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brainX APP · AUTOMATISIERUNG

Ein Deal wird gewonnen. Was danach passiert, läuft von allein.

brainX automatisiert diese Prozesse – von Lead und Vertrag bis Abrechnung, Zahlung und Cashflow. Einmal definiert. Immer ausgeführt.

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brainx.app / einstellungen / automatisierung /deal-zu-vertragAKTIV
WAS PASSIERT BEI IHNEN?
  1. AUSLÖSER Deal gewonnen Für Modul Deals 32
  2. BEDINGUNG Prüfung | Wert > 10.000 € 1 Gruppe, 2 Bedingungen 33
  3. AKTION Vertrag erstellen Datensatz erstellen · Modul Verträge 34
  4. AKTION Projekt anlegen Datensatz erstellen · Modul Projekte 35
  5. AKTION Team informieren CRM-Benachrichtigung 36
  • AUSLÖSER
  • BEDINGUNG
  • AKTION

Jede Aktion kann einen Folge-Auslöser anstoßen – so entstehen mehrstufige Prozessketten.

  1. Deal gewonnen

    1. AUSLÖSER Deal gewonnen Für Modul Deals 32
    2. BEDINGUNG Prüfung | Wert > 10.000 € 1 Gruppe, 2 Bedingungen 33
    3. AKTION Vertrag erstellen Datensatz erstellen · Modul Verträge 34
    4. AKTION Projekt anlegen Datensatz erstellen · Modul Projekte 35
    5. AKTION Team informieren CRM-Benachrichtigung 36

  2. Lead erstellt

    1. AUSLÖSER Datensatz erstellt Für Modul Leads 15
    2. BEDINGUNG Prüfung | Anrede „Herr“ 2 Gruppen, 3 Bedingungen 16
    3. AKTION Setze Briefanrede Hr. Datensatz aktualisieren 21
    4. BEDINGUNG Prüfung | Anrede „Frau“ 2 Gruppen, 3 Bedingungen 17
    5. AKTION Setze Briefanrede Fr. Datensatz aktualisieren 20
    6. BEDINGUNG Prüfung | Anrede „--ohne--“ 1 Gruppe, 2 Bedingungen 18
    7. AKTION Setze Briefanrede allg. Datensatz aktualisieren 19

  3. Vertrag unterschrieben

    1. AUSLÖSER Unterschrift geleistet DocuSign · externes Ereignis 41
    2. BEDINGUNG Prüfung | Vertrag aktiv 1 Gruppe, 1 Bedingung 42
    3. AKTION Subscription aktivieren Datensatz aktualisieren 43
    4. AKTION Zahlungsmandat anfordern Subscription-Zahlungsprozess 44
    5. AKTION Rechnung erstellen Datensatz erstellen · Modul Rechnungen 45
    6. AKTION Willkommens-E-Mail senden E-Mail-Vorlage mit PDF-Anhang 46

  4. Subscription geändert

    1. AUSLÖSER Datensatz geändert Für Modul Subscriptions 52
    2. BEDINGUNG Prüfung | neuer Tarif > alter Tarif 2 Gruppen, 2 Bedingungen 53
    3. AKTION Vertrag aktualisieren „Abrechnung ab“ setzen 54
    4. AKTION Abrechnung anpassen Positionen hinzufügen 55
    5. AKTION Forecast aktualisieren Datensatz aktualisieren 56

  5. Zahlung eingegangen

    1. AUSLÖSER Zahlung eingegangen Für Modul Zahlungen 61
    2. BEDINGUNG Prüfung | Betrag = Rechnungsbetrag 1 Gruppe, 1 Bedingung 62
    3. AKTION Rechnung als bezahlt markieren Datensatz aktualisieren 63
    4. AKTION Offenen Posten schließen Datensatz aktualisieren 64
    5. AKTION Cashflow aktualisieren Berechnung · Summe aus Positionen 65

  6. 30 Tage vor Vertragsende

    1. AUSLÖSER Zeitauslöser 30 Tage vor Feld „Vertragsende“ 70
    2. BEDINGUNG Prüfung | keine Kündigung 1 Gruppe, 2 Bedingungen 71
    3. AKTION Verlängerungsangebot senden E-Mail-Vorlage mit PDF-Anhang 72
    4. AKTION Vertrieb erinnern CRM-Benachrichtigung 73

KURZ GESAGT

Die meisten Automatisierungen enden dort, wo es im SaaS-Geschäft anfängt: beim Vertrag. brainX automatisiert weiter – Subscription, Abrechnung, Zahlung, Cashflow, Forecast – und zwar auf demselben Datensatz. Kein Export, keine Schnittstelle, kein zweites System, das man synchron halten muss.

