Dokumente aus brainX, Unterschrift über DocuSeal
Sie senden Angebot, Auftrag oder Vertrag aus brainX als DocuSeal-Umschlag, auf Wunsch über Ihren eigenen DocuSeal-Server. Sobald Ihr Kunde unterschreibt, meldet DocuSeal das an brainX, und eine Automatisierung stößt den nächsten Schritt an.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte und im Free-Zugang. Voraussetzung: ein vollwertiger DocuSeal-Account mit API-Schlüssel, ein Testkonto reicht nicht.
Der Weg der Daten
Was zwischen brainX und DocuSeal hin- und hergeht
brainX erzeugt das Dokument und bestimmt die Empfänger. DocuSeal versendet den Umschlag und holt die Unterschriften ein. Das Ergebnis landet im Datensatz, aus dem das Dokument stammt.
01
In brainX
- PDF aus Deal, Auftrag, Rechnung oder Vertrag
- Platzhalter für Unterschrift, Initialen und Datum in der Vorlage
- Empfänger aus dem verknüpften Kontakt
- UmschlagPDF und Empfänger
02
In DocuSeal
- Versand des Umschlags per E-Mail
- Unterschreiben am Rechner, Tablet oder Smartphone
- Betrieb in der DocuSeal-Cloud oder auf Ihrem Server
- Push über die APIStatus und Dokument, vollautomatisch
03
Zurück in brainX
- Status gesendet, angesehen, signiert oder abgelehnt
- Signiertes Dokument und Zertifikat zum Herunterladen
- Benachrichtigung und Eintrag in der Änderungsverfolgung
Zwei Anbieter, ein Ablauf
DocuSign oder DocuSeal
Beide Anbieter laufen in brainX über die Integration Digitale Unterschrift, mit denselben Platzhaltern, Popups und Statusfeldern. Unterschiede gibt es bei Anmeldung, Betrieb und Automatisierungen.
| DocuSign | DocuSealDiese Seite | |
|---|---|---|
| Anbieter | Etablierter Marktführer mit breitem Funktionsumfang | Open-Source-Lösung, auch selbst gehostet |
| Anmeldung in brainX | Login bei DocuSign im Browserfenster | API-URL und API-Schlüssel |
| Betrieb | Cloud-Dienst von DocuSign | Cloud von DocuSeal oder Ihr eigener Server |
| Automatisierung nach der Unterschrift | Auslöser „DocuSign: Unterschrift erhalten“ | Auslöser „DocuSeal: Unterschrift erhalten“, dazu im Auslöser „Auch für Änderungen über: API“ aktivieren |
Stand: Oktober 2026. Quelle: brainX Handbuch, Digitale Unterschrift. Funktionsumfang und Preise nennen DocuSign und DocuSeal auf ihren Websites.
Ablauf
In fünf Schritten zum unterschriebenen Dokument
Zwei Schritte richten Sie einmal ein, die übrigen wiederholen sich mit jedem Umschlag.
Schritt 01 · Einmalig
DocuSeal mit API-URL und API-Schlüssel verbinden
Unter „Digitale Unterschrift“ klicken Sie auf die Kachel DocuSeal und tragen API-URL und API-Schlüssel Ihres DocuSeal-Accounts ein. Mit „Authentifizieren“ ist die Integration bereit.
Schritt 02 · Einmalig
Platzhalter in die PDF-Vorlage setzen
In der PDF-Vorlage fügen Sie den Platzhalter „Digitale Unterschrift“ ein und wählen Unterschrift, Initialen, Signaturdatum, Stellenbezeichnung oder vollständigen Namen. Beim Öffnen sieht Ihr Kunde an genau diesen Stellen die Felder von DocuSeal.
Schritt 03 · Für jeden Umschlag
Aus dem PDF-Export einen Umschlag machen
Im PDF-Export aktivieren Sie den Schalter für den DocuSeal-Umschlag und exportieren als Referenz. Im Popup prüfen Sie die Empfänger, legen fest, wer unterschreiben muss und wer eine Kopie erhält, setzen bei Bedarf ein Ablaufdatum und senden.
Schritt 04 · Für jeden Umschlag
Ihr Kunde unterschreibt bei DocuSeal
Der Empfänger bekommt eine E-Mail von DocuSeal, öffnet das Dokument im Browser und unterschreibt. Ein eigenes DocuSeal-Konto braucht er dafür nicht.
