Implementierung
Go-live in sechs Wochen. Und zwar planbar.
Vier Phasen, ein Ansprechpartner. Sie sehen von Anfang an, in welcher Woche Ihr Team gebraucht wird.
DAUER
6 Wochen
Kickoff bis produktiver Betrieb
STRUKTUR
4 Phasen
überlappend, nicht nacheinander
IHR AUFWAND
5–8 h
pro Woche, ein Ansprechpartner
RISIKO
0 Tage
Ausfall: Das Altsystem bleibt lesend, nichts wird doppelt gepflegt
WANN WOLLEN SIE STARTEN?
Der Plan ist kein Zirka-Wert. Wählen Sie einen Kickoff-Zeitpunkt, und Sie sehen, wann die Abrechnung produktiv läuft.
Kickoff an einem Montag, Go-live 39 Tage später.
- KICKOFF-WORKSHOP
- GO-LIVE
Vier Phasen, die sich überlappen
Phase 2 beginnt, während Phase 1 noch läuft. Das Training startet, bevor die Integration abgeschlossen ist. Genau diese Überlappung ist der Grund für die sechs Wochen — nicht Eile. Möglich ist der Takt, weil über 30 fertige Automationen für Vertrieb, Support und Abrechnung mitgeliefert werden — sie müssen nicht erst gebaut werden.
PHASE 1
Kickoff, Setup & Datenmigration
Woche 1–2 · 2 Wochen
ABNAHME AM PHASENENDE Test-Migration abgenommen
PHASE 2
Integration, Vorlagen & API-Anbindung
Woche 2–3 · 2 Wochen
ABNAHME AM PHASENENDE Systeme verbunden
PHASE 3
Training
Woche 3–5 · 3 Wochen
ABNAHME AM PHASENENDE Abnahme der Testläufe
PHASE 4
Go-live & Feintuning
Woche 5–6 · 2 Wochen
ABNAHME AM PHASENENDE Go-live
Die gestrichelte Linie führt vom Balkenende nach unten zur Abnahme — jede Phase endet mit einem benannten Ergebnis.
Vier Sätze
Was Sie nach sechs Wochen sagen können
01
„Vertrieb und Finance sehen dieselbe Zahl.“
Vorher: zwei Produktlisten, zwei Wahrheiten, Abstimmung per Rückfrage. Jetzt sind Produkte, Preise und Vertragsstrukturen einmal definiert — für alle.
WOCHE 1–2
02
„Die DATEV-Übergabe ist ein Knopf.“
Vorher: Zahlungsabgleich von Hand, Export, Rückfrage, Korrektur. Jetzt fertige Buchungssätze inklusive passiver Rechnungsabgrenzung — ohne Abstimmungsrunde zwischen Vertrieb, Accounting und Buchhaltung.
WOCHE 2–3
03
„Mein Team arbeitet damit, nicht dagegen.“
Vorher: Wochen Selbststudium, Trial and Error, halbe Akzeptanz. Jetzt vier rollenspezifische Trainings im Live-System — Admin, Sales, Finance, Support, jeweils mit echten Fällen aus Ihrem Tagesgeschäft.
WOCHE 3–5
04
„Der Cashflow-Report ist immer aktuell.“
Vorher: MRR und Forecast in einer Tabelle, die einer Person gehört. Jetzt laufen MRR, ARR, Churn und Cashflow-Forecast im Dashboard auf — die ersten Monatszahlen ohne Zutun.
WOCHE 5–6
Kurzfassung für Entscheider
Was Sie einbringen, was wir liefern, was danach läuft
IHRE INVESTITION
Was Sie beisteuern
- Ansprechpartner Finanzen/Betrieb, ca. 5–8 h pro Woche
- Zugang zu relevanten Systemen und Daten
- Freigaben für Schnittstellen
- Abnahme der Testläufe
UNSERE LIEFERUNG
Was wir übernehmen
- Vollständige Konfiguration der Automatisierungen
- Vorlagen, Verträge, Abrechnungslogik
- DATEV-Übergabe, falls enthalten
- Qualitätssicherung und Einrichtung des Audit-Trails
DAS ERGEBNIS
Nach sechs Wochen läuft das ohne Sie
nachweisbar, nicht versprochen
- Abrechnung läuft vollautomatisiert
- Reporting und Forecast in Echtzeit
- Doppelte Datenpflege entfällt
- Alle Teams auf einem Datenstand
- Keine Ausfallzeit: Das Altsystem bleibt lesend
Training
Vier Rollen, vier Trainings
Praxis schlägt Theorie: Ihre Teams arbeiten unter Anleitung im Live-System und testen die Prozesse, die bei ihnen kritisch sind. Kein wochenlanges Selbststudium, keine Trial-and-Error-Phase.