IHRE CHALLENGE

Ein Enterprise-Vertrag über 50.000 € wird unterschrieben. Was soll automatisch passieren?

Wählen Sie die Prozesse aus, die brainX für Sie übernehmen soll – danach sehen Sie Ihre Kette laufen.

  1. BEDINGUNG Consulting enthalten
  2. AKTION Projekt anlegen
  3. AKTION Projektleitung setzen
  1. BEDINGUNG „Abrechnung ab“ gesetzt
  2. ZEITSCHRITT Bis Stichtag warten
  3. AKTION Rechnung erzeugen
  4. AKTION Rechnung versenden
  1. AKTION SLA Gold setzen
  2. AKTION Support benachrichtigen
  1. BEDINGUNG Laufzeit ≥ 12 Monate
  2. AKTION Subscription anlegen
  3. AKTION Abrechnung monatlich
  1. BEDINGUNG Zahlungsziel geprüft
  2. AKTION Raten einplanen
  3. AKTION Cashflow berechnen
  1. BEDINGUNG E-Mail vorhanden
  2. ZEITSCHRITT 1 Tag warten
  3. AKTION Willkommens-Mail senden
  1. AKTION MRR übernehmen
  2. BEDINGUNG Abweichung > 5 %
  3. AKTION Aufgabe für Finance
  1. ENTFÄLLT Excel-Datei öffnen
MINDESTENS EINEN PROZESS WÄHLEN
Die Beispielkette als Text

Auslöser: Unterschrift geleistet → Wert > 10.000 €

  • Subscription aktivieren: Laufzeit ≥ 12 Monate → Subscription anlegen → Abrechnung monatlich
  • Projekt erstellen: Consulting enthalten → Projekt anlegen → Projektleitung setzen
  • Support informieren: SLA Gold setzen → Support benachrichtigen
  • Willkommens-E-Mail senden: E-Mail vorhanden → 1 Tag warten → Willkommens-Mail senden
  • Rechnung erstellen: „Abrechnung ab“ gesetzt → Bis Stichtag warten → Rechnung erzeugen → Rechnung versenden
  • Cashflow aktualisieren: Zahlungsziel geprüft → Raten einplanen → Cashflow berechnen
  • Forecast aktualisieren: MRR übernehmen → Abweichung > 5 % → Aufgabe für Finance
  • Excel-Datei öffnen: entfällt

DAS GANZE PRINZIP

Sie definieren die Regeln.
brainX führt sie aus.

  1. 01

    Auslöser

    Was passiert? Ein Deal wird gewonnen, eine Zahlung geht ein, ein Vertragsende rückt näher.

  2. 02

    Bedingung

    Wann soll es gelten? Nur über 10.000 €, nur bei aktiver Subscription, nur wenn sich das Feld geändert hat.

  3. 03

    Aktion

    Was soll brainX tun? Erstellen, aktualisieren, berechnen, senden – und den nächsten Auslöser anstoßen.

Per Drag & Drop kombiniert. Ohne Programmierkenntnisse. Mit vollständigem Protokoll.

DAS GANZE BILD

Alles hängt zusammen. Zwei Blickwinkel darauf.

Von oben: welcher Bereich welchen anderen anstößt. Entlang eines Kunden: wie sein Datensatz von Station zu Station wächst.

Jeder Bereich kann jeden anderen anstoßen.

Neun Bereiche, ein Datenbestand in der Mitte. Die Karte zeigt live, welcher Auslöser gerade welche Bereiche anstößt – ein Klick auf einen Bereich öffnet seine Module und Folgeprozesse.

