Für Support, Service und Customer Success
Antworten, ohne erst zu suchen, was der Kunde gebucht hat.
IHR TICKET IN brainX
5 Schritte
- 01
Anfrage wird Ticket
automatisch - 02
Vertrag und Gerät am Ticket
automatisch - 03
Lösen und antworten
Ihre Aufgabe - 04
Zeit gegen Kontingent
automatisch - 05
Vor der Verlängerung
automatisch
Heute, mit getrennten Systemen
Was ein Ticket kostet, solange Support und Verträge getrennt sind
Das Ticket liegt im Helpdesk, der Vertrag im Ordner, das Kontingent in einer Tabelle. Das Nachschlagen kostet bei jeder Anfrage Zeit. Teurer wird, was dabei niemand sieht: Stunden über dem Kontingent, die in keiner Rechnung landen, und ein Kunde, der sich vor der Kündigung auffällig oft gemeldet hat.
KOSTEN
Was Sie das Nachschlagen kostet
Vor jeder Antwort sucht jemand Vertrag, Gerät und Restkontingent zusammen: im Ordner, in einer Tabelle oder bei Kollegen.
≈ 2.400 € pro Monat*
RISIKO
Was eine nicht erfasste Stunde kostet
Supportzeit über das Kontingent hinaus steht auf keinem Zettel. Sie fehlt in der Rechnung, und niemand bemerkt es.
22.800 € pro Jahr*
RISIKO
Was eine Kündigung ohne Vorwarnung kostet
Der Kunde meldet sich dreimal so oft wie sonst. Niemand verbindet die Tickets mit dem Vertrag, bis die Kündigung kommt.
Kündigung ohne Vorwarnung
* Rechenbeispiele für ein Serviceteam mit vier Personen. Nachschlagen: 400 Tickets im Monat × 6 Min. × 60 €/Std. Vollkosten = 2.400 €. Nicht erfasste Zeit: 20 Std. im Monat über dem Kontingent × 95 €/Std. Verrechnungssatz × 12 Monate = 22.800 €.
Von der Anfrage bis zur Verlängerung
So läuft ein Ticket im System
SOFORT · AUTOMATISCH
Jede Anfrage wird ein Ticket
E-Mails an Ihr Support-Postfach, Tickets aus dem Kundenportal, Anfragen aus Jira Service Management und Anrufe landen in einer Liste, mit Quelle, Kategorie und Priorität. Niemand sammelt Anfragen aus mehreren Werkzeugen zusammen.
Integrationen & Funktionen
Outlook, Jira und Zeiterfassung hängen am selben Ticket
E-Mails, Entwicklungsaufgaben und erfasste Zeiten landen dort, wo das Ticket steht. Niemand pflegt einen zweiten Verlauf in einem anderen Werkzeug.
Microsoft 365Outlook und Teams sind angebunden. E-Mails und Termine stehen am Kontakt, ohne Weiterleiten oder Kopieren.
Jira Service ManagementAus Anfragen in Jira Service Management entstehen Tickets in brainX, die Kommunikation dazu läuft über die Integration.
ZeiterfassungErfasste Zeiten aus Clockodo landen am richtigen Ticket, ohne zweite Liste.
SO SIEHT DER SUPPORT DEN GANZEN KUNDEN
- Ein Verlauf je Kunde Ticket, E-Mail, Vertrag und Rechnung stehen in einer Chronik am Kontakt.
- Kundenportal Kunden legen Tickets selbst an, antworten auf Rückfragen und lesen Beiträge aus Ihrer Wissensbasis.
- Einsatzberichte vor Ort Der Besuchsbericht entsteht beim Kunden und ist sofort für Innendienst und Leitung sichtbar.
In brainX APP sind alle Integrationen und Funktionen enthalten. In brainX CRM gehört Microsoft 365 zum Grundpaket Basis, Jira Service Management und Zeiterfassung kommen mit dem Paket Service dazu.
Der Unterschied im Alltag
Dasselbe Ticket, umgeschaltet
HEUTE
4 Systeme 1 Rückfrage 2 Nachträge
je Ticket, verteilt auf Postfach, Ordner und Tabelle
BALKEN = MANUELLER ANTEIL
Eingang
Drei Postfächer und ein Telefon. Wer gerade Zeit hat, übernimmt, und manches bleibt liegen.
