Formulare und Systeme in n8n, aktuelle Datensätze in brainX
Die brainX Node in n8n sucht, legt an, aktualisiert und verknüpft Datensätze in jedem brainX-Modul, auch mit Ihren eigenen Feldern. So landet etwa jeder Lead aus der Landingpage ohne Dublette im CRM.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM schon im Basispaket und im Free-Zugang. Voraussetzung: eine n8n-Instanz, als Cloud-Konto oder selbst betrieben.
Der Weg der Daten
Vom Formular über den Workflow in Ihre brainX-Module
Ein Webhook in n8n nimmt die Daten entgegen. Der Workflow prüft in brainX, was es schon gibt, und legt an oder aktualisiert.
01
In Ihrem System
- Ein Kontaktformular, eine Landingpage oder ein anderes Tool sendet Daten per HTTP an n8n
- Der Webhook ist per Header-Authentifizierung abgesichert
- WebhookHTTP POST
02
Im n8n-Workflow
- Die brainX Node sucht, legt an, aktualisiert oder verknüpft
- Bedingungen entscheiden, welcher Zweig läuft
- Felder aus mehreren Vorgänger-Nodes lassen sich kombinieren
- brainX REST APIüber die brainX Node
03
In brainX
- Neue oder aktualisierte Datensätze in jedem Modul, auch mit eigenen Feldern
- Verknüpfungen, etwa Lead mit Kampagne
- Ab hier übernehmen brainX-Automatisierungen
Zapier oder n8n
Zapier oder n8n: was in brainX möglich ist
Beide verbinden brainX ohne Programmierung mit anderen Systemen. Sie unterscheiden sich darin, was der Workflow in brainX tun darf.
| MERKMAL | Zapier | n8nDiese Seite |
|---|---|---|
| Datensätze anlegen | In Leads, Kontakten, Organisationen und Kampagnen | In jedem Modul, auch mit eigenen Feldern |
| Datensätze ändern | Nein | Ja, nur die übergebenen Felder |
| Suchen, etwa vor dem Anlegen | Nein | Ja, mit Filtern je Modul |
| Datensätze verknüpfen | Nein | Ja, etwa Lead mit Kampagne |
| Feldauswahl | Fest: Pflichtfelder und Kontaktdaten | Alle Felder, auch später angelegte |
| Betrieb | Zapier-Konto in der Cloud | n8n-Cloud oder selbst betrieben |
Stand: Oktober 2026. Quellen: brainX Handbuch, Zapier und brainX Handbuch, n8n-Integration.
Ablauf
Einmal verbinden, dann Workflow bauen, testen und veröffentlichen
Die Zugangsdaten hinterlegen Sie einmal. Jeder Workflow durchläuft danach Test und Veröffentlichung.
Schritt 01 · Einmalig
API-Passwort erzeugen
Unter Meine Einstellungen erzeugen Sie ein eigenes API-Passwort. Es gilt nur für den API-Zugriff und ist nicht Ihr Anmeldepasswort.
Schritt 02 · Einmalig
Zugangsdaten in n8n hinterlegen
In n8n legen Sie Credentials mit der Adresse Ihrer brainX-Instanz, Ihrem Benutzernamen und dem API-Passwort an. „Test Connection“ prüft die Verbindung.
Schritt 03 · Je Workflow
Workflow aus Nodes bauen
Die brainX Node finden Sie in n8n unter Integrations mit der Suche nach „brainX“. Sie bietet Search, Create, Update, Get, Add Relations und für Sonderfälle Custom API Call.
Schritt 04 · Je Workflow
Mit Testdaten prüfen
Im Test Mode empfängt der Webhook Testdaten über eine eigene URL. Aktivieren Sie ihn erst kurz vor dem Absenden, er stoppt nach kurzer Zeit von selbst.
Schritt 05 · Je Workflow
Veröffentlichen und absichern
Nach „Publish“ ist die Produktions-URL dauerhaft aktiv und öffentlich erreichbar. Sichern Sie den Webhook deshalb mit Header-Authentifizierung ab.
Für Landingpages und Formulare
Jeder Lead aus dem Formular landet genau einmal im CRM
Der Workflow sucht zuerst nach der E-Mail-Adresse. Gibt es den Lead schon, aktualisiert er ihn, sonst legt er einen neuen an. Danach verknüpft er den Lead mit der Kampagne.
- Beim Aktualisieren ändern sich nur die übergebenen Felder.
