Für Hochschulen & Forschungseinrichtungen
Jeder Abschlag geht mit geprüfter Leitweg-ID raus.
Auftragsforschung, Kooperationsprojekte, Laborleistungen und Lizenzen, abgerechnet aus Projekt, Vertrag und Timesheet, als XRechnung oder ZUGFeRD.
Wir kennen Ihre Realität
Die Rechnung kommt von der E-Rechnungsplattform zurück
Die Leitweg-ID fehlt oder steht im falschen Feld. Der öffentliche Auftraggeber weist die Rechnung ab, und der Abschlag verschiebt sich um Wochen.
Was im Projektbudget noch offen ist, weiß eine Tabelle
Die Stunden stehen in Stundenzetteln, das Budget in Excel. Wie viel noch übrig ist, erfährt man von der Person, die beides zusammenführt.
Jeder Auftraggeber rechnet anders
Die Behörde verlangt XRechnung, der Industriepartner ZUGFeRD. Hier Abschläge nach Meilenstein, dort Aufwand nach Stunden, dazu Kontingente für Laborleistungen.
Abrechnungsmodelle
Ihr Modell wählen, Rechnung ansehen
Links die Rechnung, rechts der Auftrag, das Projekt oder der Vertrag im System, aus dem sie entsteht.
Öffentliche Auftraggeber zahlen nach Meilensteinen. Jeder Abschlag geht als XRechnung mit Leitweg-ID raus, die Schlussrechnung zieht die gestellten Abschläge automatisch ab.
| BEZEICHNUNG | MENGE | EINZELPREIS | BETRAG |
|---|---|---|---|
| Auftragsstudie Wärmenetz Ahl, Festpreis Auftrag AU-2026-207 | 1 | 36.000,00 € | 36.000,00 € |
| Abschlag 1 vom 14.07.2026 Meilenstein Bestandsaufnahme · RE-2026-0688 | 1 | −12.000,00 € | −12.000,00 € |
| Abschlag 2 vom 08.10.2026 Meilenstein Simulation · RE-2026-1012 | 1 | −12.000,00 € | −12.000,00 € |
Konto 8400 · Kostenstelle Auftragsforschung · XRechnung · Leitweg-ID 05315000-4711-38
Netto 12.000,00 €
Auftragsdaten · Abschläge nach Meilenstein
- Auftrag
- AU-2026-207
- Auftragswert
- 36.000,00 €
- Abschlag 1 · Bestandsaufnahme
- 12.000,00 € · 14.07.
- Abschlag 2 · Simulation
- 12.000,00 € · 08.10.
- E-Rechnung
- XRechnung, Leitweg-ID aus der Organisation
Schlussrechnung 15.12. 12.000,00 €
So funktioniert die VertragsverwaltungProjekte, Timesheets und Kontingente
Kennzahlen
Forderungen, Abschläge und Projektbudgets auf einen Blick
Die Zahlen entstehen aus Aufträgen, Verträgen, Rechnungen und Timesheets in brainX. Tagesaktuell im Dashboard, für jeden Zeitraum und jede Benutzergruppe.
Finance
Abgerechnet 2026
412.760€
+9,8 %
Umsatzvorschau
486.200€Umsatzvorschau · 12 Monate Was in den nächsten zwölf Monaten voraussichtlich abgerechnet wird: laufende Lizenz- und Kontingentverträge plus geplante Abschläge aus Aufträgen. Quelle: Verträge und Aufträge in brainX, Stand heute
+38.400 €
Geplante Abschläge
128.000€
+36.000 €
Offene Forderungen
64.380€Offene Forderungen Summe der gesendeten Rechnungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt sind. Teilzahlungen sind bereits abgezogen. Quelle: Rechnungen mit offenem Forderungsbetrag
+8.240 €
Projekte
Budget verbraucht
62,4%Budget verbraucht Anteil der Projektbudgets, der über erfasste Stunden und abgerechnete Leistungen verbraucht ist, über alle laufenden Projekte. Quelle: Projekte und Timesheets
+4,1 %
Erfasste Stunden
1.284Std.
+112 Std.
Offene Kontingente
186Std.Offene Kontingente Stunden, die aus beauftragten Labor- und Prüfstandkontingenten noch offen sind. Kulanzzeiten zählen nicht mit. Quelle: Kontingente mit Status „Offen“
−54 Std.
- Abgerechnet
- Aus Rechnungen
- Umsatzvorschau und Abschläge
- Aus Verträgen und Aufträgen
- Forderungen
- Aus Rechnungen
- Budget und Stunden
- Aus Projekten und Timesheets
- Kontingente
- Aus Verträgen
DEMO-WERTE
Betrieb und Datenschutz
Wo liegen die Daten? In Deutschland oder bei Ihnen.
brainX wird in Deutschland entwickelt und bei Hetzner in Deutschland gehostet. Wer die Daten im eigenen Rechenzentrum halten muss, betreibt brainX InHouse auf der eigenen Infrastruktur.
STANDORT
Deutschland
Entwicklung und Hosting, kein Drittlandtransfer
BETRIEB
InHouse
Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur
ZERTIFIZIERUNG
ISO/IEC 27001 (Brainformatik GmbH)
und ISO 9001 (brainX GmbH), jährlich auditiert
DATENSCHUTZ
DSGVO
AV-Vertrag, Löschroutinen und Auskunftsfunktion
Warum nicht Projekttabelle, Zeiterfassung und Rechnungsprogramm getrennt?
| GETRENNTE WERKZEUGE · INSELLÖSUNGEN | brainX · ALLES IN EINEM SYSTEM |
|---|---|
| Budgetstand in einer Tabelle, die jemand pflegt | Soll, Ist und Rest je Projekt aus den Timesheets |
| Leitweg-ID fällt erst bei der Ablehnung auf | Leitweg-ID am Kunden, vor dem Versand geprüft |
| XRechnung über einen Konverter | XRechnung und ZUGFeRD eingebaut |
| Abschläge von Hand von der Schlussrechnung abziehen | Schlussrechnung zieht die Abschläge automatisch ab |
| Kostenstelle erst beim Buchen nachtragen | Konto und Kostenstelle an der Rechnung, Übergabe an DATEV |
| Auftraggeber, Projekt und Rechnung in drei Systemen | Auftrag, Projekt, Zeiten und Rechnung am selben Kunden |
Wir sparen Zeit, reduzieren Fehler und haben jederzeit verlässliche Zahlen. Für uns war das kein Software-Upgrade, sondern ein echter Wandel in der Art, wie wir arbeiten.
FAQ
Häufige Fragen
brainX APP prüft die Leitweg-ID am Auftraggeber vor dem Versand, rechnet Abschläge nach Meilenstein, Projekte nach Timesheet-Stunden und Kontingente für Laborleistungen ab und zieht gestellte Abschläge in der Schlussrechnung automatisch ab. Gehostet bei Hetzner in Deutschland.
Sechs Wochen bis zum Go-live, inklusive Import der laufenden Verträge und Schulung.
Zeigen Sie uns ein laufendes Projekt, wir zeigen Ihnen die Abrechnung dazu.
30 Minuten mit Ihren echten Aufträgen, Abschlagsplänen und Empfängern mit Leitweg-ID.