Für Vertrieb und Finanzteams
Vom Abschluss zur Rechnung, automatisch.
45 Min. Nacharbeit je Abschluss entfallen
Was der Bruch heute kostet
Fünf Zeitpunkte, an denen niemand am Kunden arbeitet
So sieht die Nacharbeit aus, wenn CRM, Vertrag und Abrechnung getrennt laufen. Allein Tag 1 und Tag 2 kosten 45 Minuten je Abschluss.
TAG 1
Unterschriebene Auftragsbestätigung als PDF an die Abrechnung, Rückfrage zur Laufzeit
20 Min.
TAG 2
Zweite Erfassung im Abrechnungssystem, Rabatt falsch übernommen
25 Min.
TAG 3
Kontingent aus dem Vertrag in einer Tabelle nachgebaut, Abrufe laufen daneben weiter
offen
TAG 12
Erste Rechnung erst mit dem nächsten Monatslauf
Liquidität
MONAT 11
Verlängerung übersehen, Vertrag läuft zum alten Preis weiter
Umsatz
Der Kernunterschied
Der Abschluss ist kein Übergabepunkt, sondern ein Statuswechsel
In getrennten Systemen endet ein Datensatz und ein neuer beginnt. In brainX bleibt es derselbe Vorgang, er wechselt nur den Zustand.
- Deal
- Auftragsbestätigung
- Vertrag
- Kontingent
- Rechnung
So funktioniert's
Ein Abschluss, einmal komplett durchgeklickt
STATION 01 VON 05
Der Deal ist gewonnen
In der Deal-Liste wechselt der Status von Verhandlung auf Gewonnen. Positionen, Laufzeit und Preislogik stehen im Deal und gehen in die Auftragsbestätigung über, ohne dass jemand etwas neu erfasst.
LÄUFT AUTOMATISCH MIT
- Status per Auswahl in der Liste, ohne den Deal zu öffnen
- Vertrieb sieht den Status ohne Nachfrage
- Organisation und Kontakt hängen schon am Deal
STATION 02 VON 05
Die Auftragsbestätigung geht zur Unterschrift
Aus dem Deal entsteht die Auftragsbestätigung. brainX erzeugt das Dokument und übergibt es an DocuSign oder DocuSeal, unterschrieben wird außerhalb.
LÄUFT AUTOMATISCH MIT
- Dokument erzeugt, an Unterschrift übergeben, beim Kunden eingegangen
- Aus der Auftragsbestätigung legen Sie mit einem Klick den Vertrag an
- Unterschrift und Historie bleiben am Datensatz
STATION 03 VON 05
Der Vertrag referenziert die Auftragsbestätigung
Beginn, Intervall und Zahlungsfrist stehen am Vertrag. Die Umsatzvorschau rechnet die Perioden sofort aus, die tägliche Vertragsabrechnung übernimmt ab dem ersten Termin.
LÄUFT AUTOMATISCH MIT
- Abrechnungsintervall, Preiserhöhung in Betrag oder Prozent, erster Abrechnungstermin
- Kündigungsfrist, Status und Vertrag ändern mit Wirksamkeitsdatum
- Umsatzvorschau je Periode direkt am Vertrag
STATION 04 VON 05
Das Kontingent ist buchbar
Vereinbarte Stunden und Leistungen liegen als Kontingent am Vertrag. Jeder Abruf zieht davon ab, eine Automatisierung prüft den Restbestand.
LÄUFT AUTOMATISCH MIT
- Restbestand für Service und Kunde sichtbar
- Warnung an den Kundenbetreuer, bevor das Kontingent aufgebraucht ist
- Status „überschritten“ setzt die Automatisierung selbst
STATION 05 VON 05
Rechnung, E-Rechnung, DATEV
Die Rechnung entsteht aus Vertrag und Kontingent und geht als E-Rechnung raus. Über den DATEV Buchungsdatenservice übertragen Sie den Buchungssatz mit Konto und Kostenstelle.
LÄUFT AUTOMATISCH MIT
- XRechnung oder ZUGFeRD mit Buchungsbeleg
- Buchungssätze mit Konto und Kostenstelle an DATEV
- Automatischer Mahnlauf nach Zahlungsfrist der Organisation
Anschluss und Pflicht
Buchhaltung, Unterschrift und E-Rechnung sind angebunden
ZUGFeRD
E-RECHNUNG · ZUGFERD UND XRECHNUNG
Jede Rechnung erfüllt die Pflicht nach EN 16931
brainX stellt schon heute im Pflichtformat aus.
