Rechnungen aus brainX, fertige Buchungssätze in DATEV
brainX überträgt Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften mit Buchungsbeleg und Stammdaten an DATEV, per Klick oder zeitgesteuert per Automatisierung. Ihre Kanzlei übernimmt den Buchungsstapel, ohne etwas nachzuerfassen.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM mit Paket Abrechnung und im Free-Zugang. Voraussetzung: Mandant bei DATEV Unternehmen online.
Der Weg der Daten
Von der Rechnung in brainX zum Buchungsstapel in der Kanzlei
brainX sendet die Daten über den DATEV Buchungsdatenservice ins DATEV-Rechenzentrum. Ihre Kanzlei holt sie im DATEV-Rechnungswesen ab und findet dort fertige Buchungen vor.
01
In brainX
- Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften
- Je Datensatz der Buchungsbeleg und die Stammdaten von Kunde oder Lieferant
- BuchungsdatenserviceBuchungssätze, Belege, Stammdaten
02
Im DATEV-Rechenzentrum
- Buchungssätze, Buchungsbelege und Stammdaten liegen für Ihren Mandanten bereit
- Der Zugriff läuft über die DATEV-Anmeldung
- Das Verarbeitungsprotokoll zeigt den Status jeder Lieferung
- Daten holenim DATEV-Rechnungswesen
03
In der Kanzlei
- Ein Buchungsstapel mit allen Buchungen aus brainX, mit Beleg je Buchung
- Neue Debitoren und Kreditoren mit Adresse, USt-IdNr. und Bankverbindung
- Ziel ist DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen
Zwei Datenservices
Buchungsdatenservice oder Rechnungsdatenservice 1.0
brainX unterstützt beide DATEV-Datenservices. Sie unterscheiden sich darin, was in der Kanzlei ankommt und wie viel dort noch zu tun ist.
| MERKMAL | BuchungsdatenserviceEmpfohlen | Rechnungsdatenservice 1.0 |
|---|---|---|
| Was in der Kanzlei ankommt | Fertige Buchungssätze im Buchungsstapel | Belege mit Buchungsvorschlägen |
| Arbeit in der Kanzlei | Buchungsstapel verarbeiten | Vorschläge prüfen und buchen |
| Debitoren und Kreditoren | brainX legt sie in DATEV an und aktualisiert sie | Müssen in DATEV bereits angelegt sein |
| Passive Rechnungsabgrenzung | Ja | Nein |
| Online-Übertragung | Ins DATEV-Rechenzentrum | An DATEV Unternehmen online |
| Als Datei (ZIP) | DATEV Buchungsdatenexport | DATEV Export |
Stand: Oktober 2026. Quellen: brainX Handbuch, DATEV Buchungsdatenservice und DATEV-Marktplatz-Eintrag brainX.
Ablauf
Einmal einrichten, danach per Klick oder zeitgesteuert
Die ersten beiden Schritte erledigen Sie einmal. Danach überträgt brainX auf Knopfdruck aus der Liste oder über eine Automatisierung nach Zeitplan.
Schritt 01 · Einmalig
Einstellungen hinterlegen
Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres und Länge der Sachkonten eintragen. Debitornummern vergibt brainX auf Wunsch automatisch.
Schritt 02 · Einmalig
Mit DATEV anmelden
Wer überträgt, meldet sich per DATEV SmartLogin, SmartCard oder mIDentity an. Der Zugangsschlüssel gilt 11 Stunden oder 2 Jahre und lässt sich jederzeit widerrufen.
Schritt 03 · Bei jeder Übergabe
Auswählen oder planen
Datensätze in der Liste markieren und „DATEV Buchungsdatenservice“ starten. Oder eine Automatisierung übergibt zeitgesteuert, etwa zum Monatsende.
Schritt 04 · Bei jeder Übergabe
Prüfen
Die Vorprüfung zeigt fehlende Angaben mit Link zum Datensatz. Die Vorschau listet jede Buchung mit Konto, Gegenkonto, Kostenstelle und Betrag.
Schritt 05 · Bei jeder Übergabe
Übertragen
brainX sendet die Daten ins DATEV-Rechenzentrum und meldet den Erfolg. Danach stehen die Datensätze auf „gebucht“ und lassen sich nicht mehr ändern.
Für Abo- und Vertragsgeschäft
Jahresabos landen periodengerecht in der Buchhaltung
Berechnen Sie ein Jahr im Voraus, verteilt brainX den Erlös beim Export auf die Monate des Leistungszeitraums. So zeigt die BWA jeden Monat den Erlös, der zu ihm gehört.
- Abgrenzungskonto und Mindestbetrag stellen Sie einmal ein.
- Angebrochene Monate teilt brainX nach Tagen auf.
- Bei einem Storno bucht brainX die laufende Abgrenzung automatisch aus.
Beispiel: Jahreslizenz über 12.000 € netto
Rechnung im Dezember 2026, Leistung Januar bis Dezember 2027
Erlös je Monat1.000 € ab Januar
Erlös im Jahr 2026
0 €Erlös im Jahr 2027
12.000 €Rechnung vom 15.12.2026 über 12.000 € netto zzgl. 2.280 € USt.
| Datum · Buchung | Betrag · Konto → Gegenkonto |
|---|---|
| 15.12.2026Nettobetrag abgegrenzt | 12.000,00 €10015 → 3900 |
| 15.12.2026Umsatzsteuer | 2.280,00 €10015 → 3800 |
| 01.01.2027Erlös Januar | 1.000,00 €3900 → 4400 |
| 01.02. bis 01.12.2027Erlös Februar bis Dezember, monatlich | je 1.000,00 €3900 → 4400 |
In SKR03 lauten die Konten 0990 (Abgrenzung) und 8400 (Erlöse).