- „Always Output Data“ liefert auch ohne Treffer ein Ergebnis, das die Bedingung auswerten kann.
- Den Beispiel-Workflow stellt brainX zum Download bereit.
Beispiel: Anmeldung zum Herbst-Webinar
Martin Keller füllt das Formular aus. Er ist schon als Lead in brainX.
- Webhook
- Search
- IF
- Update ✓
- Create
- Add Relations
Search findet m.keller@nordlicht-it.de · Zweig „true“
Lead aktualisiert
1Doppelt angelegt
0| Strang | Aktion |
|---|---|
| 1 · Quelle ist Webseite | Vertrieb benachrichtigen |
| 2 · Wunschtermin ist gesetzt | Termin anlegen, 30 Min. |
| 3 · E-Mail ist gesetzt | Bestätigung senden |
Auslöser ist „Lead wird erstellt“. Die Bestätigung nutzt die Briefanrede aus brainX.
Beispielwerte. Beispiel nach dem Praxisbeispiel im brainX Handbuch. Die Automatisierung in brainX muss aktiv sein, damit sie bei neuen Leads auslöst.
In einem System
Was nach dem Workflow in brainX passiert
n8n bringt die Daten nach brainX. Die Prozesse in brainX übernehmen die brainX-Automatisierungen, in der APP wie im CRM.
- n8nSIE SIND HIERDatensätze suchen, anlegen, ändern und verknüpfen, aus jedem Workflow.
- Leads und KampagnenDANACH · brainX CRMIm Paket Marketing bündeln Kampagnen die Leads einer Aktion. Im Paket Sales werden daraus Deals.Zum Paket Marketing
- AutomatisierungenDANACH · brainX APPEine Automatisierung reagiert auf den neuen Lead, etwa mit Termin und Bestätigung.Zur Automatisierung
Voraussetzungen und Grenzen
Drei Voraussetzungen für den ersten Workflow
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM ab dem Basispaket
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang.
- n8n-Instanz
Als n8n-Cloud-Konto oder selbst betrieben, mit der brainX Community Node.
- API-Passwort
Erzeugt unter Meine Einstellungen für den User, über den n8n zugreift.
Einrichtung mit Consulting: Wir bauen den ersten Workflow mit Ihnen und verbinden ihn mit Ihren brainX-Automatisierungen.
Gut zu wissen
- E-Mail-Versand freischalten. Ein Postfach versendet in Workflows und Automatisierungen erst nach „Automatisierung erlauben“ in seinen Einstellungen.
- Neue Felder nachladen. Felder, die Sie nach dem ersten Öffnen in brainX anlegen, holt der Refresh-Button in die Node.
- Datum mit Zeitzone. Datums- und Zeitfelder erwartet brainX im Format ISO 8601, etwa 2026-10-27T09:00:00+01:00.
- Verknüpfen ist nicht Ändern. Add Relations gilt für Verknüpfungen im Relations-Tab, etwa Lead und Kampagne. Andere Relationsfelder setzen Sie mit Create oder Update.
Häufige Fragen
Fragen zur n8n-Integration
Alle Operationen und Einstellungen der Node beschreibt das Handbuch, mit Praxisbeispiel. Handbuch: n8n-Integration
Ein Baustein für n8n, den brainX entwickelt und pflegt und den n8n verifiziert hat. Er bildet die brainX REST API ab, sodass Sie Datensätze ohne Code lesen, anlegen, ändern und verknüpfen.
Ja. Die n8n-Integration hat in der brainX APP, im brainX CRM ab dem Basispaket und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Ein API-Passwort, das Sie unter Meine Einstellungen erzeugen. Ihr normales Anmeldepasswort funktioniert dafür nicht.
Ja. Mit „Custom API Call“ rufen Sie jeden Endpunkt der brainX REST API direkt auf, mit GET, POST, PATCH oder DELETE.
Ja. „Get Companies“ liefert die Mandanten, auf die der verbundene User Zugriff hat.
Auf dem brainX YouTube-Kanal zeigt die Reihe Deep Dive in Teil 7 einen Landingpage-Workflow und in Teil 8 die Erweiterung mit einer brainX-Automatisierung. Den Workflow gibt es in der Videobeschreibung zum Download.
Die n8n-Integration ist ab dem Basispaket enthalten, eine eigene Buchung brauchen Sie nicht. Für n8n selbst gelten die Konditionen von n8n.
Fragen zu Ihrem Workflow?
In der Regel hören Sie innerhalb weniger Stunden von uns, spätestens am nächsten Werktag.