Zusatzpaket für brainX CRM
Vom Auftrag zur bezahlten Rechnung.
Abrechnung schließt die Lücke zwischen Verkauf und Buchhaltung: Lieferschein, Rechnung, Mahnung und die Übergabe an DATEV entstehen aus demselben Auftrag, ohne dass jemand Zahlen überträgt.
Eine Kette statt Medienbrüche
Jeder Beleg entsteht aus dem vorherigen, nicht neu
Zwischen Auftrag, Lieferung, Rechnung und Buchhaltung wird nichts abgetippt und nichts exportiert.
AUFTRAG
Grundlage
Der gewonnene Deal wird zum Auftrag, mit Positionen, Preisen und Konditionen.
MODULE Aufträge · Assets
Positionen & Preise
LIEFERUNG
Lieferschein
Was geliefert wurde, steht am Auftrag, Teillieferungen inklusive.
MODULE Lieferscheine
Liefermenge
RECHNUNG
Beleg
Die Rechnung entsteht aus Auftrag und Lieferschein, als PDF oder E-Rechnung.
MODULE Rechnungen · Ergänzungen
Belegdaten
ZAHLUNG
Offene Posten
Zahlungseingang, Teilzahlung, Gutschrift oder Storno stehen am Beleg.
MODULE Gutschriften · Stornos
Zahlstatus
BUCHHALTUNG
Übergabe
Belege und Buchungsdaten gehen strukturiert an DATEV, ohne Sammelmail.
MODULE Rechnungen · Eingangsrechnungen
Vier Stellen, an denen es heute klemmt
Die Rechnung ist kein neues Dokument.
Sie ist das Ergebnis von Auftrag und Lieferung. Überall, wo Werte neu getippt werden, entstehen Differenzen und Rückfragen aus der Buchhaltung.
WOCHENZEIT, DIE IN DIE VERWALTUNG VON BELEGEN GEHTSTUNDEN / WOCHE
Rechnungen schreiben
7 hPositionen aus dem Auftrag abtippen, Preise nachrechnen, Beleg als Word-Vorlage bauen.
Rechnungen · Aufträge
Belege für die Steuerberatung aufbereiten
3 hMonatlich PDFs sammeln, sortieren und per Sammelmail verschicken.
DATEV-Schnittstelle
Offene Posten verfolgen und mahnen
4 hKontoauszug gegen Rechnungsliste abgleichen, Mahnungen einzeln schreiben.
Rechnungen · Mahnwesen
Eingangsrechnungen prüfen und erfassen
3,5 hRechnung suchen, Bestellung suchen, Freigabe per Mail einholen.
Eingangsrechnungen · Lieferanten
Erfahrungswerte aus Einführungsprojekten, Beispiel: kaufmännisches Team mit drei Personen. Ihre Zahlen rechnen wir im Gespräch durch.
Vier Mehrwerte und die Module, die sie tragen
Positionen, Kundenpreise und Konditionen wandern aus dem Auftrag in die Rechnung. Kein zweites Erfassen, keine Differenz zwischen Angebot und Beleg.
Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung sagen dasselbe, weil sie auf denselben Positionen beruhen.
ZUGFeRD und XRechnung entstehen direkt aus dem Beleg. Sie brauchen kein zusätzliches Portal und keinen manuellen Umweg.
Ein Beleg, zwei Ausgabewege: PDF für den Kunden, strukturierter Datensatz für die Pflicht.
Offene Posten, Fälligkeiten und Zahlungserinnerungen mit Datum (1. und 2. ZE) laufen automatisch und nachvollziehbar nach Ihren Regeln. Niemand fasst mehr aus dem Gedächtnis nach.
Sie sehen jederzeit, welches Geld aussteht und seit wann, ohne eine Liste zu pflegen.
Bestellung, Lieferant und Status „bestätigt“ stehen an einem Beleg. Verpflichtungen sind sichtbar, bevor sie fällig werden, und die Buchhaltung bekommt beide Richtungen strukturiert.
Zu jeder Eingangsrechnung gehört eine Bestellung. Abweichungen fallen bei der Prüfung auf, nicht im Abschluss.
DAFÜR EINGESETZTE MODULE ALLE 10 MODULE IM PAKET
- RechnungenABRECHNUNGBelege aus Auftrag und Lieferschein erzeugen, als PDF oder strukturierte E-Rechnung.
- AufträgeGRUNDLAGEDer gewonnene Deal wird zum Auftrag, inklusive Positionen und Konditionen.
- LieferscheineLOGISTIKLieferungen und Teillieferungen dokumentieren, Bezug zum Auftrag bleibt erhalten.
- GutschriftenKORREKTURKorrekturen sauber abbilden, mit Bezug zum ursprünglichen Beleg.
- StornosKORREKTURBelege revisionssicher stornieren, statt sie zu löschen oder zu überschreiben.
- EingangsrechnungenEINKAUFLieferantenrechnungen erfassen, prüfen und mit der Bestellung abgleichen.
- EinkaufsbestellungenEINKAUFBestellungen bei Lieferanten auslösen und den Wareneingang nachverfolgen.
- LieferantenEINKAUFLieferantenstammdaten mit Konditionen, Belegen und Ansprechpartnern.