BEREICH ANKLICKEN

Marketing
Kampagnen, Newsletter, Leadquellen, Web-Formulare · Formular ausgefüllt → Sales
Sales
Leads, Deals, Angebote, Aufträge · Deal gewonnen → Verträge, Projekte
Verträge
Laufzeiten, Konditionen, Verlängerungen, Kündigungsfristen · Vertrag unterschrieben → Subscription, Abrechnung
Subscription
Pläne, Upgrades & Downgrades, MRR, Verlängerungen · Plan geändert → Abrechnung, Cashflow
Projekte
Meilensteine, Aufgaben, Zeiterfassung, Consulting · Projekt abgeschlossen → Abrechnung, Support
Support
Tickets, SLAs, Eskalationen, Wissensbasis · Consulting-Stunde gebucht → Projekte, Abrechnung
Abrechnung
Abrechnungsläufe, Rechnungen, Gutschriften, Mahnwesen · Rechnung erstellt → Finance
Finance
Zahlungseingänge, Offene Posten, DATEV-Export, Berichte · Zahlung eingegangen → Cashflow, Abrechnung
Cashflow
Liquidität, Forecast, Szenarien, Reports · Forecast aktualisiert → Sales
  1. Lead: Quelle: Webseite, Lead-Score: 82 · Lead qualifiziert, Deal erstellen, Aufgabe für Vertrieb
  2. Deal: Wert: 24.000 €, Chance: 80 % · Deal gewonnen, Angebot erstellen, Forecast aktualisieren
  3. Angebot: Positionen: 4, Rabatt: 10 % · Angebot angenommen, Auftrag erstellen, Unterschrift anfordern
  4. Auftrag: Auftragswert: 24.000 €, Start: 01.10. · Auftrag bestätigt, Vertrag erzeugen, Projekt vorbereiten
  5. Vertrag: Laufzeit: 24 Mon., User: 25, SLA: Gold · Vertrag aktiv, Subscription starten, Abrechnung starten, Finance aktualisieren
  6. Subscription: Plan: Premium, MRR: 1.000 € · Subscription geändert, Abrechnung anpassen, Forecast aktualisieren
  7. Projekt: Consulting: 20 Std., Team: 4 Personen · Projekt abgeschlossen, Restleistungen abrechnen, Übergabe an Support
  8. Abrechnung: Intervall: monatlich, Nächster Lauf: 01.10. · Abrechnungslauf fällig, Rechnung erstellen, Finance informieren
  9. Rechnung: Betrag: 1.000 €, Fällig: 14 Tage · Rechnung überfällig, Reminder auslösen, Zahlungsstatus ändern
  10. Zahlung: Eingang: 1.000 €, Referenz: RE-2026-1042 · Zahlung eingegangen, Rechnung ausgleichen, Cashflow aktualisieren
  11. Cashflow: Liquidität: aktuell, Offene Posten: 0 € · Cashflow aktualisiert, Forecast neu berechnen, Report an Geschäftsführung
  12. Forecast: MRR-Entwicklung: +8 %, Pipeline: 12 Deals · Forecast aktualisiert, Abweichung erkannt, Aufgabe für Finance

Zwölf Stationen, 25 Felder, ein Datensatz — ohne eine einzige Übertragung von Hand.

Alle Bereiche als Liste
  • Marketing: Kampagnen, Newsletter, Leadquellen, Web-Formulare
  • Sales: Leads, Deals, Angebote, Aufträge
  • Verträge: Laufzeiten, Konditionen, Verlängerungen, Kündigungsfristen
  • Subscription: Pläne, Upgrades & Downgrades, MRR, Verlängerungen
  • Projekte: Meilensteine, Aufgaben, Zeiterfassung, Consulting
  • Support: Tickets, SLAs, Eskalationen, Wissensbasis
  • Abrechnung: Abrechnungsläufe, Rechnungen, Gutschriften, Mahnwesen
  • Finance: Zahlungseingänge, Offene Posten, DATEV-Export, Berichte
  • Cashflow: Liquidität, Forecast, Szenarien, Reports

über 30

Fertige Ketten liegen schon in brainX.

Als Vorlage aktivieren, anpassen, laufen lassen – im Free-Paket ab dem ersten Tag.

Free-Zugang anfordern

DER WERKZEUGKASTEN

Zwölf Werkzeuge. Drei Modi. Ein Baukasten.

Auslöser, Bedingungen, Zeitsteuerung. Der Baukasten: was eine Automation startet und wann sie greift.

BAUEN

No-Code-Editor

Automationen entstehen per Drag & Drop: Auslöser wählen, Bedingungen gruppieren, Aktionen anhängen, aktiv schalten. Ohne Programmierkenntnisse, mit vollständigem Protokoll.

VIER SCHRITTE JE AUTOMATION

  • Auslöser wählen
  • Bedingung setzen
  • Aktion anhängen
  • Aktiv schalten

KONTROLLE & SICHERHEIT

Automatisch heißt nicht unkontrolliert.

Sicherheit & DSGVO

Sie legen per Admin-Berechtigung fest, wer Automationen anlegen, ändern und aktivieren darf. Jeder Schritt wird am Datensatz protokolliert – welcher Auslöser gegriffen hat, welche Bedingung geprüft und welche Aktion ausgeführt wurde. Mandanten bleiben getrennt; externe Dienste wie Webhooks, DocuSign oder Jira laufen über dieselben Regeln – alle Integrationen.

