Für Operations und Prozessverantwortliche
Abläufe standardisieren, ohne jede Übergabe nachzuhalten.
IHR ABLAUF IN brainX
5 Schritte
- 01
Kette einmal einrichten
Ihre Aufgabe - 02
Vertrag aus dem Deal
automatisch - 03
Kontingent und Ticket
automatisch - 04
Erste Rechnung im Lauf
automatisch - 05
Protokoll am Datensatz
automatisch
Heute, mit Übergaben von Hand
Was eine Übergabe kostet, solange jede Abteilung ihre eigene Liste führt
Der Vertrieb meldet den Abschluss per E-Mail, der Service legt das Kontingent in einer Tabelle an, die Buchhaltung erfährt vom Vertrag beim Monatsabschluss. Die Übergaben kosten jede Woche Zeit. Teurer wird, was dabei durchrutscht: eine erste Rechnung, die einen Monat zu spät rausgeht, und ein Kunde, der auf sein Onboarding wartet.
KOSTEN
Was Sie die Übergaben von Hand kosten
Nach jedem Abschluss informiert jemand Service und Buchhaltung und fragt später nach, ob alles angekommen ist.
≈ 1.800 € pro Monat*
RISIKO
Was eine verspätete erste Rechnung verschiebt
Der Vertrag beginnt am Ersten, die Buchhaltung erfährt davon zum Monatsabschluss. Die erste Rechnung geht einen Monat später raus, das Geld kommt einen Monat später.
16.400 € erst im Folgemonat*
RISIKO
Was ein Onboarding ohne Auftrag kostet
Die Mail an den Service liegt im Postfach von jemandem, der im Urlaub ist. Der neue Kunde wartet auf den Start und meldet sich beim Vertrieb.
Fehlstart beim neuen Kunden
* Rechenbeispiele für ein Unternehmen mit 40 Abschlüssen im Monat. Übergaben: 40 Abschlüsse × 3 Übergaben × 15 Min. × 60 €/Std. Vollkosten = 1.800 €. Erste Rechnung: 10 neue Verträge im Monat × 1.640 € erste Monatsrechnung = 16.400 €, die einen Monat später eingehen.
Eine Kette über drei Abteilungen
So läuft ein Ablauf im System
IHR SCHRITT · EINMALIG
Sie richten die Kette einmal ein
Die Automation liegt als Vorlage bereit. Sie legen fest, an welche Gruppe das Onboarding-Ticket geht und welche E-Mail der Kunde bekommt, und schalten sie aktiv. Was keine Vorlage abdeckt, bauen Sie im No-Code-Editor aus Auslöser, Bedingung und Aktion.
Integrationen & Funktionen
Auch Systeme außerhalb von brainX hängen an derselben Kette
Automationen reagieren auf Ereignisse aus angebundenen Systemen und rufen externe Dienste auf. Berechtigungen und Protokoll gelten dabei genauso.
- Webhooks und REST APIAutomationen reagieren auf Webhooks, API- und Import-Ereignisse und rufen ihrerseits externe Dienste auf.
n8nFür Strecken mit Systemen ohne eigene Integration, etwa ein Lager- oder Branchenprogramm.
JiraAutomationen stoßen Vorgänge in Jira an. Anfragen aus Jira Service Management werden zu Tickets in brainX.
Digitale UnterschriftDocuSign oder DocuSeal als Schritt in der Kette. Ist unterschrieben, läuft der nächste Schritt an.
SO BLEIBT DER ABLAUF UNTER KONTROLLE
- Admin-Berechtigung Sie legen fest, wer Automationen anlegen, ändern und aktivieren darf.
- Protokoll am Datensatz Auslöser, Bedingung und Aktion jedes Laufs sind nachvollziehbar, auch Monate später.
- Mandanten getrennt Automationen greifen nur im eigenen Mandanten, externe Dienste laufen über dieselben Regeln.