- ErgänzungenBELEGEZusätzliche Positionen und Zuschläge am Beleg abbilden, ohne ihn neu zu bauen.
- AssetsBESTANDWas beim Kunden im Einsatz ist, als Grundlage für Wartung, Verlängerung und Abrechnung.
4 Integrationen & Funktionen im Paket
Buchhaltung, Zahlung und Rechnungsformat ohne Zwischenschritt
- DATEVRechnungsbelege und Buchungsdaten gehen automatisch an Ihre Steuerberatung.
- ZUGFeRD / XRechnungE-Rechnungen im geforderten Format empfangen und versenden.
- Zahlungslinks
- MahnwesenMahnstufen, Fristen und Gebühren laufen nach Ihren Regeln.
Statt Insellösungen
Jeder manuelle Übertrag ist eine Fehlerquelle mehr
Vier Systeme bedeuten drei Übergaben und drei Stellen, an denen etwas schieflaufen kann. Bei jedem Beleg, jeden Monat.
HEUTEMIT PAKET ABRECHNUNG
- 4WIE DIESE ZAHL ENTSTEHT Auftragsdaten im CRM, Abrechnungssystem, offene Posten in Tabellen und die Sammelmail an die Steuerberatung. Vier Orte, an denen Belegdaten liegen.
Werkzeuge im Einsatz
ANZAHL SYSTEME
1WAS DAVON BLEIBT Ein System: Auftrag, Rechnung, offene Posten und die Übergabe an DATEV hängen am selben Beleg. - 3WIE DIESE ZAHL ENTSTEHT Positionen und Konditionen ins Rechnungssystem übertragen, Zahlungseingänge von Hand zuordnen, Belege sammeln, exportieren und versenden.
Übergaben von Hand
JE BELEG
0WAS DAVON BLEIBT Keine: die Rechnung entsteht aus Auftrag und Lieferschein, Zahlungen werden zugeordnet, Belege gehen über DATEV. - 3WIE DIESE ZAHL ENTSTEHT Der Kunde im CRM, die Rechnungsadresse im Abrechnungssystem, der offene Posten in der Tabelle. Drei Stände, die bei jeder Änderung auseinanderlaufen.
Getrennte Datenstände
JE KUNDE
1WAS DAVON BLEIBT Ein Stand je Kunde: Konditionen, Belege und offene Posten hängen am selben Datensatz. - 17,5 hWIE DIESE ZAHL ENTSTEHT Vier Routinen aus der Aufwandsrechnung: Rechnungen schreiben 7 h, Belege aufbereiten 3 h, offene Posten verfolgen 4 h, Eingangsrechnungen prüfen 3,5 h. Bezug: kaufmännisches Team mit drei Personen.
Zeit für Routinen
STUNDEN JE WOCHE
3,5 hWAS DAVON BLEIBT Was bleibt, ist Prüfen und Freigeben: Rechnungslauf freigeben 1,5 h, Mahnvorschläge prüfen 1 h, Eingangsrechnungen freigeben 1 h. Die Belegaufbereitung entfällt.
STEHT AUF KEINER KOSTENSTELLE
14 hpro Woche zurück in die Buchhaltung statt ins AbtippenRUND 80 ARBEITSTAGE IM JAHR
Häufige Fragen zu Paket Abrechnung
Zehn Module: Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften, Stornos, Eingangsrechnungen, Einkaufsbestellungen, Lieferanten, Ergänzungen und Assets. Dazu vier Integrationen und Funktionen: DATEV, ZUGFeRD und XRechnung, Zahlungsabwicklung und Mahnwesen. Paket Abrechnung setzt auf dem Grundpaket Basis auf.
ZUGFeRD und XRechnung erstellen Sie direkt aus dem Beleg, ohne zusätzliches Portal. Belege und Buchungsdaten gehen strukturiert an DATEV, ohne Sammelmail an die Kanzlei.
Bei 5 bis 10 Usern kostet Paket Abrechnung im Jahresvertrag 15 € je User und Monat, zusätzlich zur Basis mit 29 €. Mit mehr Usern sinkt der Preis je Staffel. Im Jahresvertrag zahlen Sie 9 % weniger als bei monatlicher Zahlweise. Mindestlaufzeit 12 Monate, keine Einrichtungsgebühr.
Ja. Jedes Paket lässt sich einzeln zur Basis dazuschalten, die Umstellung greift zum nächsten Abrechnungszeitraum. Module, die zu mehreren Paketen gehören, etwa Leads oder Partner, zahlen Sie nur einmal.
Rechnungen, E-Rechnung, Mahnwesen und die DATEV-Übergabe gibt es in beiden. Abo-Rechnungen bilden Sie im Paket Abrechnung als Ratenzahlung ab, mit Abrechnungsintervall, Laufzeit und Raten mit eigener Fälligkeit. Die wiederkehrende Abrechnung aus Verträgen mit Folgerechnung, Zwischenrechnung und Preiserhöhung gibt es nur in brainX APP, dem Subscription-CRM.
Abrechnung dazuschalten, in 30 Minuten geklärt.
Wir schauen uns Ihren Belegfluss an, zeigen Rechnung, Mahnwesen und DATEV-Übergabe am echten System und rechnen Ihre Lizenzstaffel durch. Ohne Einrichtungsgebühr, Mindestlaufzeit 12 Monate.