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Begriffe aus Vertrieb, Abrechnung und Buchhaltung — kurz erklärt, ohne Marketingsprache.
Abrechnung
Abrechnungsturnus
Der Rhythmus, in dem ein laufender Vertrag berechnet wird, etwa monatlich, quartalsweise oder jährlich. Er bestimmt, wann Rechnungen entstehen und wann das Geld eingeht.
IN brainX
Intervall und Zeitpunkt der Abrechnung stehen als Felder am Vertrag. „Individuell“ rechnet ab Vertragsbeginn in vollen Perioden ab, „nach Kalenderquartalen“ beginnt mit einer Zwischenrechnung bis zur Quartalsgrenze.
Verwandte Begriffe
Abrechnung
Teilrechnung
Eine Rechnung über einen vereinbarten Teilbetrag, bevor die gesamte Leistung erbracht ist, üblich bei Projekten mit Meilensteinen. Die Schlussrechnung verrechnet später die gezahlten Abschläge.
IN brainX
Abschlags- und Schlussrechnung sind eigene Rechnungstypen; die Schlussrechnung zieht gebuchte Abschläge selbst ab. Geplante Abschläge aus Aufträgen fließen mit ihrem Termin als erwartete Einnahme in den Cashflow Forecast.
Verwandte Begriffe
Kennzahlen
Annual Recurring Revenue
Der auf ein Jahr hochgerechnete wiederkehrende Umsatz aus laufenden Verträgen. Einmalige Erlöse wie Projekte oder Schulungen zählen nicht dazu, weil sie sich nicht wiederholen.
IN brainX
Wird aus den aktiven Verträgen berechnet, nicht aus gestellten Rechnungen — Kündigungen wirken sich sofort aus.
Compliance
DATEV Buchungsdatenservice
Ein Dienst von DATEV, über den eine Vorsystem-Software Buchungssätze direkt an das DATEV-Rechenzentrum überträgt. Die Kanzlei übernimmt sie von dort in die Finanzbuchführung, ohne Datei-Import.
IN brainX
Einer der vier Wege von brainX zu DATEV Unternehmen online. brainX überträgt nur ungebuchte Rechnungen, mit Sachkonten und Kostenstellen; danach gelten sie als gebucht und sind unveränderbar.
Verwandte Begriffe
Compliance
Cash Management Message
Ein XML-Format für elektronische Kontoauszüge, das Banken statt der älteren MT940-Dateien liefern. Es enthält Verwendungszweck und Referenzen strukturiert genug, um Zahlungen automatisch zuzuordnen.
IN brainX
Der Kontoauszug wird eingelesen, offene Posten schließen sich selbst. Nur was nicht zugeordnet werden kann, bleibt liegen.
Verwandte Begriffe
Planung
Cashflow-Prognose
Eine Vorschau auf die Zahlungseingänge und -ausgänge der kommenden Monate. Sie zeigt, in welchem Monat Geld fehlt oder übrig bleibt, und ist damit die Grundlage der Liquiditätsplanung.
IN brainX
Steht als Widget „Cashflow Übersicht“ auf der Startseite. Die Einnahmen kommen aus der Umsatzvorschau der Verträge, aus offenen Rechnungen und geplanten Abschlägen, die Ausgaben aus Kreditorenverträgen im Modul Controllix.
Verwandte Begriffe
Kennzahlen
Abwanderungsquote
Der Anteil an Kunden oder wiederkehrendem Umsatz, der in einem Zeitraum wegfällt. Unterschieden wird zwischen Kunden-Churn (Anzahl) und Umsatz-Churn (Wert) — beide können weit auseinanderliegen.
IN brainX
Wird je Kohorte und Kündigungsgrund ausgewertet, weil der Grund mehr aussagt als die Quote.
Verwandte Begriffe
Compliance
Buchhaltungsschnittstelle
Standard für den Austausch von Buchungsdaten zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei in Deutschland. Übergeben werden Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle.
IN brainX
Die Zuordnung entsteht bei der Rechnung, nicht in der Nachbereitung — die Kanzlei bekommt fertige Sätze statt Sammelposten.
Verwandte Begriffe
Kennzahlen
Was von einem Umsatz übrig bleibt, nachdem die direkt zurechenbaren Kosten abgezogen sind. Er zeigt, ob ein Kunde, Projekt oder Produkt sich trägt — anders als der Umsatz allein.
IN brainX
Lässt sich je Kunde, Projekt und Team auswerten, weil Erlöse und erfasste Zeiten am selben Vertrag hängen.
Verwandte Begriffe
Compliance
Elektronische Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das sich automatisch verarbeiten lässt. Ein PDF per E-Mail zählt nicht dazu. Seit 2025 gilt die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze: Empfangen müssen sie alle Unternehmen können, ausstellen ab 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 alle.
IN brainX
Jede Rechnung trägt die strukturierten Daten nach EN 16931 als ZUGFeRD oder XRechnung. brainX protokolliert den Sendestatus am Datensatz.
