Für Finanzteams und Controlling
Excel-Cashflow ablösen: Die Prognose kommt aus Verträgen, Rechnungen und Kosten.
8 Std. Tabellenpflege im Monat entfallen
Was die Tabelle heute kostet
Fünf Schritte, bis die Liquiditätstabelle wieder stimmt
So sieht der Monatsabschluss aus, wenn Verträge, offene Posten und Kosten in getrennten Dateien liegen. Export, Abgleich und Formelpflege kosten zusammen rund 8 Stunden im Monat.
MONATSANFANG
Offene Posten aus dem Rechnungsprogramm exportieren und in die Tabelle kopieren
1,5 Std.
TAG 1
Jeden Vertrag durchsehen und Kündigungen, Verlängerungen und Preiserhöhungen von Hand nachtragen
3 Std.
TAG 2
Laufende Kosten abgleichen: Miete, Lizenzen, Server und Personal
1,5 Std.
TAG 2
Formeln und Bezüge prüfen, neue Version verschicken. Wie die Datei rechnet, weiß meist nur eine Person
2 Std.
MONATSMITTE
Ein Upgrade, eine Kündigung, eine verspätete Zahlung: Die Zahl in der Tabelle ist schon wieder alt
veraltet
Der Kernunterschied
Die Tabelle ist eine Abschrift. brainX rechnet mit dem Original.
In Excel überträgt jemand Summen aus Vertragsordnern, Rechnungsprogramm und Kostenliste, und ab dem nächsten Tag weicht die Abschrift ab. In brainX APP stehen Vertrag, Rechnung und Kostenvertrag im selben System wie die Prognose. Ändert sich ein Vertrag, ändert sich die Prognose mit.
- Vertrag
- Rechnung
- Kostenvertrag
- Cashflow Übersicht
So funktioniert's
Eine Prognose, einmal komplett durchgeklickt
STATION 01 VON 04
Jeder Vertrag rechnet seine Einnahmen voraus
Laufzeit, Abrechnungsintervall, Kündigungsfrist und Preiserhöhung stehen am Vertrag. Daraus rechnet die Umsatzvorschau, was in den nächsten zwölf Monaten hereinkommt, für einen Vertrag oder die ganze Liste. Gekündigte Verträge fallen zum Vertragsende heraus.
LÄUFT MIT
- Umsatzvorschau je Monat, Quartal oder Jahr
- Abrechnungsintervall von monatlich bis dreijährig
- Preiserhöhung als Betrag oder Prozent, im gewählten Intervall
STATION 02 VON 04
Eine Änderung am Vertrag ändert die Prognose
Zehn User mehr ab Dezember: Mit „Vertrag ändern“ tragen Sie die neue Menge und das Datum ein, ab dem sie gilt. Die Umsatzvorschau rechnet ab diesem Monat mit 870 € statt 580 €. Eine Zelle passt dafür niemand an.
LÄUFT MIT
- Menge, Preis, Status, Position und Abrechnungsintervall ändern
- Jede Änderung mit dem Datum, ab dem sie gilt
- Upgrade-Deal direkt aus dem Vertrag anlegen
STATION 03 VON 04
Laufende Kosten stehen als Kostenvertrag daneben
Miete, Lizenzen, Server und Personal legen Sie einmal in Controllix, dem Modul für laufende Kosten in brainX, an: Kategorie, Lieferant, Betrag, Abrechnung und Beginn. Die neue Büromiete zieht die Prognose ab Dezember in jedem Monat ab.
LÄUFT MIT
- Kategorien wie Personal-, Miet-, Lizenz-, Server- und Marketingkosten
- Abrechnung von einmalig bis monatlich, mit Beginn und Ende
- Kündigungsfrist und Vertragsdokument am Kostenvertrag
STATION 04 VON 04
Die Cashflow Übersicht zeigt, ob es reicht
Auf der Startseite stehen Einnahmen und Ausgaben je Monat nebeneinander, darüber der Saldo. Beim Überfahren eines Monats zeigt brainX jede Komponente und den Nettogewinn, mit und ohne Deals aus der Pipeline.
LÄUFT MIT
- Komponenten frei wählbar: Verträge, Rechnungen, geplante Abschläge, Deals
- Balken- oder Flächendiagramm, monatlich oder je Quartal
- Die OP-Liste mit Fälligkeit und Summe als eigenes Widget
Vorher und nachher
Sechs Fragen an die Liquiditätsplanung, zweimal beantwortet
Links die Tabelle, wie sie in vielen Unternehmen geführt wird. Rechts brainX APP mit derselben Frage.
| FRAGE | LIQUIDITÄTSTABELLE IN EXCEL | brainX APP · CASHFLOW ÜBERSICHT | |
|---|---|---|---|
| 01Wie aktuell ist die Zahl? | So alt wie der letzte MonatsabschlussMensch + Tabelle | Jeden Tag neu aus Verträgen, Rechnungen und KostenbrainX · automatisch | |
| 02Was kostet die Pflege? | Export, Abgleich und Formelpflege bei jedem MonatsabschlussControlling | Nichts zu übertragen. Gepflegt wird der Vertrag, nicht die PrognosebrainX · automatisch | |
| 03Wo entstehen Fehler? | Kopierfehler, verschobene Bezüge, vergessene KündigungenMensch + Tabelle | Kündigungsfrist und Preiserhöhung stehen am Vertrag, die Prognose rechnet mit ihnenbrainX · automatisch | |
| 04Was wäre, wenn der Deal kommt? | Eine Kopie der Datei mit geänderten AnnahmenDateikopie | Der Nettogewinn steht mit und ohne Deals aus der Pipeline im selben Widgetim Widget | |
| 05Wer sieht die Zahlen? | Wer die aktuelle Version per E-Mail bekommtE-Mail | Alle mit Zugriff sehen dieselbe Cashflow Übersicht im Systemim System | |
| 06Woher kommt ein Betrag? | Aus Formeln und Kommentaren, die eine Person verstehtFormeln | Jeder Betrag gehört zu einem Vertrag, einer Rechnung oder einem Kostenvertragam Datensatz |
Gepflegt wird der Vertrag. Die Prognose rechnet brainX.
