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Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen

Vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz: Verträge, Abrechnung und Cashflow in einem System.

Live-Demo buchenIn 6 Schritten vom Lead zu DATEV
  • Free-Zugang 0 €, ohne zeitliche Begrenzung
  • ZUGFeRD und XRechnung
  • DATEV-Export aus der Rechnungsliste

UNTERNEHMEN, DIE MIT brainX ARBEITEN

Sechs Schritte, ein Datensatz

Ein Datensatz läuft vom ersten Kontakt bis zum DATEV-Export.

Jeder Schritt beantwortet eine Frage aus Ihrem Alltag. Zu jedem Schritt sehen Sie die passende Ansicht in brainX APP.

1 · Vertrieb

Woher kommt der Umsatz?

Aus dem Lead wird ein Deal, ohne dass jemand Daten abtippt.

Ein Lead wird mit einem Klick zu Kontakt, Organisation und Deal. Den Deal führen Sie bis „gewonnen“, und daraus entsteht Auftrag oder Rechnung, ohne zweite Erfassung.

  • Leads mit Name, Organisation, E-Mail und Funktion, mit Such-, Filter- und Spaltenleiste
  • „Lead umwandeln“ legt bis zu fünf verknüpfte Datensätze an: Kontakt, Organisation, Deal, Termin und Aufgabe
  • Aus dem Deal direkt „Neuer Auftrag“ oder „Neue Rechnung“

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2 · Customer Success

Was wurde verkauft?

Der Vertrag legt fest, was wann abgerechnet wird.

Im Vertrag steht, was der Kunde gekauft hat, wie oft abgerechnet wird und wann er kündigen kann. Ändert sich der Umfang, ändern Sie den Vertrag, und die Umsatzvorschau zeigt, welche Umsätze Sie daraus erwarten.

  • Status „Aktiv“, „Inaktiv“ oder „Gekündigt“
  • Abrechnungsintervall, Kündigungsfrist und Preiserhöhung als Felder am Vertrag
  • Änderungen über „Vertrag ändern“, Umsatzvorschau je Vertrag als Diagramm

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3 · Finance

Wie wird abgerechnet?

Jeder Vertrag rechnet nach seinem eigenen Modell ab – vollautomatisch.

brainX ist für Subscription-Geschäft gebaut, nicht für ein festes Preismodell. Abos, einmalige Leistungen und Abschlagspläne stehen im selben Vertrag, Änderungen planen Sie mit Datum, und die fälligen Rechnungen entstehen jeden Tag vollautomatisch.

  • Sieben Abrechnungsintervalle, je Positionsgruppe ein eigenes
  • Zwischenrechnung tagesgenau bei Änderungen im laufenden Zeitraum
  • Preiserhöhung je Vertrag, je Vorgang überschreibbar
Erweiterung, Rabatt, Preiserhöhung, TeilkündigungFünf Fälle aus dem Abo-Alltag am Beispielvertrag ansehen

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4 · Finance

Ist das rechtssicher?

brainX erzeugt E-Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung.

Ausgangsrechnungen erstellt brainX als ZUGFeRD oder XRechnung, ohne Zusatz-Tool. Eingehende E-Rechnungen laden Sie als PDF oder XML hoch, und brainX prüft sie beim Upload.

  • ZUGFeRD verbindet ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, XRechnung ist reines XML
  • Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 01.01.2025
  • Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028

Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026

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5 · Buchhaltung

Was geht an die Buchhaltung?

Die Rechnungen gehen aus der Liste direkt an DATEV.

Ihre Kanzlei bekommt die Rechnungen direkt aus der Rechnungsliste, über den DATEV-Weg, mit dem sie arbeitet. Nach der Übertragung zeigt brainX den Status an.

  • Direkter DATEV Export
  • DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
  • Buchungsdatenservice und Buchungsdatenexport

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6 · Geschäftsführung

Wo steht das Unternehmen?

Das Dashboard zeigt Einnahmen und Ausgaben je Zeitraum.

Einnahmen und Ausgaben stehen je Zeitraum nebeneinander, berechnet aus Verträgen, Rechnungen und Deals. Der Verkaufstrichter zeigt, was noch in der Pipeline liegt.