Alle zwölf Werkzeuge als Liste

Bauen

Auslöser, Bedingungen, Zeitsteuerung

  • No-Code-Editor – Automationen entstehen per Drag & Drop: Auslöser wählen, Bedingungen gruppieren, Aktionen anhängen, aktiv schalten. Ohne Programmierkenntnisse, mit vollständigem Protokoll.
  • Datensatz-Ereignisse – Jede Veränderung an einem Datensatz kann eine Automation starten – in jedem Modul, auch modulübergreifend.
  • Zeitsteuerung – Automationen laufen nicht nur auf Ereignisse, sondern auch auf Termine: von Minuten bis Jahren vor oder nach jedem Datumsfeld.
  • Wiederholung – Sie bestimmen, wie oft eine Automation für denselben Datensatz greift – einmalig, bei jedem Auslösen oder im festen Intervall.

Verbinden

Ketten, Postfach, externe Systeme

  • Prozessketten – Jede Aktion kann einen Folge-Auslöser anstoßen. So entstehen aus einzelnen Regeln mehrstufige End-to-End-Prozesse über Module hinweg.
  • E-Mail eingehend – brainX scannt Postfächer und macht aus eingehenden Nachrichten Datensätze – inklusive Anhängen.
  • Kommunikation ausgehend – Automationen informieren Kunden und Kollegen – personalisiert, mit Vorlagen und Dokumenten aus dem Vorgang.
  • Externe Systeme – Automationen reagieren auf Ereignisse aus angebundenen Systemen und rufen ihrerseits externe Dienste auf.

Abrechnen

Positionen, Berechnungen, Zahlungen

  • Abrechnungs-Automation – Automationen greifen bis auf die Positionsebene: Sie reagieren auf einzelne Positionen und fügen selbst welche hinzu.
  • Berechnungen – Werte aus Positionen werden berechnet und direkt in Datensatzfelder geschrieben – ohne Zwischentabelle.
  • Subscription-Zahlungen – Der gesamte Zahlungsprozess läuft mit: Mandate anfordern, Status auswerten, Einzüge auslösen.
  • Vertragsmanagement – Verträge bleiben aktuell, wenn sich der Auftrag ändert – inklusive Steuerung, ab wann abgerechnet wird.

DER VERGLEICH

Derselbe Auslöser. Vier Werkzeuge oder ein Datensatz.

Derselbe Auslöser. Vier Werkzeuge oder ein Datensatz.
SCHRITT ·WAS PASSIERTTYPISCHER STACK · 4 WERKZEUGEbrainX · EIN DATENSATZ
PHASE 1 · VOM DEAL ZUM VERTRAGder Auslöser und seine erste Kette
01Deal gewonnen → Vertrag, Subscription und Abrechnung startenVon Hand übertragen, Konditionen erneut erfassenMensch + MiddlewareDerselbe Datensatz wird zum Vertrag und startet die AbrechnungbrainX · automatisch
02Abrechnung auf Positionsebene automatisierenNicht vorgesehenMenschPositionen einfügen, berechnen, auf einzelne Positionen reagierenbrainX · automatisch
03Zeitsteuerung an Vertragsdaten (z. B. 30 Tage vor Ende)Nur, wenn das Datum im Workflow-Tool liegtWorkflow-ToolJedes Datumsfeld, Minuten bis Jahre davor oder danachbrainX · automatisch
PHASE 2 · GELD UND ZEITwas nach dem Vertrag von selbst weiterläuft
04Zahlungseinzug und MandateSeparates ZahlungstoolZahlungstoolMandat anfordern, Status auswerten, Einzug auslösen – im ProzessbrainX · automatisch
05Cashflow und Forecast aktualisierenExport in die Tabelle, monatlich von HandMensch + TabelleAutomatisch nach jeder ZahlungbrainX · automatisch
06Vertragsende, Verlängerung, KündigungErinnerung im Kalender, Rest von HandMenschVerlängerung anlegen, Preis anpassen, Abrechnung fortführenbrainX · automatisch
+Was in keiner Zeile stehtVier Protokolle statt einem und eine Synchronisation, die jemand dauerhaft pflegtEin Protokoll. Nichts zu synchronisieren.

Die meisten Automatisierungen enden beim Vertrag. In brainX laufen Abrechnung, Zahlung, Mahnung und Cashflow auf demselben Datensatz weiter.