Vertrieb
Weighted Pipeline
Der Wert offener Verkaufschancen, jeweils multipliziert mit ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit. Ein Deal über 30.000 € mit 60 % Wahrscheinlichkeit zählt mit 18.000 €.
IN brainX
Gewichtete Deals lassen sich im Cashflow-Diagramm zuschalten. Sie erscheinen schraffiert neben den sicheren Einnahmen, der Nettogewinn wird mit und ohne Deals ausgewiesen.
Verwandte Begriffe
Compliance
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums zur Führung und Aufbewahrung von Büchern und Belegen in elektronischer Form. Kernforderungen sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.
IN brainX
Belege liegen unveränderbar ab, jede Änderung ist protokolliert und einem Benutzer zugeordnet.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Leistungsguthaben
Ein vereinbartes Volumen an Stunden oder Leistungen, das ein Kunde über die Vertragslaufzeit abrufen kann. Verbraucht wird es durch Tickets, Projektarbeit oder Beratung.
IN brainX
Hängt am Vertrag, nicht an einer Nebenliste. Service und Projekte buchen darauf, Überschreitungen fallen früh auf.
Verwandte Begriffe
Compliance
Eine Einheit im Rechnungswesen, der Kosten und Erlöse zugeordnet werden — meist ein Team, ein Standort oder ein Projekt. Sie macht auswertbar, wo Geld entsteht und wo es verbraucht wird.
IN brainX
Kommt aus dem Vertrag und wandert mit dem Buchungssatz an DATEV, ohne zweite Zuordnungstabelle.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Lieferantenvertrag
Ein Vertrag mit einem Lieferanten über eine laufende Leistung, aus dem regelmäßige Ausgaben entstehen, etwa Softwarelizenzen, Miete oder Server. Er ist das Gegenstück zum Kundenvertrag auf der Kostenseite.
IN brainX
Liegt im Modul Controllix mit Kategorie, Abrechnungsintervall, Lieferant, Laufzeit und Kündigungsfrist, dazu Personal, Marketing und Abschreibungen. Jeder Kreditorenvertrag fließt als Ausgabe in das Cashflow-Diagramm.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Die Zeitspanne, die zwischen Kündigung und Vertragsende mindestens liegen muss. Wird sie verpasst, verlängert sich ein Vertrag meist automatisch um eine weitere Laufzeit.
IN brainX
Steht als Feld am Kundenvertrag und am Kreditorenvertrag in Controllix. Berichte listen, welche Verträge kündbar werden; ein gekündigter Vertrag fehlt ab seinem Endmonat im Cashflow Forecast.
Verwandte Begriffe
Vertrieb
Der durchgehende Prozess vom ersten Kontakt bis zum Zahlungseingang: Lead, Angebot, Abschluss, Vertrag, Rechnung, Zahlung. Der Begriff betont, dass es ein Ablauf ist und keine Kette getrennter Systeme.
IN brainX
Ist das Leitmotiv der Software: Angebot, Vertrag, Abrechnung und Buchung greifen auf denselben Datenstand zu.
Verwandte Begriffe
Planung
Liquiditätsvorschau
Die Planung, ob die verfügbaren Mittel in den kommenden Wochen und Monaten für alle Zahlungen reichen. Klassisch entsteht sie als Tabelle aus Kontostand, erwarteten Eingängen und Ausgängen.
IN brainX
Die erwarteten Eingänge und Ausgänge liefert der Cashflow Forecast aus Verträgen, Rechnungen und Kreditorenverträgen, ohne Tabelle, die jemand monatlich nachträgt.
Verwandte Begriffe
Abrechnung
Eine definierte Eskalationsstufe im Mahnwesen mit eigener Frist, Tonalität und Gebühr. Üblich sind drei Stufen, bevor eine Forderung übergeben oder ein Zugang gesperrt wird.
IN brainX
Stufen und Fristen liegen als Regel am Vertrag. Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug beenden den Lauf automatisch.
Verwandte Begriffe
Kennzahlen
Monthly Recurring Revenue
Der monatlich wiederkehrende Umsatz aus laufenden Verträgen, normalisiert auf einen Monat. Jahresverträge werden dafür durch zwölf geteilt, damit Monate vergleichbar bleiben.
IN brainX
Ergibt sich laufend aus aktiven Verträgen — nicht aus einem Stichtagsbericht, den jemand baut.
Verwandte Begriffe
Kennzahlen
Net Revenue Retention
Der Anteil des wiederkehrenden Umsatzes einer Kundengruppe, der nach einem Zeitraum noch vorhanden ist, einschließlich Erweiterungen und abzüglich Kündigungen und Herabstufungen. Über 100 % bedeutet, dass Bestandskunden mehr zukaufen, als wegfällt.
IN brainX
Steht in der KPI-Leiste im Home-Dashboard neben ARR, MRR und Churn und wird aus denselben Verträgen berechnet.
Abrechnung
Eine fortlaufende, lückenlose Nummerierung für Belege wie Rechnungen oder Gutschriften, meist mit Präfix und Jahresangabe. Die Lückenlosigkeit ist steuerlich vorgeschrieben.
