Für Finanzteams
Wiederkehrende Abrechnung automatisieren: der Monatslauf, den niemand mehr vorbereiten muss.
32 Std. Monatslauf von Hand entfallen jeden Monat
Was der Monatslauf heute kostet
Fünf Schritte, bis die Rechnungen eines Monats draußen sind
So läuft der Monat, wenn die Verträge in einer Liste stehen und die Rechnungen im Rechnungsprogramm entstehen. Abgleich, Übertrag, Rechnungen und Export kosten zusammen rund 32 Stunden.
MONATSENDE
Vertragsliste mit den Rechnungen des Vormonats abgleichen: Was ist neu, was gekündigt, was geändert?
6 Std.
TAG 1
Mengen, Preise und Fristen aus der Liste in die Rechnungen übertragen und nachsehen, bei wem eine Preiserhöhung fällig ist
8 Std.
TAG 2
Rechnungen anlegen, Änderungen im laufenden Monat anteilig ausrechnen, prüfen und versenden
14 Std.
TAG 3
Export für die Kanzlei aufbereiten, Rückfragen zu Sachkonten und Kostenstellen klären
4 Std.
FOLGEMONAT
Eine Preiserhöhung fehlt, ein gekündigter Vertrag wurde weiter berechnet: Gutschrift, neue Rechnung, Erklärung an den Kunden
Nacharbeit
Der Kernunterschied
Von Hand wird jede Rechnung neu geschrieben. In brainX entsteht sie aus dem Vertrag.
Im Rechnungsprogramm kopiert jemand die Rechnung des Vormonats und passt sie an die Vertragsliste an, für jeden Kunden und jeden Monat. In brainX APP stehen die Regeln einmal am Vertrag. Ändert sich etwas, ändern Sie den Vertrag, und die nächste Rechnung rechnet damit. Nach dem Versand gehen dieselben Daten als Buchungssatz an DATEV.
- Vertrag
- Vertrag ändern
- Rechnung
DATEV
So funktioniert's
Vom Vertrag bis zur Buchung in DATEV, einmal durchgeklickt
STATION 01 VON 05
Die Regeln stehen einmal am Vertrag
Abrechnungsintervall, vorgezogene Rechnungsstellung, Preiserhöhung und Kündigungsfrist sind Felder am Vertrag der MeRo GmbH. Unter „Bevorstehende Änderungen“ steht die nächste Intervallsabrechnung schon mit Leistungszeitraum und Betrag, die Preiserhöhung ab dem zweiten Vertragsjahr ist eingerechnet.
LÄUFT MIT
- Abrechnungsintervall von monatlich bis dreijährig, je Positionsgruppe
- Preiserhöhung als Betrag oder Prozent, im gewählten Intervall
- Rechnung bis zu 90 Tage vor dem Leistungsbeginn
STATION 02 VON 05
Vier User mehr ab dem 12. November
Mit „Vertrag ändern“ trägt Mia Hoffmann die neue Menge und das Datum ein, ab dem sie gilt. brainX plant dafür eine Zwischenrechnung über die restlichen 140 von 365 Tagen der Periode. Die nächste Intervallsabrechnung rechnet bereits mit 16 Usern.
LÄUFT MIT
- Menge, Preis, Status, Position und Intervall mit Wirksamkeitsdatum
- Zwischenrechnung tagesgenau bis zum Periodenende
- Geplante Änderungen lassen sich wieder löschen
STATION 03 VON 05
Die Vertragsabrechnung erstellt, was fällig ist
Am 12. November läuft die Vertragsabrechnung wie an jedem Tag. Sie erstellt die Zwischenrechnung für die MeRo GmbH und die Rechnungen der anderen Verträge, die an diesem Tag fällig sind. In der Liste stehen sie mit dem Status „Automatisch erstellt“.
LÄUFT MIT
- Läuft jeden Tag als Hintergrundaufgabe
- Positionen, Sprache und Steuertyp kommen aus dem Vertrag
- Fälligkeit aus der Zahlungsfrist der Organisation
STATION 04 VON 05
Ihr Team prüft, bestätigt und versendet
Mia Hoffmann öffnet die Zwischenrechnung, prüft Zeitraum und Betrag und setzt den Status auf „bestätigt“. Mit „Senden“ geht die Rechnung per E-Mail an die MeRo GmbH, der Status wechselt auf „gesendet“, der Sendestatus steht am Datensatz.