Schritt 05 · Für jeden Umschlag
Nach der Unterschrift geht es von selbst weiter
Mit dem Auslöser „DocuSeal: Unterschrift erhalten“ setzt eine Automatisierung zum Beispiel den Auftrag auf bestätigt und legt danach eine Aufgabe an oder verschickt eine Bestätigung an Ihren Kunden. Bedingungen können sich auf einzelne Positionen des Datensatzes beziehen.
In einem System
Unterschrieben wird, was in brainX entsteht
In brainX APP und brainX CRM entstehen Angebote, Aufträge und Verträge aus denselben Daten wie die Rechnung danach. Die Unterschrift kommt in denselben Datensatz zurück.
- Vom Abschluss zur RechnungDAVOR · brainX APPGewonnener Deal, Auftragsbestätigung und Vertrag folgen aufeinander, ohne Daten neu zu erfassen.Zur Lösung Abschluss
- Paket SalesDAVOR · brainX CRMDeals mit Positionen, Angebote als PDF und Besuchsberichte im Vertrieb.Zum Paket Sales
- DocuSealSIE SIND HIERAngebote und Verträge zur Unterschrift, Status und Dokument zurück in den Datensatz.
Voraussetzungen und Grenzen
Drei Voraussetzungen, dann geht der erste Umschlag raus
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang.
- Ein vollwertiger DocuSeal-Account
In der DocuSeal-Cloud oder auf Ihrem eigenen Server, mit API-URL und API-Schlüssel. Ein Testkonto reicht nicht.
- Eine PDF-Vorlage mit Platzhaltern
Mit dem Platzhalter „Digitale Unterschrift“ stehen die Felder schon an der richtigen Stelle, wenn Ihr Kunde das Dokument öffnet.
Einrichtung mit Consulting: Wir verbinden DocuSeal, bauen Ihre Vorlage mit Platzhaltern und richten die Automatisierung nach der Unterschrift mit Ihnen ein.
Gut zu wissen
- Eine Verbindung je Mandant. Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten, verbinden Sie DocuSeal für jeden einzeln.
- Versand über DocuSeal. Die E-Mail mit dem Umschlag verschickt DocuSeal, nicht Ihr Postfach und nicht der zentrale Mailserver in brainX.
- Automatisierungen mit Bedacht. Umschläge lassen sich per Automatisierung versenden. Die Häufigkeit „Jedes mal“ dürfen Sie dafür nicht verwenden, sonst gehen Umschläge mehrfach raus.
Häufige Fragen
Fragen zu DocuSeal
Wie die Digitale Unterschrift mit DocuSeal arbeitet, beschreibt das Handbuch. Handbuch: Digitale Unterschrift
Ja. Die Integration hat in brainX APP, im brainX CRM mit Paket Sales, Abrechnung oder Projekte und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang. Verträge gibt es als Modul nur in brainX APP.
Ja. DocuSeal ist Open Source und lässt sich selbst hosten. In brainX tragen Sie dann die API-URL Ihres Servers ein, Ablauf und Funktionen bleiben gleich.
DocuSeal meldet die Unterschrift über die brainX-API. Damit der Auslöser reagiert, muss im Feld „Auch für Änderungen über“ der Wert „API“ aktiv sein, bei jedem betroffenen Auslöser und bei allen verketteten Folgeauslösern.
Ja. Im Popup fügen Sie weitere Empfänger hinzu und legen fest, wer unterschreiben muss und wer eine Kopie erhält. Die Platzhalter der PDF-Vorlage gibt es für bis zu fünf Empfänger, etwa für Ihren Kunden und Ihren eigenen Zeichnungsberechtigten.
Er kann das Unterschreiben ablehnen und einen Grund angeben. brainX zeigt im Block „Umschlag für digitale Unterschrift“ den Status abgelehnt, das Datum und den Grund und benachrichtigt Sie.
Ja. Im Modul Dokumente erstellen Sie aus einer vorhandenen Datei einen Umschlag. Unterschrift und Initialen setzen Sie dann beim Anbieter per Drag & Drop an die richtige Stelle.
In brainX APP und im Free-Zugang ist sie enthalten, im brainX CRM gehört sie zu den Paketen Sales, Abrechnung und Projekte. Für DocuSeal selbst zahlen Sie nach Ihrem DocuSeal-Tarif oder betreiben es auf Ihrem Server.
Fragen zur Anbindung von DocuSeal?
In der Regel hören Sie innerhalb weniger Stunden von uns, spätestens am nächsten Werktag.