Migration & Umzug
Ein Umzug, der nach Plan läuft, weil wir ihn seit 2014 begleiten.
Fester Ablauf, klare Verantwortlichkeiten. Umgeschaltet wird erst, wenn beide Systeme dasselbe Ergebnis liefern.
Stichtag
Welches System wann führend ist
Es gibt keinen Tag, an dem zwei Systeme gepflegt werden müssen. Vor dem Stichtag ist das Altsystem führend, danach brainX. Die Umschaltung selbst dauert einen Vormittag.
Seitlich wischen →
| FÜHRENDES SYSTEM | Woche 1 | Woche 2 | Woche 3 | Woche 4 | Woche 5 | Später | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BIS ZUM STICHTAGAltsystem führend | alle Buchungen und Rechnungen wie bisher Woche 1–3 | ||||||
| VORBEREITUNGKonfiguration & Mapping | parallel zum Tagesgeschäft Woche 1–2 | ||||||
| VORBEREITUNGTest-Migration & Stichprobe | Ihr Team prüft echte Datensätze Woche 2–3 | ||||||
| VORBEREITUNGVollimport & Abgleich | Protokoll & Freigabe Woche 3 | ||||||
| STICHTAG | 1. DES MONATS · UMSCHALTUNG AN EINEM VORMITTAG | ||||||
| AB DEM STICHTAGbrainX führend | Verträge, Belege und Abrechnung laufen in brainX Woche 4–Später | ||||||
| AB DEM STICHTAGAltsystem lesend | nur nachschauen, keine Pflege Woche 4–5 | ||||||
| ABSCHLUSSAbschaltung | Ihr Termin Später | ||||||
Stimmt am Stichtag etwas nicht, rückt er auf den nächsten Monatsanfang. Der Bestand im Altsystem bleibt unberührt. Wie der Start zeitlich abläuft, steht auf der Seite Onboarding-Ablauf.
Der Ausgangspunkt
Tabellen, Insellösungen, ein gewachsenes Altsystem
Der häufigste Fall ist kein sauberer CRM-Export. Es gibt wenig zu migrieren und viel zu strukturieren — die Arbeit steckt in Vertragsarten und Preisregeln, nicht im Import.
STAMMDATEN
- XLSXKunden
in Tabellen
- XLSXAnsprechpartner
am Kunden
- XLSXProdukte
aus der Preisliste
- XLSXDienstleistungen
aus der Preisliste
VORGÄNGE & VERLAUF
- XLSXVerträge
in Tabellen
- CSVRechnungen
im Faktura-Tool
- MAILTickets
im Postfach
- MAILAktivitäten
E-Mails, Termine, Aufgaben, Notizen
- APIAltsystem
falls vorhanden — liefert die Punkte oben in einem Export
brainXKunden, Verträge, Preisregeln und Nummernkreise an einer Stelle
- Tabellenüber die Importfunktion direkt als Verträge eingelesen
- Altsystemein CSV- oder API-Export genügt als Grundlage
- Nummernkreisemit Präfix und Startwert aus dem Faktura-Tool übernommen
- VertragsartenPreisregeln definieren wir gemeinsam
- Erster Monatslaufbegleitet und Zeile für Zeile verglichen
KOMMT NICHT MIT
- Formeln zwischen Tabellen — die Logik zieht in Preisregeln um
- Alte Rechnungen als PDF — ohne Datenzeile kein Import
- Nicht exportierbare Felder — werden nachgepflegt statt geschätzt
Wie der Start zeitlich abläuft — vier Phasen bis zum Go-live in sechs Wochen — steht auf der Seite Onboarding-Ablauf.
