Automatisierte Abrechnung mit E-Rechnung und DATEV
4 Arbeitstage im Monat für Rechnungen, die schon im Vertrag stehen.
Rechnung, E-Rechnung, Mahnung und DATEV-Übergabe entstehen vollautomatisch aus denselben Vertragsdaten.
Was Sie die Abrechnung von Hand kostet
Beispiel: 400 Rechnungen im Monat, 65 € Stundensatz
24.960 €* pro Jahr
APPVOLLAUTOMATISCHDer Rechnungslauf erledigt das vollautomatisch aus dem Vertrag.
0 Std.im Monat
* 32 Std. pro Monat × 12 Monate × 65 € Stundensatz. Beispielwerte, ohne Lizenzkosten.
Wo die 32 Stunden hingehen
Vier Werkzeuge, die dieselbe Zahl viermal sehen wollen
Kunde im CRM, Laufzeit im Vertragsmanagement, Rechnung im Abrechnungstool, Buchung bei der Kanzlei. Jeder Übergang ist ein Export – und eine Stelle, an der es klemmt.
Wo die 32 Stunden im Monat hingehen: alle vier Werkzeuge als Liste
CRM
Nur das CRM weiß, was vereinbart wurde. Preise, Mengen und Zusagen stehen beim Vertrieb – in Notizen, Mails und am Kunden. Kein anderes System sieht sie, bis jemand nachliest und weitergibt.
Aufwand: Vertragsstände suchen und nachfragen. 6 Std./Monat
Vertragsmanagement
Vertragsdaten werden von Hand in die Abrechnung übertragen. Laufzeit, Intervall, Preiserhöhung, Mengen: Jede Kondition wird aus dem Vertragstool abgetippt. Das kostet Zeit – und jede Übertragung ist eine potenzielle Fehlerquelle.
Aufwand: Fristen prüfen, Konditionen übertragen. 8 Std./Monat
Abrechnungstool
Anteilige Beträge werden mit dem Taschenrechner gerechnet. Änderung am 12., Rechnung am 1. – der Zwischenbetrag ist Handarbeit: Tage zählen, teilen, eintippen. Bei 400 Rechnungen im Monat reicht ein Zahlendreher.
Aufwand: Rechnungen anlegen, prüfen, versenden. 14 Std./Monat
Export an Kanzlei
CSV am Monatsende, Rückfragen am Monatsanfang. Sachkonten fehlen, Kostenstellen stimmen nicht, eine Rechnung wurde nach dem Export geändert.
Aufwand: Export aufbereiten, Rückfragen klären. 4 Std./Monat
Zusammen 32 Std./Monat
So funktioniert's
Ein Rechnungslauf am 1. des Monats – Schritt für Schritt mit brainX
brainX prüft jeden Tag alle aktiven Verträge, erstellt die fälligen Rechnungen, versendet sie als E-Rechnung, ordnet Zahlungen zu und übergibt die Buchungen an DATEV. Sie prüfen nur die Zahlungseingänge und bestätigen die DATEV-Auswahl.
| Vertragsnr. | Vertragstitel | Abrechnungsintervall | Betrag | Status | Rechnungsnr. |
|---|---|---|---|---|---|
| VER-1 | Wartung Müller GmbH | monatlich | 250,00 € | Fällig | — |
| VER-4 | Lizenz 12 User – Kern AG | monatlich | 588,00 € | Fällig | — |
| VER-6 | Hosting Nordlicht | vierteljährlich | 1.470,00 € | Fällig | — |
| VER-9 | Support-Kontingent Baer | monatlich · +3 User ab 12. | 412,90 € | Fällig | — |
| VER-12 | Lizenz Ost GmbH | jährlich · 2 % Index | 3.060,00 € | Fällig | — |
| VER-15 | Wartung Fenner | monatlich · gekündigt 31. | 250,00 € | Fällig | — |
6 EinträgeSeite 1
VOLLAUTOMATISCH · HINTERGRUNDAUFGABE
brainX prüft jeden Vertrag gegen das Datum
Die Vertragsabrechnung läuft täglich. Sie erkennt, welche Verträge heute fällig sind – nach Beginn, Intervall und vorgezogener Rechnungsstellung.
Der Rechnungslauf in fünf Schritten als Liste
Lauf: brainX prüft jeden Vertrag gegen das Datum
Die Vertragsabrechnung läuft täglich. Sie erkennt, welche Verträge heute fällig sind – nach Beginn, Intervall und vorgezogener Rechnungsstellung.