Vergleich als Tabelle

Weitere Spalten: seitlich wischen →

PhaseSchrittTypischer StackbrainX
Phase 1 · Vom Deal zum VertragDeal gewonnen → Vertrag, Subscription und Abrechnung startenVon Hand übertragen, Konditionen erneut erfassen
Mensch + Middleware		Derselbe Datensatz wird zum Vertrag und startet die Abrechnung
Phase 1 · Vom Deal zum VertragAbrechnung auf Positionsebene automatisierenNicht vorgesehen
Mensch		Positionen einfügen, berechnen, auf einzelne Positionen reagieren
Phase 1 · Vom Deal zum VertragZeitsteuerung an Vertragsdaten (z. B. 30 Tage vor Ende)Nur, wenn das Datum im Workflow-Tool liegt
Workflow-Tool		Jedes Datumsfeld, Minuten bis Jahre davor oder danach
Phase 2 · Geld und ZeitZahlungseinzug und MandateSeparates Zahlungstool
Zahlungstool		Mandat anfordern, Status auswerten, Einzug auslösen – im Prozess
Phase 2 · Geld und ZeitCashflow und Forecast aktualisierenExport in die Tabelle, monatlich von Hand
Mensch + Tabelle		Automatisch nach jeder Zahlung
Phase 2 · Geld und ZeitVertragsende, Verlängerung, KündigungErinnerung im Kalender, Rest von Hand
Mensch		Verlängerung anlegen, Preis anpassen, Abrechnung fortführen

IN ZAHLEN

Was am Ende der Kette übrig bleibt.

STAND 07/2026

  • ABRECHNUNG

    AUFWAND

    72 Stunden

    weniger Aufwand in der monatlichen Abrechnung*

  • CASHFLOW

    LIQUIDITÄT

    14 Tage

    durchschnittlich früherer Zahlungseingang*

  • ÜBERGABEN

    DURCHLAUF

    0 Schritte

    von Hand zwischen Vertrieb, Abrechnung, Projekt und Support pro Abschluss

  • SYSTEME

    EIN DATENSATZ

    5 1 System

    statt CRM, Workflow-Tool, Abrechnung, Zahlungstool und Tabelle

* Durchschnittswerte aus brainX-Kundenprojekten, Stand 07/2026, jeweils gegenüber dem zuvor manuellen Ablauf. Einzelwerte hängen von Vertragsvolumen und Abrechnungsintervall ab.

Paket & Fragen

In jedem Paket. Ohne Limit.

Automatisierung ist kein Zusatzpaket. Sie ist in Free, Business und Enterprise enthalten – die Zahl der Automationen ist unbegrenzt und wirkt sich nicht auf den Preis aus. Über 30 fertige Automationen liegen als Vorlagen bereit.

Preise ansehenKostenlos starten

brainX APP und brainX CRM aus Mühldorf a. Inn bringen einen Automatisierungseditor mit Auslöser, Bedingung und Aktion mit, in jedem Paket, ohne Limit. Über 30 fertige Prozessketten liegen als Vorlage bereit, etwa: Deal gewonnen, Vertrag angelegt, Onboarding-Ticket zugewiesen, erste Rechnung erstellt. Jeder Lauf wird protokolliert, zeitverzögerte Aktionen lassen sich prüfen und stoppen.

Nein. Auslöser wählen, Bedingung setzen, Aktion festlegen – alles über die Oberfläche. Für komplexe Sonderfälle unterstützt unser Team beim Aufbau.

Ja, über 30. Sie dienen als Vorlage: Sie passen Auslöser, Bedingungen und Aktionen an oder nutzen sie als Startpunkt für eigene Abläufe.

Unbegrenzt, in allen Paketen. Die Anzahl wirkt sich nicht auf den Preis aus.

Ja. Jeder Schritt wird protokolliert – welcher Auslöser gegriffen hat, welche Bedingung geprüft wurde und welche Aktion an welchem Datensatz ausgeführt wurde.

Das steuern Admin-Berechtigungen. Automationen sind jederzeit änderbar, aktivierbar und deaktivierbar; Mandanten bleiben sauber getrennt.

Ja. Automationen reagieren auf Webhooks, API- und Import-Ereignisse und rufen externe Dienste auf – etwa DocuSeal, DocuSign oder Jira. Details unter „Integrationen & Funktionen“.

Integrationen & Funktionen

Einmal definieren. Immer automatisch ausführen.

Sehen Sie in 30 Minuten, was bei Ihnen ab dem ersten Tag von selbst läuft.

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