- ZUGFeRD
- XRechnung
Format je Kunde hinterlegt
2025
01.01.2025
Empfang für alle GILT BEREITS
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
HEUTE · 27.10.2026
91 %
Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen sind bis 31.12.2026 noch zulässig.
2027
01.01.2027
Versand ab 800.000 € Umsatz IN 66 TAGEN
Rechnungen an Unternehmen gehen nur noch strukturiert nach EN 16931 raus. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch Papier und andere Formate nutzen.
In brainX bereits erfüllt
2028
01.01.2028
Versand für alle IN 14 MONATEN
Die letzten Übergangsregeln enden. Jede Rechnung zwischen Unternehmen im Inland ist dann eine E-Rechnung.
Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026
Aus der eigenen Praxis · Brainformatik GmbH
Abrechnung in 4 statt 40 Stunden im Monat
Brainformatik entwickelt brainX und rechnet selbst damit ab. Softwarehaus, 20 Mitarbeitende, über 300 Kunden in DACH. Vorher Excel, Word-Vorlage und Sammelmail an die Steuerberatung. Heute entsteht die Rechnung aus dem Vertrag und geht mit dem Abschluss raus, nicht erst im Monatslauf.
4 Std.
statt 40 pro Monat
14 Tage
früher beim Kunden
30.000 €
Aufwand pro Jahr umgewidmet
Rechnen Sie es auf Ihre Zahlen
Was kostet eine Übergabe pro Abschluss?
Zeit für Nacherfassung, Rückfragen und Korrekturen pro Abschluss, multipliziert mit Ihren Abschlüssen im Monat. Das ist die Zahl, gegen die brainX antritt.
- Nacharbeit je Abschluss (Tag 1 und 2)
- 45 Min.
- Abschlüsse pro Monat
- 30
- Stundensatz
- 65 €
WAS SIE DIE NACHARBEIT IM JAHR KOSTET
Bei 30 Abschlüssen im Monat und 65 € Stundensatz
17.550 €*
Nacharbeit pro Jahr, vor Korrekturen und übersehenen Verlängerungen.
* 45 Min. × 30 Abschlüsse × 12 Monate = 270 Std. × 65 € = 17.550 €. Die 45 Min. setzen sich aus dem Protokoll oben zusammen: Tag 1 20 Min., Tag 2 25 Min.
Einwände
Was Sie zu Recht fragen
brainX APP, das Subscription-CRM aus Mühldorf a. Inn, führt den gewonnenen Deal ohne Neueingabe bis zur Rechnung: Aus dem Deal entsteht die Auftragsbestätigung, unterschrieben wird über DocuSign oder DocuSeal. Daraus legen Sie den Vertrag mit einem Klick an, Kontingente liegen am Vertrag, und die tägliche Vertragsabrechnung erstellt ab dem ersten Termin die Rechnungen.
Intervall von monatlich bis dreijährig, Zeitpunkt der Abrechnung, Preiserhöhung und Kündigungsfrist stehen je Vertrag. Positionen lassen sich mit Wirksamkeitsdatum ändern.
Rechnungen durchlaufen den Status Offen → Bestätigt → Gesendet. Gebucht heißt unveränderbar, Korrekturen laufen über Gutschrift oder Storno.
Ja. Pauschale, Stundenkontingent und Abruf nach Aufwand liegen als Modelle am Vertrag.
Buchungssätze über die DATEV-Integration, Versand als ZUGFeRD oder XRechnung je Kunde.
Sechs Wochen bis zum Go-live, inklusive Import der laufenden Verträge und Schulung.
Deals und Angebote gibt es in beiden. Den Vertrag, der aus dem gewonnenen Deal entsteht, mit automatischer Folgerechnung und automatisch angelegten Kontingenten gibt es nur in brainX APP. In brainX CRM bildet das Paket Abrechnung Abo-Rechnungen als Ratenzahlung ab.
Nehmen Sie Ihren letzten Abschluss mit in die Demo.
Wir bauen ihn in 30 Minuten nach: Auftragsbestätigung, Vertrag, Kontingent, erste Rechnung.
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