3 Eingänge
Kontext
Vertrag im Ordner, Kontingent in der Tabelle, das Gerät kennt nur der Kollege vom letzten Einsatz.
Rückfrage
Antwort
Die Antwort geht aus dem eigenen Postfach, der Verlauf liegt dort und fehlt beim nächsten Kollegen.
im Postfach
Zeit
Stunden auf dem Zettel, am Monatsende nachgetragen oder vergessen.
nachgetragen
Verlängerung
Wie oft sich der Kunde gemeldet hat, sieht vor der Kündigungsfrist niemand.
nicht im Blick
ZEIT
Was Ihr Team zurückbekommt
Das Nachschlagen von Vertrag, Gerät und Restkontingent vor jeder Antwort entfällt. Alles steht am Ticket.
40 Std./Monat*
MIT brainX
Ihr Team löst Probleme. Vertrag, Gerät und Kontingent stehen automatisch am Ticket.
* Rechenbeispiel: 400 Tickets im Monat × 6 Min. für das Nachschlagen = 40 Std.
Nicht nur für Sie
Argumente für die Runde, die mitentscheidet
Vertrieb
Vor dem Verlängerungsgespräch steht am Vertrag, wie viel Support der Kunde gebraucht hat.
Vertrieb
Finanzen & Controlling
Stunden über dem Kontingent kommen als abrechenbare Zeit an, nicht als Zettel.
Finanzen & Controlling
Geschäftsführung
Welcher Vertrag wie viel Supportzeit bindet, steht im System statt in einer Schätzung.
Geschäftsführung
IT & Datenschutz
Ein System, ein Rechtekonzept, Hosting in Deutschland.
IT und Datenschutz
Häufig gefragt
Was Serviceteams vor der Umstellung fragen
brainX, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, verrechnet die am Ticket erfasste Supportzeit automatisch mit dem Kontingent aus dem Vertrag. Jedes Ticket hängt am Kunden, zusammen mit Vertrag, Gerät und Kontingent; was über das Kontingent hinausgeht, steht als abrechenbares Timesheet bereit. Tickets kommen per E-Mail, über das Kundenportal, aus Jira Service Management und per Telefon an.
Für reines Ticket-Handling lohnt sich der Wechsel nicht. Der Unterschied liegt im Kontext: In brainX hängt das Ticket am selben Kunden wie Vertrag, Gerät, Kontingent und Rechnung. Wenn Ihr Ticketsystem davon nichts weiß, schlägt das bei jeder Anfrage jemand nach.
Ja, über das Kundenportal. Dort legen Kunden Tickets an, antworten auf Rückfragen und lesen Beiträge aus Ihrer Wissensbasis. E-Mails an Ihr Support-Postfach werden über den E-Mail-Scanner zu Tickets mit der Quelle E-Mail.
In brainX APP legt eine Automatisierung für die Dienstleistungs-Positionen eines Vertrags die Kontingente an. Erfasste Zeit wird damit verrechnet, was darüber hinausgeht, steht als abrechenbares Timesheet bereit. In brainX CRM legen Sie Kontingente im Paket Service an.
Ja. Die Integration legt aus Anfragen in Jira Service Management selbst Tickets in brainX an und führt die Kommunikation darüber. Vertrag, Gerät und Kontingent stehen auch an diesen Tickets.
Tickets, Kundenportal, Assets, Kontingente und Timesheets gibt es in beiden. Verträge mit Ticketverlauf, automatisch angelegte Kontingente und den Upgrade-Deal aus dem Vertrag gibt es nur in brainX APP.
Ein CSV- oder API-Export genügt. Kontakte, Organisationen, offene Tickets und Geräte werden geprüft, Feld für Feld zugeordnet und in einer Test-Migration freigegeben, bevor umgeschaltet wird.
Sechs Wochen bis zum Go-live, in vier Phasen mit einem Ansprechpartner. Ihr bisheriges Ticketsystem bleibt bis zum Stichtag führend, danach lesend erreichbar.
Im brainX CRM bis 10 User 29 € Basis plus 10 € Paket Service je User und Monat, mit mehr Usern günstiger. In brainX APP sind alle Pakete enthalten.
Einmal Ihren Serviceprozess durchsprechen?
30 Minuten, mit Ihren Ticketkategorien und Kontingenten. Oder Sie fordern den kostenlosen Free-Zugang an, das System richtet sich automatisch ein.