Für Finanzen & Controlling
Ihr Monat hat fünf Schritte. Vier davon laufen von allein.
IHR MONAT IN brainX
5 Schritte
- 01
Fällige Verträge
automatisch - 02
Abrechnungslauf
automatisch - 03
Ausnahmen prüfen
Ihre Aufgabe - 04
E-Rechnung
automatisch - 05
Buchen und mahnen
automatisch
- GoBD
- DATEV-Schnittstelle
- Hosting in Deutschland
Heute, ohne Automatisierung
Was der Monat kostet, solange die Abrechnung an Tabellen hängt
Die Handarbeit kostet jeden Monat Zeit. Teurer wird, was dabei durchrutscht: eine Preisanpassung, die nie berechnet wird, und bald jede Rechnung, die der Kunde als nicht konform zurückweist.
KOSTEN
Was Sie der Monatslauf kostet
Zwei Personen sammeln zwei Tage lang Verträge, Preise und Verbräuche zusammen und tippen die Rechnungen.
1.920 € pro Monat*
RISIKO
Was eine vergessene Preisanpassung kostet
Die Indexierung steht im Vertrag, aber nicht in der Rechnungsliste. Sie fällt erst beim Jahresabschluss auf.
54.000 € pro Jahr*
RISIKO
Was eine zurückgewiesene Rechnung kostet
Ab 2027 reicht für Unternehmen über 800.000 € Umsatz kein PDF mehr. Der Kunde verlangt eine Berichtigung, und das Geld kommt später.
Ø +14 Tage bis zum Geldeingang*
* Rechenbeispiele. Kosten: 2 Personen × 2 Tage × 8 Std. × 60 €/Std. Vollkosten 1.920 €. Preisanpassung: 3 % Index auf 150 Verträge à 1.000 € pro Monat, zwölf Monate nicht nachgezogen. Zurückgewiesene Rechnung: im Schnitt 14 Tage Zahlungsziel, das mit der berichtigten Rechnung von vorn beginnt.
Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026
Der Unterschied im Alltag
Derselbe Monat, umgeschaltet
HEUTE
2 Tage 3 Dateien 2 Personen
pro Monatslauf, verteilt auf zwei Personen
BALKEN = MANUELLER ANTEIL
Datenstand
Drei Dateien mit drei Ständen. Die Wahrheit ist die Datei, die zuletzt gespeichert wurde.
3 Dateien
Aufwand
Zwei Tage sammeln und tippen, meist zu zweit, immer am Monatsanfang.
2 Tage
Preisanpassung
Jede betroffene Rechnung wird von Hand angefasst — und einmal im Jahr eine vergessen.
je Rechnung
Buchhaltung
Export, Nacharbeit, Rückfragen der Kanzlei zu Sammelposten.
Export
Offene Posten
Abgleich per Onlinebanking, Mahnen nach Gefühl und Kalenderwoche.
manuell
Was Ihr Team zurückbekommt
Monatslauf, Nachfassen und Rückfragen der Kanzlei, vorher auf zwei Personen verteilt
40 Std./Monat*
Wann die Rechnung beim Kunden ist
Vorher im Schnitt 14 Tage nach dem Leistungsmonat, jetzt am Fälligkeitstag
14 Tage früher*
Aus denselben Verträgen sehen Sie erwartete Einnahmen und laufende Ausgaben der kommenden Monate. Cashflow Forecast ansehen
MIT brainX Eine Person prüft einen Vormittag lang die Ausnahmen. Alles andere läuft automatisch aus dem Vertrag.
* Zahlen aus unserem eigenen Einsatz: bei der Brainformatik GmbH, dem Schwesterunternehmen der brainX GmbH (Softwarehaus, 20 Mitarbeitende). Zeit: 2 Personen × 2 Tage × 8 Std. für den Monatslauf plus rund 8 Std. Nachfassen und Rückfragen = 40 Std.
Der Monatslauf
So läuft der Monat im System
TAG 1 · AUTOMATISCH
Fällige Verträge stehen bereit
Laufzeit, Kontingent, Verbrauch und Preisregel liegen am Vertrag. Es gibt keine Liste daneben, die gepflegt werden muss.
E-Rechnungspflicht
Ab Januar 2027 reicht das PDF nicht mehr
Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht, muss Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung stellen. Ein Jahr später gilt das für alle.
2025
01.01.2025
Empfangen gilt bereits
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Ohne Übergangsfrist.
2027
01.01.2027
Versenden ab 800.000 € nächste Stufe
Maßgeblich ist der Umsatz 2026. Papier und einfache PDF sind für Rechnungen an Unternehmen im Inland dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
2028
01.01.2028
Versenden für alle Pflicht für alle
Die Übergangsfrist für kleinere Unternehmen endet. Ausnahmen gelten nur noch für gesetzlich geregelte Fälle.
SO ERFÜLLT brainX DIE PFLICHT
XRechnung und ZUGFeRD aus dem Vertrag
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Sie entstehen direkt im Abrechnungslauf, ohne Tabelle dazwischen.
Format je Kunde am Vertrag
Wer noch ein PDF bekommt und wer schon XRechnung, steht im Kundendatensatz. Die Umstellung ist eine Änderung dort, kein neuer Prozess.
Archiviert und gebucht
Rechnungen liegen GoBD-konform im System, die Buchung geht über die DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei.
Stand: Oktober 2026, Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen. Keine Steuerberatung.
Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026
Nicht nur für Sie
Argumente für die Runde, die mitentscheidet
Vertrieb
Was unterschrieben ist, ist abrechenbar — ohne zweite Erfassung.
VertriebGeschäftsführung
Liquidität und Vorschau aus laufenden Verträgen, nicht aus einer Tabelle.
GeschäftsführungOperations
Nach dem Abschluss laufen Vertrag und Abrechnungsplan ohne Übergabe an.
OperationsIT & Datenschutz
Ein System, ein Rechtekonzept, Hosting in Deutschland.
IT und Datenschutz
Häufig gefragt
Was Finanzteams vor der Umstellung fragen
Präfix und Startwert je Mandant, der erste Lauf zählt weiter.
DATEV-Schnittstelle mit Erlöskonto und Kostenstelle aus dem Vertrag.
Anteilig nach Tagen oder voller Monat, je Vertragsart. Gutschrift referenziert die Rechnung.
Storno erzeugt die Gutschrift mit Bezug auf die Originalrechnung, die Korrektur läuft als neue Rechnung im nächsten Lauf. Beides GoBD-konform, nichts wird überschrieben.
Je Mandant eigene Nummernkreise, Absender, Bankverbindung und DATEV-Beraternummer. Ein Login, getrennte Buchungskreise.
Sechs Wochen bis zum Go-live, inklusive Import der laufenden Verträge und Schulung.
Business kostet 790 € im Monat als Festpreis mit beliebig vielen Nutzern, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten, darüber 0,65 % auf den Mehrbetrag. Free ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne zeitliche Begrenzung.
Einmal Ihren Monatslauf durchsprechen?
30 Minuten, mit Ihren Vertragsarten. Oder Sie fordern den Free-Zugang an, wir richten ihn gemeinsam mit Ihnen ein.