  • Cashflow als Balken, Fläche oder Tabelle
  • Verkaufstrichter aus Deals, Aufträgen und Rechnungen

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Schritt 1 von 6 · CRM

APPLeads

Für Ihre Rolle

STATT INSELLÖSUNGEN

Ihr Tool-Stack hat einen versteckten Preis.

CRM, Abrechnung, Ticketing, Zeiterfassung und Projekte laufen in brainX APP zusammen, Übergaben entfallen. Lizenzen stehen im Vertrag, der Abgleich zwischen den Tools nicht.

Was der Abgleich kostet: Wählen Sie das Profil, das Ihrem Unternehmen am nächsten kommt.

25 Mitarbeitende: Zusammen pro Monat 16–30 h

Was der Abgleich jeden Monat an Stunden kostet

  1. Vertragsdaten ins Abrechnungssystem übertragen5–10 h Handarbeit
  2. Timesheets suchen, prüfen, zuordnen3–6 h Handarbeit
  3. Rückfragen nach dem Abschluss beantworten6–10 h Handarbeit
  4. Berichte aus mehreren Quellen zusammenbauen2–4 h Handarbeit

Zusammen pro Monat16–30 h

Was Sie der Abgleich im Monat kostet

Annahme: 16–30 h Abgleich im Monat bei 55 € Vollkosten je Stunde

880–1.650€/Monat*

Mit brainX APP0 €/Monat

* 16 h × 55 € bis 30 h × 55 € = 880–1.650 €. Stundensatz als Vollkosten inklusive Nebenkosten, wie im Kosten-Nutzen-Rechner. Lizenzkosten der Einzeltools sind nicht eingerechnet.

Eigenen Aufwand durchrechnen

SUBSCRIPTION-ABRECHNUNG

Ihr Preismodell bestimmt die Abrechnung – nicht die Software.

Abo-Verträge bleiben selten so, wie sie unterschrieben wurden: Kunden buchen User nach, verhandeln Rabatte oder kündigen einzelne Leistungen. In brainX APP planen Sie jede Änderung mit Datum am Vertrag, und die Rechnungen passen sich vollautomatisch an.

Vertragspositionen in brainX APP: Gruppen Subscription und Dienstleistungen mit Abrechnungsintervall, Umsatz monatlich und pro Jahr, daneben der Reiter „Bevorstehende Änderungen“

Mehrere Intervalle in einem Vertrag

Lizenz quartalsweise, Support monatlich, Einrichtung einmalig: je Position das passende Intervall, alles in einem Vertrag.

JE POSITION EIN INTERVALL Lizenz quartalsweise · Support monatlich · Einrichtung einmalig

Eine Rechnung je Fälligkeit, die Positionen fasst brainX automatisch zusammen.

* Screenshot aus brainX APP mit Demodaten. Rechenweg zum Fall „Mehrere Intervalle in einem Vertrag“, fiktive Werte: Rechnung 01.01.: 4.500,00 € Lizenz Q1 + 600,00 € Support + 2.400,00 € Einrichtung.

Erweiterung mitten im Quartal

Der Kunde bucht zum 15.02. zehn User nach. brainX stellt die Differenz tagesgenau in Rechnung, ab Q2 gilt die neue Menge.

BEVORSTEHENDE ÄNDERUNG +10 User ab 15.02.2027, Differenz tagesgenau

Zwischenrechnung und neue Menge entstehen vollautomatisch, niemand rechnet Tage nach.

* Screenshot aus brainX APP mit Demodaten. Rechenweg zum Fall „Erweiterung mitten im Quartal“, fiktive Werte: Zwischenrechnung: 10 User × 90,00 € × 45 von 90 Tagen = 450,00 €. Ab Q2: 60 × 90,00 € + 600,00 € Support.

Befristeter Rabatt

Zum Start −10 % auf die Lizenz für das erste Quartal. Danach rechnet brainX wieder den vollen Preis, ohne Erinnerung im Kalender.

BEVORSTEHENDE ÄNDERUNG Rabatt −10 % bis 31.03.2027, danach voller Preis

Das Rabattende steht als Datum im Vertrag. Ab Q2 gilt automatisch wieder der volle Preis.