LÄUFT MIT
- E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931
- Automatischer Mahnlauf mit Sendestatus RE, ZE, M2 und M3
- Einzug per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte über Mollie oder Stripe, optional
STATION 05 VON 05
Die Buchungssätze gehen an DATEV
Mia Hoffmann hakt die gesendeten Rechnungen in der Liste an und wählt unter „Aktionen“ den DATEV Buchungsdatenservice. Die Vorschau zeigt jeden Buchungssatz mit Debitorennummer, Sachkonto und Kostenstelle. Nach „Jetzt übertragen“ registriert das DATEV-Rechenzentrum die Anfrage, danach sind die Rechnungen gebucht.
LÄUFT MIT
- Jahresrechnungen periodengerecht: brainX verteilt den Erlös auf die Monate des Leistungszeitraums
- Fehlen Feldwerte, startet die Übertragung nicht
- Vier Wege: DATEV Export, Rechnungsdatenservice 1.0, Buchungsdatenservice, Buchungsdatenexport
Ein Vertragsjahr
Verlängerung und Preiserhöhung laufen mit, ohne Erinnerung im Kalender
Der Vertrag der MeRo GmbH aus dem Video, über ein ganzes Jahr: Jeder Termin folgt aus einem Feld am Vertrag. Wählen Sie einen Termin, um zu sehen, was brainX daraus macht.
Beispiel: so rechnen wir unsere eigenen brainX-CRM-Verträge ab (29 € je User und Monat).
18.03.2026 Intervallsabrechnung
FELD · VORGEZOGENE RECHNUNGSSTELLUNG 14 TAGE
Die Jahresrechnung kommt zwei Wochen vor dem Start
Der Vertrag beginnt am 01.04.2026 und rechnet jährlich ab. Mit 14 Tagen vorgezogener Rechnungsstellung erstellt die Vertragsabrechnung die Rechnung am 18.03.2026. Bei 14 Tagen Zahlungsfrist ist sie fällig, wenn die Leistung beginnt.
IN brainX · BEVORSTEHENDE ÄNDERUNGEN
Intervallsabrechnung Abrechnung
- Rechnungsstellung
- 18.03.2026
- Leistungszeitraum
- 01.04.2026 – 31.03.2027
- Abrechnungsintervall
- jährlich
- brainX CRM User
- 12 × 348,00 €
- Rechnungsbetrag
- 4.176,00 €
12.11.2026 Zwischenrechnung
AKTION · VERTRAG ÄNDERN, WIRKSAM AB 12.11.2026
Vier User mehr, abgerechnet bis zum Periodenende
Die Änderung gilt ab dem 12. November. Für die restlichen 140 von 365 Tagen der Periode erstellt brainX eine Zwischenrechnung, tagesgenau. Ab der nächsten Periode stehen 16 User auf der Rechnung.
IN brainX · BEVORSTEHENDE ÄNDERUNGEN
Zwischenrechnung Abrechnung
- Rechnungsstellung
- 12.11.2026
- Leistungszeitraum
- 12.11.2026 – 31.03.2027
- Anteil
- 140 von 365 Tagen
- brainX CRM User
- 4 × 133,48 €
- Rechnungsbetrag
- 533,92 €
31.12.2026 Verlängerung
FELD · KÜNDIGUNGSFRIST 3 MONATE
Ohne Kündigung läuft der Vertrag ein weiteres Jahr
Gekündigt werden kann zum Ende der Periode mit drei Monaten Frist, also bis zum 31.12.2026. Läuft der Vertrag weiter, schreibt die Automation zur Vertragsverlängerung das Vertragsende fort, hier auf den 31.03.2028. Eine Erinnerung an den Vertrieb kann eine Automatisierung übernehmen.