Zuständigkeiten
Wer welchen Schritt macht — und wie viel Zeit er kostet
Sieben Schritte in drei Phasen. Die technische Migration liegt bei brainX, bei Ihnen bleiben die Entscheidungen, die niemand anders treffen kann: Was ist noch gültig, was darf wegfallen, stimmt der Saldo. Die hinterlegte Spalte ist Ihr Anteil.
| SCHRITT | DIE AKTION | brainX ERLEDIGT | IHR TEAM ENTSCHEIDET | ZEITFENSTER |
|---|---|---|---|---|
| PHASE 1 · VORBEREITUNGbevor ein Datensatz bewegt wird | ||||
| 01 | Exporte bereitstellen | Formatvorgabe und Anleitung je Objekt | Systemadministration zieht die Exporte | ca. 1 Std |
| 02 | Datencheck & Befund | Prüfung, Befundbericht, Empfehlung des Wegs | Rückfragen zu unklaren Feldern beantworten | 5 Werktage |
| 03 | Feld-Mapping | Vorschlag Feld für Feld, inklusive Wertelisten | Abnahme durch den Fachbereich | 2 Termine |
| PHASE 2 · ÜBERTRAGUNGjeder Lauf wird abgenommen, bevor der nächste beginnt | ||||
| 04 | Test-Migration | Durchführung mit echten Datensätzen | Stichprobe prüfen und schriftlich freigeben | ca. 2 Std bei Ihnen |
| 05 | Vollimport | Übertragung, Qualitätsprüfung, Protokoll | Protokoll freigeben, offene Datensätze klären | 1 Tag |
| PHASE 3 · UMSCHALTUNGbrainX wird führend, das Altsystem läuft aus | ||||
| 06 | Stichtag | Präfix, Startwert und Buchungsdatum einrichten | Buchhaltung bestätigt den Saldo | Monatsanfang |
| 07 | Abschaltung Altsystem | Exportarchiv und Beratung zur Aufbewahrung | Entscheidung und Kündigung der Altlizenzen | nach Ihrem Plan |
Das Zeitfenster nennt die Dauer des Schritts — steht „bei Ihnen“ dabei, ist es Ihr Aufwand.
Der Stichtag
Was am Tag der Umschaltung geregelt sein muss
Die Umschaltung liegt immer auf einem Monatsanfang. Vier Dinge werden vorher festgeschrieben — sie entscheiden darüber, ob die erste Abrechnung im neuen System stimmt.
Nummernkreise
Präfix und Startwert werden aus dem Altsystem übernommen. Die Buchhaltung zählt weiter, statt bei 1 neu anzufangen.
Offene Posten
Der Saldo zum Stichtag muss auf den Cent stimmen. Er wird im Testlauf abgeglichen und schriftlich abgenommen.
Aufbewahrung
Belege der Vorjahre bleiben aufbewahrungspflichtig. Das Altsystem wird erst abgeschaltet, wenn geklärt ist, wo sie liegen.
Abschaltung
Welches System wann abgelöst wird, entscheiden Sie. Bis dahin läuft es lesend weiter, ohne doppelte Datenpflege.
Häufige Fragen
Was vor dem Umzug meistens gefragt wird
Was hier nicht steht, klärt der Datencheck an Ihrem eigenen Bestand.
So lange Sie möchten. Ab dem Stichtag ist brainX führend, das Altsystem läuft lesend weiter — ohne doppelte Datenpflege. Den Abschalttermin bestimmen Sie.
Dateien und PDFs ziehen als Anhang an den jeweiligen Datensatz um. E-Mail-Verläufe kommen als lesbare Historie mit, nicht als bearbeitbare Postfach-Threads.
Jede Abweichung steht mit dem betroffenen Datensatz im Protokoll. Der Teilimport wird korrigiert und wiederholt. Bis zur Freigabe des Protokolls bleibt das Altsystem führend.
Nein. Es ist immer genau ein System führend: vor dem Stichtag das Altsystem, danach brainX.
Nur die namentlich benannten Projektbeteiligten. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Exportdateien werden nach Abschluss gelöscht.
Ja. Alle Bestände lassen sich über die REST-API oder als CSV ausleiten — Kontakte, Verträge, Belege und Anhänge.
Der Aufwand steht nach dem Datencheck fest und wird als eigene Position im Angebot ausgewiesen. Ohne Ihre Freigabe wird nichts migriert.
Ja. Die Umschaltung liegt auf einem Monatsanfang, nicht auf einem Jahreswechsel. Die Vorjahresbelege bleiben davon unberührt.
Schicken Sie uns einen Export
Wir sagen innerhalb von fünf Werktagen, was automatisch übernommen wird und was Abstimmung braucht.