Ihr Anteil: Nichts – läuft vollautomatisch
Rechnung: Rechnungen entstehen mit den richtigen Beträgen
Positionen, Sprache und Steuertyp kommen aus dem Vertrag. brainX berechnet die drei Zusatz-User bei Baer anteilig ab dem 12., die Indexierung von 2 % bei Ost greift automatisch.
Ihr Anteil: Nichts – läuft vollautomatisch
E-Rechnung: Versand als E-Rechnung, Sendestatus am Datensatz
Jede Rechnung trägt die strukturierten Daten nach EN 16931 und geht per E-Mail raus. brainX protokolliert den Sendestatus – RE, ZE, M2, M3.
Ihr Anteil: Nichts – läuft vollautomatisch
Zahlung: brainX ordnet Zahlungen zu und mahnt offene Posten
Eingänge landen im Block Zahlungen, der offene Forderungsbetrag rechnet sich selbst. Was nach Fälligkeit offen bleibt, geht in den automatischen Mahnlauf.
Ihr Anteil: Zahlungseingänge prüfen
DATEV: Buchungssätze gehen an DATEV Unternehmen online
brainX überträgt Rechnungs- oder Buchungsdaten mit Sachkonten und Kostenstellen. Danach sind die Rechnungen gebucht und unveränderbar.
Ihr Anteil: Auswahl bestätigen
Was die Abrechnung in brainX APP kann
Ein Durchlauf, drei Etappen, sechs Automatiken
Rechnung erzeugen, versenden und einziehen, buchen: brainX APP übernimmt jede Etappe mit denselben Vertragsdaten – ohne Zwischenexport.
ETAPPE 01
Erzeugen
Täglicher Rechnungslauf aus Verträgen
brainX rechnet fällige Verträge automatisch ab, [Zwischenrechnungen](lexikon#zwischenrechnung) tagesgenau – auch nach Kalenderquartalen.
Vier Rechnungstypen
Standard, Ratenzahlung, [Abschlags- und Schlussrechnung](lexikon#abschlagsrechnung). Die Schlussrechnung zieht gebuchte Abschläge selbst ab.
ETAPPE 02
Versenden & einziehen
E-Rechnung nach EN 16931
ZUGFeRD und XRechnung direkt an der Rechnung – keine Zusatzsoftware, kein Konverter.
Zahlungen und Mahnlauf
Teilzahlungen am Datensatz, offener Betrag automatisch, Mahnstufen per Automatisierung. Zahlungsanbieter Mollie oder Stripe, optional.
ETAPPE 03
Buchen
DATEV auf vier Wegen
Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice, ZIP-Export oder Buchungsdatenexport – mit Sachkonten und [Kostenstellen](lexikon#kostenstelle).
Gebucht heißt unveränderbar
Gebuchte Rechnungen lassen sich weder manuell noch per API ändern. Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno.
E-Rechnung und DATEV
Die Rechnung ist E-Rechnung. Die Buchung kommt bei der Kanzlei an.
Jede Rechnung trägt ZUGFeRD- oder XRechnungs-Daten – Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028. An DATEV Unternehmen online gehen Rechnungs- oder komplette Buchungsdaten direkt; gebuchte Rechnungen sind danach unveränderbar.
Davor & danach
Vom Versand bis zur Buchung: vier Fragen im Vergleich
Mit vier getrennten Werkzeugen hängt jede Antwort an einem Menschen. In brainX APP ergibt sie sich aus Vertrag und Rechnung.