Beispielwerte. Konten nach SKR04, in brainX frei einstellbar. Wann die Umsatzsteuer entsteht, richtet sich nach Zahlungseingang und Leistung (§ 13 UStG). Die Voranmeldung verantwortet Ihre Kanzlei.
In einem System
Vom Vertrag oder Auftrag bis zur Buchung ohne Export dazwischen
In brainX APP und brainX CRM entstehen die Rechnungen im selben System, in dem auch Verträge und Aufträge liegen. Bis zur Kanzlei gibt es keinen Export und keine zweite Datenhaltung.
- Verträge und RechnungslaufDAVOR · brainX APPIntervall, Preis und Laufzeit stehen im Vertrag. Der Rechnungslauf erzeugt daraus die Rechnungen vollautomatisch, auf Wunsch als ZUGFeRD oder XRechnung.Zur Abrechnung in der APP
- Aufträge und Paket AbrechnungDAVOR · brainX CRMRechnungen entstehen aus Auftrag und Lieferschein, mit den Positionen und Preisen aus dem Auftrag.Zum Paket Abrechnung
- DATEVSIE SIND HIERBuchungssätze, Belege und Stammdaten gehen an die Kanzlei, ohne Export aus einem zweiten Tool.
Voraussetzungen und Grenzen
Vier Voraussetzungen, dann läuft die Übergabe
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM mit Paket Abrechnung
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang. Eine eigene Aktivierung ist nicht nötig.
- DATEV Unternehmen online
Ein Mandant mit bestelltem Datenservice, über MyDATEV.
- DATEV-Anmeldung
SmartLogin, SmartCard oder mIDentity für jede Person, die überträgt.
- Gepflegte Stammdaten
Sachkonto in jeder Produktposition, Debitor- oder Kreditornummer bei Kunde und Lieferant.
Einrichtung mit Consulting: Wir richten die Anbindung mit Ihnen ein, übernehmen sie oder schulen Ihr Team. DATEV bietet zusätzlich ein kostenfreies Online-Training.
Gut zu wissen
- Eine Richtung. Die Daten gehen von brainX nach DATEV, nicht zurück.
- Eingangsrechnungen mit Produktblock. Bei aktivem Buchungsdatenservice entfällt die Schnellerfassung.
- Minuten, selten Stunden. So lange dauert ein Übertrag, je nach Auslastung der DATEV-Server.
- Ein Zugangsschlüssel je Mandant. Mehrere Firmen verbinden Sie einzeln.
Häufige Fragen
Fragen zur DATEV-Schnittstelle
Jede Einstellung beschreibt das Handbuch Schritt für Schritt, auch die Arbeitsschritte in der Kanzlei. Handbuch: DATEV Buchungsdatenservice
Für fertige Buchungen den DATEV Buchungsdatenservice. Er überträgt Buchungssätze, Buchungsbelege sowie Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten ins DATEV-Rechenzentrum. Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Belege mit Buchungsvorschlägen an DATEV Unternehmen online und nutzt die Stammdaten, die dort bereits angelegt sind. Beide Wege gibt es auch als Datei-Export im ZIP-Format.
brainX APP oder brainX CRM mit Paket Abrechnung (auch im Free-Zugang), einen Mandanten bei DATEV Unternehmen online mit bestelltem Datenservice und für jede Person, die überträgt, eine DATEV-Anmeldung per SmartLogin, SmartCard oder mIDentity. In brainX tragen Sie Berater- und Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres und die Länge der Sachkonten ein. Mit Consulting von brainX richten wir das gemeinsam mit Ihnen ein oder übernehmen es für Sie.
Ja. Die DATEV-Schnittstelle hat in der brainX APP, im brainX CRM mit Paket Abrechnung und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Wenn Sie es möchten. Sie übertragen per Klick aus der Listenansicht oder lassen eine Automatisierung zeitgesteuert übertragen. Vor jedem Übertrag prüft brainX die Daten und zeigt fehlende Angaben mit Link zum Datensatz.
brainX setzt alle übertragenen Datensätze auf „gebucht“. Danach lassen sie sich weder ändern noch löschen oder ein zweites Mal exportieren. Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno.
Über die passive Rechnungsabgrenzung. Liegt der Leistungszeitraum einer Rechnung ganz oder teilweise in späteren Monaten, bucht brainX den Nettobetrag auf das Abgrenzungskonto und löst ihn monatlich als Erlös auf. Die Umsatzsteuer wird nicht abgegrenzt, sondern getrennt gebucht. Wird die Rechnung storniert, bucht brainX die laufende Abgrenzung automatisch aus. Bei einem Forderungsverlust korrigiert Ihre Buchhaltung in DATEV.
brainX erstellt E-Rechnungen schon heute als ZUGFeRD und XRechnung. Die Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform mit dem TRAFFIQX-Netzwerk ist für Ende 2026 geplant. Dann laufen Empfang und Versand von E-Rechnungen auch über die Plattform.
Ja. brainX ist seit Dezember 2017 Partner der DATEV, damals noch unter dem Namen Brainformatik. Im DATEV-Marktplatz ist brainX mit dem Buchungsdatenservice und dem Rechnungsdatenservice 1.0 gelistet.
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