* Screenshot aus brainX APP mit Demodaten. Rechenweg zum Fall „Befristeter Rabatt“, fiktive Werte: Lizenz Q1: 4.500,00 € − 10 % = 4.050,00 €, dazu 600,00 € Support und 2.400,00 € Einrichtung.

Preiserhöhung

Sie legen die Preiserhöhung einmal für den Mandanten fest. brainX übernimmt sie in jeden Vertrag, pro Vertrag überschreibbar.

BEVORSTEHENDE ÄNDERUNG Preiserhöhung +3 % ab 01.04.2027

Die Erhöhung greift zum Stichtag in allen betroffenen Verträgen, ohne dass jemand Preise anfasst.

* Screenshot aus brainX APP mit Demodaten. Rechenweg zum Fall „Preiserhöhung“, fiktive Werte: Ab 01.04.: Lizenz 4.500,00 € × 1,03 = 4.635,00 € + Support 600,00 € × 1,03 = 618,00 €, zusammen 5.253,00 €.

Teilkündigung

Der Support wird zum 31.03. gekündigt, die Lizenz läuft weiter. Die letzte Support-Rechnung entsteht automatisch, danach keine mehr.

BEVORSTEHENDE ÄNDERUNG Support gekündigt zum 31.03.2027, Lizenz läuft weiter

Der Vertrag bleibt aktiv, nur die gekündigte Position endet zum Datum.

* Screenshot aus brainX APP mit Demodaten. Rechenweg zum Fall „Teilkündigung“, fiktive Werte: Ab Q2 nur noch die Lizenz: 50 User × 90,00 € = 4.500,00 € je Quartal.

UMSATZ SICHERN

Offene Posten fallen auf, bevor sie zum Ausfall werden.

Jede Rechnung kennt ihren Status von „Offen“ bis „Bezahlt“ und ihren offenen Forderungsbetrag. Mit „Autom. Mahnlauf“ erinnert brainX selbst an fällige Zahlungen. Auf dem Home-Dashboard sehen Sie ARR, MRR, NRR und Churn Rate, berechnet aus denselben Verträgen.

  • Schalter „Autom. Mahnlauf“ in jeder Rechnung
  • Offener Forderungsbetrag und Fälligkeit am Datensatz
  • KPI-Leiste mit ARR, MRR, NRR und Churn Rate
  • Zahlungseinzug über Mollie oder Stripe, das Mandat hängt am Vertrag
KPI-Leiste FinanceHome-Dashboard
KPI-Leiste im Home-Dashboard von brainX APP mit ARR, MRR, NRR und Churn Rate
Verknüpfte Rechnungen einer Organisation in brainX APP mit Status Offen, Bezahlt und Forderungsverlust

Screenshots aus brainX APP mit Demodaten.

INTEGRATIONEN & FUNKTIONEN

Passt zu den Tools, die Sie schon nutzen.

Alle Integrationen ansehen

Eingebaute Funktionen:

Warum jetzt

Abo-Geschäft und E-Rechnung vertragen keine Übergaben von Hand.

  1. 1

    Abo-Verträge ändern sich laufend

    Nachbuchungen, Rabatte, Preiserhöhungen: Jede Änderung muss im Vertrieb, in der Abrechnung und in der Buchhaltung ankommen.

  2. 2

    Jede Übergabe zwischen Tools ist Handarbeit

    Wer CRM, Abo-Tool und Buchhaltungsexport getrennt pflegt, überträgt dieselben Daten mehrfach und gleicht sie zum Monatsende ab.

  3. 3

    Die E-Rechnung wird ab 2027 Pflicht

    Im B2B wird die Ausstellung schrittweise verpflichtend. brainX erzeugt E-Rechnungen schon heute, die Fristen stehen in Schritt 4.

Preise

Vertrieb, Finance und Support arbeiten im selben System.

Free und Business rechnen nicht pro User ab. Alle Teams, die am Weg vom Lead bis DATEV beteiligt sind, bekommen Zugang, ohne dass der Preis mit jedem Kopf steigt.

Alle Preise und Grenzen ansehen

  • Free

    0 €

    Ohne zeitliche Begrenzung, ohne Kreditkarte, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten.