Automatisierung ist kein Zusatzpaket. In brainX APP ist sie in Free, Business und Enterprise enthalten, die Zahl der Automationen ist unbegrenzt und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
Der Unterschied im Alltag
Derselbe Abschluss, umgeschaltet
HEUTE
4 Listen 3 Übergaben 2 Nachfragen
je Abschluss, per E-Mail, Tabelle und Zuruf
BALKEN = MANUELLER ANTEIL
Abschluss
Der Vertrieb schreibt eine E-Mail an Service und Buchhaltung und hofft, dass sie gelesen wird.
per E-Mail
Vertrag
Der Vertrag entsteht aus der Mail, die Positionen werden neu getippt.
neu getippt
Service
Kontingent in der Tabelle, Onboarding auf Zuruf, wenn jemand daran denkt.
auf Zuruf
Abrechnung
Die Buchhaltung erfährt beim Monatsabschluss vom Vertrag, die erste Rechnung kommt zu spät.
1 Monat später
Nachweis
Wer was wann erledigt hat, steht in keinem System.
nicht belegt
ZEIT
Was Ihr Team zurückbekommt
Die Übergaben nach jedem Abschluss entfallen, ebenso das Nachfragen, ob alles angekommen ist.
30 Std./Monat*
MIT brainX
Operations legt den Ablauf einmal fest. Vertrag, Kontingent, Ticket und Rechnung folgen automatisch.
* Rechenbeispiel: 40 Abschlüsse im Monat × 3 Übergaben × 15 Min. = 30 Std.
Nicht nur für Sie
Argumente für die Runde, die mitentscheidet
Vertrieb
Der gewonnene Deal ist der Auslöser. Was danach passiert, muss niemand mehr anstoßen.
Vertrieb
Kundenservice
Kontingent und Onboarding-Ticket sind da, bevor der neue Kunde anruft.
Kundenservice
Finanzen & Controlling
Die erste Rechnung kommt mit dem Vertragsbeginn, nicht mit dem Monatsabschluss.
Finanzen & Controlling
IT & Datenschutz
Webhooks, REST API und n8n, mit Admin-Berechtigungen und Protokoll.
IT und Datenschutz
Häufig gefragt
Was Operations vor der Umstellung fragt
Nein. Über 30 fertige Automationen liegen als Vorlage bereit. Sie passen Auslöser, Bedingungen und Aktionen an und schalten sie aktiv. Was keine Vorlage abdeckt, bauen Sie im No-Code-Editor, ohne Programmierkenntnisse. Für komplexe Sonderfälle unterstützt unser Team beim Aufbau.
Jeder Schritt wird am Datensatz protokolliert: welcher Auslöser gegriffen hat, welche Bedingung geprüft und welche Aktion ausgeführt wurde. So sehen Sie, an welcher Stelle eine Kette nicht weitergelaufen ist, und passen die Automation an oder schalten sie ab.
Das steuern Admin-Berechtigungen. Automationen sind jederzeit änderbar, aktivierbar und deaktivierbar, Mandanten bleiben getrennt.
Ja. Automationen reagieren auf Webhooks, API- und Import-Ereignisse und rufen externe Dienste auf, etwa DocuSign, DocuSeal oder Jira. Für eigene Strecken gibt es die REST API und n8n.
Ein Workflow-Tool verbindet Systeme, die getrennte Daten haben. In brainX liegen Deal, Vertrag, Kontingent, Ticket und Rechnung im selben Datensatz. Die Automation arbeitet direkt darauf, bis auf die einzelne Rechnungsposition und an jedem Datumsfeld.
Unbegrenzt, in allen Paketen von brainX APP. Die Anzahl wirkt sich nicht auf den Preis aus.
Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem Ansprechpartner. Die Vorlagen stehen ab dem ersten Tag bereit.
Einmal Ihre Übergaben durchsprechen?
30 Minuten, mit Ihren Abläufen zwischen Vertrieb, Service und Buchhaltung. Oder Sie fordern den kostenlosen Free-Zugang an, die über 30 Vorlagen sind ab dem ersten Tag dabei.