| FRAGE | DAVOR · VIER WERKZEUGE | brainX APP · EIN DATENSATZ | |
|---|---|---|---|
| 1Wann ist die Rechnung beim Kunden? | Im nächsten Monatslauf, nachdem jemand die Konditionen aus dem Vertrag abgetippt hat.Mensch + Abrechnungstool | Am Tag der Fälligkeit. Der tägliche Lauf erstellt die Rechnung aus dem Vertrag und versendet sie per E-Mail.brainX · vollautomatisch | |
| 2Erfüllt sie die E-Rechnungspflicht? | Ein PDF aus der Vorlage. Für ZUGFeRD oder XRechnung braucht es einen Konverter oder ein zweites Tool.Zusatzsoftware | Jede Rechnung trägt die Daten nach EN 16931 als ZUGFeRD oder XRechnung, ohne Konverter.brainX · vollautomatisch | |
| 3Was passiert, wenn keine Zahlung kommt? | Jemand gleicht Kontoauszug und offene Posten ab und schreibt die Mahnung von Hand, sobald es auffällt.Mensch + Kontoauszug | brainX rechnet den offenen Betrag nach und startet nach Fälligkeit den [Mahnlauf](lexikon#mahnstufe). Sie prüfen nur die Zahlungseingänge.brainX · Sie prüfen Eingänge | |
| 4Wann hat die Kanzlei die Buchung? | Einmal im Monat, wenn der Export fertig ist. Bis dahin fehlen die Umsätze in der Buchhaltung.Mensch + CSV-Export | Nach Ihrer Bestätigung direkt in DATEV Unternehmen online, mit Sachkonten und Kostenstellen. Danach ist die Rechnung gebucht und unveränderbar.brainX · Sie bestätigen |
Der Monatsabschluss war früher ein Tag, heute ist er eine Auswertung.
AUS DER EIGENEN EINFÜHRUNG
Wie viel früher die Rechnung beim Kunden ist
14 Tage
im Schnitt, seit Rechnungen mit dem Vertragsstart entstehen statt im Monatslauf.
Vertrag, Rechnung, Prognose
Die Rechnung liest den Abo-Vertrag – und füttert den Cashflow Forecast
Die Abrechnung steht in der Mitte der Kette: Sie übernimmt die Regeln aus dem Vertrag und gibt offene Posten an die Prognose weiter. Alle drei Bereiche sind in brainX APP enthalten. Sie rechnen heute mit Stripe Billing, Chargebee oder Frisbii ab? Die Vergleiche zeigen den Unterschied. Für Ihre Rolle: Finanzen & Controlling.
- Vertragsverwaltung & SubscriptionDAVORLaufzeit, Intervall, Indexierung – die Regeln, nach denen abgerechnet wird.Zum Bereich
- Abrechnung, E-Rechnung, DATEVSIE SIND HIERTäglicher Lauf, Zahlungen, Mahnung, Übergabe an die Buchhaltung.
- Cashflow ForecastDANACHOffene und geplante Rechnungen werden zu erwarteten Einnahmen.Zum Bereich
FAQ
Häufige Fragen zu Abrechnung, E-Rechnung und DATEV
Begriffe wie XRechnung oder Buchungsdatenservice erklärt das Lexikon.
brainX APP aus Mühldorf a. Inn erstellt wiederkehrende Rechnungen täglich aus den Verträgen, als ZUGFeRD oder XRechnung, und mahnt offene Posten über den automatischen Mahnlauf. An DATEV gehen Rechnungen und Buchungen über Export, Rechnungsdatenservice 1.0, Buchungsdatenservice oder Buchungsdatenexport. Zahlungen ziehen Sie über Mollie oder Stripe ein.
Eine tägliche Hintergrundaufgabe prüft alle aktiven Verträge. Ist ein Vertrag nach Beginn und Intervall fällig, erzeugt brainX die Rechnung mit Positionen, Sprache und Steuertyp aus dem Vertrag. brainX rechnet Änderungen in der Laufzeit tagesgenau als Zwischenrechnung ab.
Ja. Jede Rechnung kann strukturierte Daten nach EN 16931 als ZUGFeRD oder XRechnung tragen. Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028
Über vier Wege: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, DATEV Buchungsdatenservice (Buchungssätze direkt ans Rechenzentrum), DATEV Export als ZIP oder Buchungsdatenexport. brainX überträgt nur ungebuchte Rechnungen; danach gelten sie als gebucht.
Sie erfassen Zahlungen am Datensatz, brainX rechnet den offenen Betrag automatisch nach. Rechnungen mit aktivem Schalter „Autom. Mahnlauf" durchlaufen die Mahnstufen per Automatisierung; brainX protokolliert den Sendestatus (RE, ZE, M2, M3).
Nein. Gebuchte Rechnungen sind unveränderbar – auch über Automatisierungen und die REST-API. Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno, die mit der Ursprungsrechnung verknüpft bleiben.
Bringen Sie Ihren letzten Monatslauf mit.
Wir zeigen in 30 Minuten, wie er in brainX APP vollautomatisch läuft – inklusive E-Rechnung und DATEV-Übergabe.