „Inaktiv“, dann nimmt brainX keine Daten von snapADDY an.
Nein. Gescannt wird in der App von snapADDY, die Daten schickt snapADDY an die API-URL von brainX. Eine eigene App von brainX ist dafür nicht nötig.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Sales und Marketing. Für snapADDY CardScanner CRM zahlen Sie nach dem Tarif von snapADDY.
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales oder Marketing und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Sie brauchen in jedem Fall eine eigene SalesViewer-Lizenz.
Gibt es eine Organisation, einen Partner oder einen Lead mit derselben Domain in Webseite oder E-Mail, legt brainX keinen MQL an. Der Besuch hängt dann direkt am vorhandenen Datensatz, im Tab „Mehr Informationen“.
Ja. Für jede Website legen Sie eine eigene Konfiguration mit eigenem API Key an. Am Feld „SalesViewer Ursprung“ sehen Sie im MQL, von welcher Website der Besuch stammt.
Eine neue Konfiguration holt die Besuche der letzten drei Monate. Danach überträgt brainX nur noch, was seit dem letzten Lauf dazugekommen ist.
Das legen Sie über Rollen, Profile und die globale Rechtevergabe fest. So sehen etwa nur Vertrieb und Marketing die Module MQL und Webseitenbesuche.
Ja, über das Modul Berichte. Ein Bericht auf Webseitenbesuche zeigt zum Beispiel, welche Bereiche Ihrer Website Interessenten am längsten lesen. Die Besuche selbst lassen sich nicht bearbeiten.
Laut brainX Handbuch ist SalesViewer DS-GVO-konform und wird regelmäßig von externen Datenschutzexperten und internationalen Organisationen geprüft. Einzelheiten nennt SalesViewer auf seiner Website.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Sales und Marketing. Für SalesViewer selbst zahlen Sie nach Ihrem SalesViewer-Tarif.
Den manuellen DATEV Export, den Rechnungsdatenservice 1.0 und den Buchungsdatenservice, jeweils mit den Datenfeldern, die übertragen werden. Laut Papier überträgt nur der Buchungsdatenservice vollständige Buchungssätze samt Belegbildern.
Ein aktives Konto bei DATEV Unternehmen online und den bei DATEV bestellten Buchungsdatenservice. Bei Bestellung und Einrichtung hilft laut Papier das kostenfreie DATEV-Partner-Onboarding.
Es sind 19 Schritte. Die Schritte 01 bis 13 erledigen Sie in brainX, einschließlich der Anmeldung bei DATEV, die Schritte 14 bis 19 laufen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
Stand Oktober 2026. Ändern sich Abläufe in brainX oder DATEV, aktualisieren wir die Anleitung; zum Download steht immer die aktuelle Fassung bereit. Über neue Fassungen informieren wir in unserem Newsletter – wenn Sie ihn abonniert haben, erfahren Sie es per E-Mail.
Ja. Das Prinzip funktioniert laut Papier mit allen Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie mit Stornos und Gutschriften.
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