Der Umzug
Aus jeder Zeile Ihrer Tabelle wird ein Vertrag
Ihre Vertragsliste muss dafür nicht bereinigt sein. Was heute als Formel in der Tabelle steht, etwa die jährliche Erhöhung, wird zu einem Feld am Vertrag.
Beispiel: so rechnen wir unsere eigenen brainX-CRM-Verträge ab (29 € je User und Monat).
IMPORT · XLSX ODER CSV
Spalte für Spalte den Vertragsfeldern zugeordnet
Die Tabelle lesen wir über die Importfunktion ein, die Zuordnung klären wir mit Ihnen in ein bis zwei Terminen. Bis zum Stichtag bleibt die Tabelle führend, umgeschaltet wird zum Monatsanfang.
Immer genau ein System führend
| IN DER TABELLE | IN brainX |
|---|---|
| SPALTE A · KUNDE Drossmann GmbH | Organisation Drossmann GmbH |
| SPALTE B · LEISTUNG 20 User à 29,00 € | Vertragsposition brainX CRM User · 20 × 29,00 € |
| SPALTE C · ABRECHNUNG monatlich | Abrechnungsintervall monatlich |
| SPALTE D · ERHÖHUNG =C4*1,03 | Preiserhöhung jährlich 3,00 % |
| SPALTE E · KÜNDIGUNG 3 Mon. | Kündigungsfrist 3 Monate |
Rechnen Sie es auf Ihre Zahlen
Was kostet die Tabellenpflege im Jahr?
Stunden für Export, Abgleich und Formelpflege im Monat, mal Stundensatz und zwölf Monate. Das ist die Zahl, gegen die brainX antritt.
- Tabellenpflege im Monat (Protokoll oben)
- 8 Std.
- Stundensatz Controlling
- 85 €
- Monate im Jahr
- 12
WAS SIE DIE TABELLENPFLEGE IM JAHR KOSTET
Bei 8 Std. im Monat und 85 € Stundensatz
8.160 €*
Pflegeaufwand pro Jahr, vor Entscheidungen auf veralteten Zahlen.
* 8 Std. × 85 € × 12 Monate = 8.160 €. Die 8 Std. setzen sich aus dem Protokoll oben zusammen: Export 1,5 Std., Verträge 3 Std., Kosten 1,5 Std., Formeln und Versand 2 Std.
Einwände
Was Sie zu Recht fragen
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, rechnet die Cashflow Übersicht jeden Tag neu aus Verträgen (Laufzeit, Intervall, Kündigungsfrist), offenen Rechnungen und Kostenverträgen wie Miete und Lizenzen. Deals aus der Pipeline zeigt die Übersicht getrennt, mit und ohne. Ihre Vertragsliste übernehmen wir per Import, bereinigt muss sie dafür nicht sein.
Die Cashflow Übersicht stellen Sie aus Komponenten zusammen: Verträge, Rechnungen, geplante Abschläge und Deals auf der Einnahmenseite, Kostenverträge aus Controllix und Eingangsrechnungen auf der Ausgabenseite. Regeln, die heute als Formel in der Tabelle stehen, etwa jährliche Preiserhöhungen, werden beim Umzug zu Feldern am Vertrag.
Vertragslisten lesen wir über die Importfunktion ein und ordnen die Spalten den Vertragsfeldern zu, unbereinigt reicht. Aus einem Altsystem genügt ein CSV- oder API-Export. Bis zum Stichtag bleibt die Tabelle führend, danach brainX.
Rechnungen aus brainX gehen über die DATEV-Integration an Ihre Buchhaltung, zum Beispiel per Rechnungsdatenservice 1.0 oder Buchungsdatenservice. Die Prognose bleibt in brainX, die Finanzbuchhaltung bei DATEV.
Offene Rechnungen gehen mit ihrer Fälligkeit in die Prognose ein. Zahlungen über Mollie oder Stripe verringern den offenen Betrag automatisch, Teilzahlungen erfassen Sie im Block Zahlungen an der Rechnung.
Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen. Die Umschaltung liegt auf einem Monatsanfang, doppelt gepflegt wird in keiner Phase.
Cashflow Übersicht, Verträge und Controllix gehören zu brainX APP. Im Free-Zugang sind sie enthalten, kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten.
In zwei Rechenzentren in Deutschland. Betrieben wird brainX APP von der Brainformatik GmbH, zertifiziert nach ISO/IEC 27001. Vertragspartner ist die brainX GmbH.
Bringen Sie Ihre Liquiditätstabelle mit in die Demo.
Wir legen drei Ihrer Verträge und zwei Kostenposten an und zeigen Ihnen die Cashflow Übersicht dazu, in 30 Minuten.
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