IN brainX · VERTRAGSDATEN
Vertragsdaten Aktiv
- Kündigungsfrist
- 3 Monate
- Kündigung zum
- –
- Status
- Aktiv
- Vertragsende
31.03.202731.03.2028- Nächste Intervallsabrechnung
- 18.03.2027
18.03.2027 Preiserhöhung
FELD · PREISERHÖHUNG 3,00 % AB 2. JAHR
Das zweite Vertragsjahr beginnt mit dem neuen Preis
Die Preiserhöhung ist am Vertrag hinterlegt: 3 % jedes Jahr, zum ersten Mal ab dem zweiten Vertragsjahr. Die Intervallsabrechnung für 2027/28 rechnet mit 29,87 € statt 29,00 € je User und Monat, für alle 16 User.
IN brainX · BEVORSTEHENDE ÄNDERUNGEN
Intervallsabrechnung Abrechnung
- Rechnungsstellung
- 18.03.2027
- Leistungszeitraum
- 01.04.2027 – 31.03.2028
- Preiserhöhung
- 3,00 %
- brainX CRM User
16 × 348,00 €16 × 358,44 €- Rechnungsbetrag
- 5.735,04 €
LÄUFT AUTOMATISCH · KLICK HÄLT ANANGEHALTEN · TERMIN WÄHLEN
* Demo-Daten, Beträge netto. Zwischenrechnung: 4 User × 348,00 € × 140/365 Tage = 533,92 €. Zweites Vertragsjahr: 348,00 € × 1,03 = 358,44 € je User, × 16 User = 5.735,04 €.
Vorher und nachher
Sechs Fragen an den Monatslauf, zweimal beantwortet
Links Vertragsliste und Rechnungsprogramm, wie sie in vielen Unternehmen nebeneinander laufen. Rechts brainX APP mit derselben Frage.
| FRAGE | VERTRAGSLISTE UND RECHNUNGSPROGRAMM | brainX APP · VERTRAGSABRECHNUNG | |
|---|---|---|---|
| 01Wann entsteht die Rechnung? | Wenn jemand die Vertragsliste durchgeht, meist gesammelt am MonatsendeMensch + Liste | Am Fälligkeitstag aus dem Vertrag. Die Vertragsabrechnung läuft jeden TagbrainX · automatisch | |
| 02Was passiert bei der Preiserhöhung? | Jemand muss daran denken, oft erst nach der RechnungKalender | Sie greift im eingestellten Vertragsjahr auf allen freigeschalteten Positionenam Vertrag | |
| 03Wer rechnet eine Änderung mitten in der Periode ab? | Wer die Tage zählt, teilt und den Betrag eintipptTaschenrechner | brainX, als tagesgenaue Zwischenrechnung ab dem Datum, an dem die Änderung giltbrainX · automatisch | |
| 04Was passiert nach einer Kündigung? | Die Rechnung muss jemand stoppen, sonst läuft sie weiterMensch + Liste | Status „Gekündigt“: letzte Rechnung bis zum Vertragsende, danach keine mehram Vertrag | |
| 05Wer prüft vor dem Versand? | Dieselbe Person, die die Rechnung gerade abgetippt hatRechnungsprogramm | Ihr Team, bevor es die Rechnung bestätigt und versendet. Der Status zeigt, was noch offen istim System | |
| 06Wie kommt die Rechnung zur Kanzlei? | Als CSV am Monatsende, die Rückfragen kommen am MonatsanfangE-Mail | Als Buchungssatz mit Debitor, Sachkonto und Kostenstelle über die DATEV-IntegrationDATEV |
Ihr Team pflegt Verträge. Rechnung und Buchungssatz erstellt brainX.
Rechnen Sie es auf Ihre Zahlen
Was kostet der Monatslauf von Hand im Jahr?
Stunden für Abgleich, Übertrag, Rechnungen und Export im Monat, mal Stundensatz und zwölf Monate. Das ist die Zahl, gegen die brainX antritt.
- Monatslauf im Monat (Protokoll oben)
- 32 Std.
- Stundensatz Buchhaltung
- 65 €
- Monate im Jahr
- 12
WAS SIE DER MONATSLAUF VON HAND IM JAHR KOSTET
Bei 32 Std. im Monat und 65 € Stundensatz
24.960 €*
Arbeitszeit für Rechnungen, die schon im Vertrag stehen.