TEAM 01
Admin
- Berechtigungsstruktur
- Prozessdesign
- Systemautomation
TEAM 02
Sales
- In- und Outbound-Leads
- Deal-Tracking
- Pipeline-Management
TEAM 03
Finance
- Vertrag, Projekt, Consulting
- Abrechnung
- DATEV-Buchungsdatenservice
TEAM 04
Support
- Ticket-Handling
- Kundenhistorie und Eskalationen
- Schwachstellen-Analyse
Migration
Zwei Wege hinein, ein Zeitrahmen
Ob Sie mit Excel-Listen starten oder eine gewachsene Systemlandschaft mitbringen: Der Unterschied liegt in der Datenkomplexität und im Migrationsansatz, nicht in der Geschwindigkeit. Was aus dem Altsystem mitkommt, steht auf der Seite Migration & Umzug.
WEG 1
CSV-Import
Kontakte, Produkte ohne komplexe Abhängigkeiten und einzelne Stammdaten werden direkt über die Benutzeroberfläche importiert. Der Aufwand bleibt gering, Sie sind binnen weniger Tage produktiv.
- Kundenlisten
- Produktkatalog
- Dokumente
- Typisch: Startups
WEG 2
API-gestützte Migration
Verträge mit Produktblöcken, mehrstufige Abonnements und historische Rechnungsdaten laufen über die REST-API — mit Push- und Pull-Mechanismen sowie Webhooks für die Echtzeit-Synchronisation.
- Vertragsabhängigkeiten
- Abonnement-Hierarchien
- Rechnungshistorie
- Webhooks
Drei Checkpoints — jeder wird gemeinsam abgenommen
01
Datenanalyse & Mapping
Welche Felder aus Ihrem Altsystem entsprechen welchen Feldern in brainX?
02
Test-Migration
Kleine Datenmenge zur Validierung der Mappings, bevor alles übertragen wird.
03
Vollständige Migration
Übertragung aller Daten mit Qualitätsprüfung und Protokoll.
Voraussetzungen
Vier Dinge müssen von Ihrer Seite stimmen
Nur bei Erfüllung dieser Voraussetzungen ist der Go-live in sechs Wochen möglich — unabhängig von der Unternehmensgröße.
01
Datenzugriff auf Bestandssysteme
Lesezugriff genügt für die Analyse — Schreibrechte werden nur dort gebraucht, wo synchronisiert wird.
02
Dedizierter Ansprechpartner
Ca. 8–10 Stunden pro Woche bei komplexer Systemlandschaft, 5–8 Stunden bei einfacher Datenlage.
03
Freigaben für API-Schnittstellen
Zugänge für Microsoft 365, DATEV und Zahlungsdienstleister, soweit angebunden.
04
Entscheidungsbefugnis für Prozessanpassungen
Wer im Kickoff sitzt, muss Felder, Phasen und Abrechnungslogik freigeben können.
Die Fragen, die alle denken
Und wenn etwas nicht funktioniert?
Drei Fragen, die in jedem Erstgespräch kommen. Hier stehen die Antworten, bevor Sie fragen müssen.
Die Test-Migration überträgt zuerst eine kleine Datenmenge und validiert das Mapping. Erst wenn Sie abgenommen haben, folgt die vollständige Migration mit Qualitätsprüfung.
Das System überwacht alle Datenübertragungen und meldet Fehler oder Inkonsistenzen sofort — mit klarer Beschreibung, welche Datensätze betroffen sind und wie Sie sie korrigieren. Fehler werden nicht erst nach dem Go-live sichtbar.
Bis zum Stichtag bleibt Ihr Altsystem führend, danach bleibt es lesend erreichbar. Neue Verträge entstehen ab dem Stichtag in brainX, doppelt gepflegt wird nichts. Wann Sie das Altsystem abschalten, entscheiden Sie.
Wir zeigen Ihnen den Plan an Ihren Zahlen
In der Live-Demo gehen wir Ihre Vertragsstrukturen durch und sagen Ihnen, welcher Migrationsweg für Sie gilt und wo Ihr Aufwand liegt.