IN brainX
Wird beim Umzug mit Präfix und Startwert übernommen, sodass die Buchhaltung weiterzählt statt neu anzufangen.
Verwandte Begriffe
Abrechnung
OP-Liste
Alle gestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen zu einem Stichtag. Die Liste ist die Grundlage für Mahnwesen, Liquiditätsplanung und den Jahresabschluss.
IN brainX
Schließen sich beim Zahlungseingang selbst. Was offen bleibt, geht in die hinterlegte Mahnstufe.
Verwandte Begriffe
Vertrieb
Vertriebstrichter
Die Gesamtheit der laufenden Verkaufschancen, gegliedert nach Stufen vom Erstkontakt bis zum Abschluss. Aus Stufe, Wert und Wahrscheinlichkeit entsteht die Umsatzprognose.
IN brainX
Der gewonnene Deal erzeugt den Vertrag direkt — ohne dass jemand die Werte erneut erfasst.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Wertsicherungsklausel
Eine vertragliche Regel, nach der sich Preise an einen Index koppeln — meist den Verbraucherpreisindex. Üblich sind ein fester Anpassungstermin und eine Obergrenze.
IN brainX
Liegt als Regel am Vertrag. Der Lauf rechnet zum Stichtag mit dem neuen Preis, die Ankündigung geht vorher raus.
Verwandte Begriffe
Abrechnung
Anteilige Abrechnung
Die tagesgenaue Berechnung eines Entgelts, wenn eine Leistung nicht den vollen Abrechnungszeitraum umfasst — etwa bei Zugängen mitten im Monat.
IN brainX
Je Vertragsart einstellbar: anteilig nach Tagen oder als voller Monat.
Verwandte Begriffe
Compliance
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Ein Dienst von DATEV, über den Ausgangsrechnungen mit ihren Rechnungsdaten an DATEV Unternehmen online übertragen werden. Die Kanzlei verarbeitet sie dort weiter, ohne dass jemand Belege hochlädt.
IN brainX
Einer der vier Wege von brainX zu DATEV, neben Buchungsdatenservice, ZIP-Export und Buchungsdatenexport. brainX überträgt nur ungebuchte Rechnungen.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Ein CRM, das neben Kontakten und Verkaufschancen auch die wiederkehrenden Verträge, ihre Abrechnung und die daraus folgende Cashflow-Planung führt: vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz.
IN brainX
brainX ist das Subscription-CRM der brainX GmbH. Lead, Vertrag, Rechnungslauf, Zahlungseingang und Forecast liegen im selben System.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Abonnementvertrag
Ein Vertrag über eine wiederkehrende Leistung mit Laufzeit, Turnus und automatischer Verlängerung. Abgerechnet wird periodisch, nicht je Lieferung.
IN brainX
Ist der zentrale Datensatz: Laufzeit, Preis, Kontingent und Abrechnungsregel hängen daran.
Verwandte Begriffe
Planung
Die Hochrechnung des erwarteten Umsatzes aus laufenden Verträgen für kommende Perioden. Laufzeiten, Kündigungen und Preisanpassungen fließen mit ihrem Datum ein.
IN brainX
Eine Aktion im Modul Verträge. Sie stellt den erwarteten Umsatz eines oder mehrerer Verträge für 1 bis 12 Monate, Quartale oder Jahre grafisch dar, nach Gruppen, Umsatz oder beidem.
Verwandte Begriffe
Vertrag
Renewal
Die Fortsetzung eines Vertrags über die vereinbarte Laufzeit hinaus, meist automatisch, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird. Der Zeitpunkt ist zugleich die Gelegenheit für Preisanpassung und Upsell.
IN brainX
Vor Ablauf der Frist erinnert das System den zuständigen Betreuer — nicht ein Sammelpostfach.
Verwandte Begriffe
Compliance
Ein rein strukturierter XML-Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Anders als bei ZUGFeRD gibt es keine sichtbare PDF-Darstellung.
IN brainX
Wird je Kunde hinterlegt. Pflichtfelder wie die Leitweg-ID werden vor dem Versand geprüft.
Verwandte Begriffe
Compliance
Hybrides Rechnungsformat
Ein Format, das eine sichtbare PDF-Rechnung und eine maschinenlesbare XML-Datei in einer Datei vereint. Empfänger können es lesen wie ein PDF oder automatisch verarbeiten.
IN brainX
Wird im selben Lauf erzeugt wie die Rechnung — kein zweiter Kanal, kein Nachfassen.
Verwandte Begriffe
Abrechnung
Eine Rechnung über einen Teilzeitraum, wenn ein Vertrag mitten in einer Abrechnungsperiode beginnt oder sich ändert, etwa durch zusätzliche User. Berechnet wird tagesgenau.
IN brainX
brainX rechnet Änderungen in der Laufzeit tagesgenau als Zwischenrechnung ab. Beim Zeitpunkt „nach Kalenderquartalen“ beginnt der Vertrag mit einer Zwischenrechnung bis zur Quartalsgrenze.
Verwandte Begriffe