  • Business

    790 € pro Monat

    Festpreis für das ganze Unternehmen. 150.000 € Monatsumsatz enthalten.

  • Enterprise

    Auf Anfrage

    Ab 150.000 € Monatsumsatz, mit individuellem Preis.

Häufig gefragt

Was vor einer Demo meist gefragt wird.

brainX APP aus Mühldorf a. Inn ist ein Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen: Lead, Deal, Vertrag, Rechnung, E-Rechnung, Zahlungseinzug, DATEV-Übergabe und Cashflow laufen in einer Datenbasis, vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz. Diesen durchgehenden Weg nennt man auch Lead-to-Cash. Der Unterschied zu einem CRM mit Rechnungsmodul ist der Vertrag als Mitte: Aus ihm entstehen Rechnungen, Mahnungen, DATEV-Buchungen und der Forecast automatisch.

Für SaaS- und IT-Unternehmen, die eigene Kundenverträge mit Laufzeiten, Abo-Positionen und einmaligen Leistungen führen und automatisiert abrechnen wollen, typischerweise mit 20 bis 150 Mitarbeitenden. Wer nicht wiederkehrend abrechnet, ist mit brainX CRM, dem klassischen CRM pro User, besser bedient.

Für den Weg vom Lead bis zum DATEV-Export nicht. Leads, Deals, Verträge, Rechnungen, E-Rechnungen und der DATEV-Export laufen in brainX APP im selben Datensatz. Die Finanzbuchhaltung selbst bleibt bei Ihnen oder Ihrer Steuerkanzlei in DATEV.

brainX CRM ist das klassische CRM pro User: Grundpaket Basis und fünf Zusatzpakete, Rechnungen, E-Rechnung und DATEV kommen mit dem Paket Abrechnung. brainX APP kann alles, was brainX CRM kann, und führt dazu Verträge mit automatischer Folgerechnung, Preiserhöhung, Zahlungseinzug über Mollie oder Stripe und Cashflow-Forecast, zum Festpreis mit beliebig vielen Usern. Rechnen Sie wiederkehrend ab, passt brainX APP, sonst brainX CRM. Alle Unterschiede im Überblick:

App oder CRM?

Der Einstieg kostet nichts: Der Free-Zugang ist ohne zeitliche Begrenzung kostenlos, braucht keine Kreditkarte und gilt, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, mit vollem Funktionsumfang. Danach wechseln Sie in Business: 790 € im Monat als Festpreis für das ganze Unternehmen, nicht pro User, 150.000 € Monatsumsatz enthalten.

Alle Preise und Grenzen

Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem festen Ansprechpartner. Ihr bisheriges System bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar, damit keine Rechnung ausfällt.

In Deutschland. Zertifiziert nach ISO 9001 (brainX GmbH) und ISO/IEC 27001 (Brainformatik GmbH) – Hosting in Deutschland. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist enthalten.

Sicherheit

Ja. In System Automation legen Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen fest, ohne zu programmieren. Für eigene Anbindungen steht eine REST-API bereit.

Sie sehen in 30 Minuten den Weg aus dieser Tour am System, mit Beispieldaten statt Folien. Bringen Sie gern einen typischen Vertrag oder eine Rechnung mit, dann zeigen wir, wie brainX APP ihn abbildet.

Für Ihre Entscheidung

Unterlagen zum Weitergeben im Team.

  • Entscheidungshilfe

    App oder CRM?

    Welche Version zu Ihrem Geschäftsmodell passt

    Ansehen

  • Rechner

    Kosten-Nutzen-Rechner

    Ihre Nutzenbilanz in einer Zahl

    Berechnen

  • Whitepaper

    Whitepaper

    Zum Mitnehmen und Weitergeben

    Herunterladen

  • Lexikon

    Von MRR bis ZUGFeRD

    Begriffe aus Abo-Geschäft und Abrechnung erklärt

    Nachlesen

Sehen Sie den Weg vom Lead bis DATEV an Ihrem eigenen Fall.

30 Minuten am System. Wir gehen Ihre Abläufe Schritt für Schritt durch und zeigen die passende Ansicht in brainX APP.

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