* 32 Std. × 65 € × 12 Monate = 24.960 €. Die 32 Std. setzen sich aus dem Protokoll oben zusammen: Abgleich 6 Std., Übertrag 8 Std., Rechnungen 14 Std., Kanzlei 4 Std. Bei der Brainformatik GmbH waren es vor brainX 2 Personen × 2 Tage × 8 Std. im Monat.
Einwände
Was Sie zu Recht fragen
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, rechnet jeden Tag die fälligen Verträge ab: Intervall von monatlich bis dreijährig, Preiserhöhung als Betrag oder Prozent, tagesgenaue Zwischenrechnung bei Änderungen, E-Rechnung nach EN 16931 und Buchungssätze an DATEV über vier Wege. Der Free-Zugang ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne zeitliche Begrenzung. Danach wechseln Sie zu Business.
Die meisten Sonderfälle sind Felder am Vertrag: ein eigenes Abrechnungsintervall je Positionsgruppe, Abrechnung nach Kalenderquartalen mit Zwischenrechnung bis zur Quartalsgrenze, Rabattstaffeln an Quartalsgrenzen, vorgezogene Rechnungsstellung und Dienstleistungen, die nach Menge abgerechnet werden. Was nicht aus einem Vertrag kommt, erstellen Sie als Standard-, Raten-, Abschlags- oder Schlussrechnung.
Automatisch erstellte Rechnungen stehen vor dem Versand in der Liste, Ihr Team prüft sie, bevor es sie bestätigt. Ist eine Rechnung gebucht, lässt sie sich nicht mehr ändern, auch nicht per API oder Automatisierung. Korrigiert wird dann über Gutschrift oder Storno.
Sie legen die Erhöhung einmal für den Mandanten fest, als Betrag oder Prozent, jedes erste bis vierte Jahr und zum ersten Mal ab dem zweiten bis fünften Vertragsjahr. brainX übernimmt sie in jeden Vertrag. Dort lässt sie sich überschreiben und je Position abschalten. An einen Preisindex gekoppelt ist sie nicht.
Die Kündigungsfrist ist ein Feld am Vertrag: ein, zwei, drei oder sechs Monate oder ohne. Mit Status „Gekündigt“ erstellt brainX die letzte Rechnung bis zum Vertragsende und danach keine mehr, gekündigt werden kann auch je Position. Läuft der Vertrag weiter, schreibt die Automation zur Vertragsverlängerung das Vertragsende Jahr für Jahr fort.
Ihre Kanzlei bekommt statt einer Liste am Monatsende Buchungssätze mit Debitor, Sachkonto und Kostenstelle und arbeitet in DATEV weiter wie gewohnt. brainX übernimmt die vorbereitende Buchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss bleiben bei der Kanzlei. Welcher der vier Wege passt, hängt davon ab, wie sie arbeitet. Voraussetzung ist ein aktives Konto bei DATEV Unternehmen online.
Verträge mit automatischer Folgerechnung, Zwischenrechnung, Preiserhöhung und „Vertrag ändern“ gehören zu brainX APP, im Free-Zugang kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten. In brainX CRM bildet das Paket Abrechnung Abo-Rechnungen als Ratenzahlung ab: mit Abrechnungsintervall, Laufzeit, Abrechnung im Voraus oder im Nachhinein und Raten mit eigener Fälligkeit. Die DATEV-Integration gibt es in beiden Produkten, in brainX CRM mit dem Paket Abrechnung.
Vertragslisten lesen wir über die Importfunktion ein und ordnen die Spalten den Vertragsfeldern zu, auch Intervall und Preiserhöhung. Bis zum Go-live vergehen sechs Wochen in vier Phasen, umgeschaltet wird zu einem Monatsanfang. Doppelt gepflegt wird in keiner Phase.
Bringen Sie drei Verträge mit, die jeden Monat Arbeit machen.
Wir legen sie in der Demo an und zeigen die Rechnungen, die daraus entstehen, mit Zwischenrechnung, Preiserhöhung und Übergabe an DATEV. In 30 Minuten.
Erst eine Frage klären? Kontakt aufnehmen