01
Daten werden von Hand übergeben
Heute: CRM, Vertragsablage, Rechnungstool und DATEV wissen nichts voneinander. Jede Übergabe ist Handarbeit.
Mit brainX: Ein Datensatz vom Lead bis zur Buchung.
Subscription-CRM aus Deutschland: Vertrieb, Verträge, Abrechnung und DATEV in einem System.
Damit jeder Abschluss richtig abgerechnet wird.
Vertrieb, Verträge, Abrechnung und DATEV arbeiten mit denselben Daten. Was Ihr Vertrieb abschließt, wird ohne Neuerfassung zu Vertrag, Rechnung und Buchungssatz.
- Hosting in Deutschland
- ISO 27001Brainformatik GmbH
- DSGVO & AVV
- DATEV-Partner
Organisationen › Flonatec GmbH
EIN DATENSATZ, SECHS SCHRITTE
Lead
Clemens Mayer
qualifiziert
Deal
15.480,00 €
gewonnen
Vertrag
V-2026-131
monatlich
Rechnung
RE-2026-1214
Bezahlt
DATEV
Buchungssatz
übertragen
Cashflow
+1.290 € je Monat
in der Cashflow Übersicht
KENNEN SIE DIESE STELLEN AUCH?
Wo Abo-Umsatz verloren geht.
02
Cashflow aus Excel
Heute: Am Monatsende führt jemand die Tabellen zusammen. Sie sehen, was war, nicht was kommt.
Mit brainX: Der Forecast rechnet aus laufenden Verträgen, Monat für Monat.
03
Deal gewonnen, Rechnung falsch
Heute: Der Vertrieb verhandelt Rabatt und Laufzeit, die Buchhaltung erfährt es per E-Mail. Oder gar nicht.
Mit brainX: Konditionen aus dem Deal gehen unverändert in Vertrag und Rechnung.
— IHR ABLAUF IN brainX
Vom Lead bis zum DATEV-Buchungssatz: ein Prozess, eine Datenbasis.
Vier Schritte, ein Datensatz. Scrollen Sie durch den Ablauf, zu jedem Schritt sehen Sie die passende Ansicht in brainX.
brainX APPSie verkaufen wiederkehrend
SCHRITT 01 · CRM
Verkaufen
Aus dem Lead wird ein Deal, ohne dass jemand Daten abtippt.
Leads erfassen, filtern und mit einem Klick in Kontakt, Organisation und Deal umwandeln. Ist der Deal gewonnen, entsteht daraus der Vertrag.
- Such-, Filter- und Spaltenleiste in jeder Liste
- Aus dem Deal direkt Auftrag oder Rechnung
SCHRITT 02 · VERTRÄGE
Abrechnen
Der Vertrag legt fest, was wann abgerechnet wird.
Laufzeit, Abrechnungsintervall und Status stehen im Vertrag. Die Aufgabe „Vertragsabrechnung“ erzeugt daraus täglich die fälligen Rechnungen.
- Je Position eigenes Intervall, eigene Menge, eigener Preis
- Zwischenrechnung tagesgenau bei Änderungen
SCHRITT 03 · ABRECHNUNG
Einziehen
Jede Rechnung zeigt, ob das Geld da ist.
Zahlungen ziehen Sie über Mollie oder Stripe ein; brainX ordnet jeden Eingang der passenden Rechnung zu. Der Status wechselt von „Offen“ auf „Bezahlt“, offene Posten sehen Sie direkt in der Liste.
- Status von Offen bis Bezahlt je Rechnung
- Mahnwesen mit Eskalationsstufen
SCHRITT 04 · DATEV
Buchen & Steuern
Die Rechnungen gehen aus der Liste direkt an DATEV.
Im Aktionsmenü der Rechnungsliste wählen Sie den Weg zu DATEV. brainX überträgt die Belege und zeigt danach den Status an.
- DATEV Export und Rechnungsdatenservice 1.0
- Buchungsdatenservice und Buchungsdatenexport
Schritt 1 von 4 · Verkaufen
APPLeadsLead → Deal mit einem KlickPipeline bis „gewonnen“
Rechnungen entstehen aus dem VertragStatus „Aktiv“
Mollie oder Stripe integriertOffene Posten auf einen Blick
Ohne Export per HandSteuerberatung arbeitet in DATEV weiter
Sie verkaufen einmalig statt wiederkehrend? Dann ist brainX CRM Ihr System: dieselbe Basis, fünf Pakete, Preis pro User. brainX CRM ansehen oder App oder CRM?
WIE brainX ENTSTANDEN IST
Das Problem kennen wir aus dem eigenen Haus: Unser Abo-Geschäft lag auf fünf Tools.
Seit 2014 führen wir CRM-Systeme ein, inzwischen in Hunderten Projekten. Parallel haben wir ein eigenes SaaS-Unternehmen aufgebaut. Kunden im CRM, Verträge in Excel, Rechnungen in DATEV: Bei uns sah es aus wie bei unseren Kunden.
Ein System, das Vertrieb, Verträge und Abrechnung verbindet, haben wir am Markt nicht gefunden. Also haben wir es gebaut, zuerst für uns. Seit 2025 arbeiten auch andere SaaS- und IT-Unternehmen damit.
2014
Erste CRM-Projekte. Daraus werden Hunderte.
2019
Wir erleben das Problem selbst: Abo-Geschäft auf fünf Tools verteilt.
2020
Markt abgesucht, nichts gefunden. Wir bauen es selbst.
2025
brainX APP kommt auf den Markt. Ganze Geschichte
UNTERNEHMEN AUS DEM DACH-RAUM, DIE MIT brainX ARBEITEN
SICHER GEHOSTET, PERSÖNLICH EINGEFÜHRT
Was Ihre IT und Ihr Datenschutz vor dem Start prüfen.
Hosting in Deutschland
Ihre Daten bleiben in Deutschland.
Das Informationssicherheits-Management der Brainformatik GmbH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
DSGVO & AVV
Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Fester Projektmanager
Eine Ansprechperson vom Kick-off bis zum Go-live.
DAS TEAM
Die Köpfe hinter brainX
Das Team hinter brainX entwickelt und betreut beide Produkte in Deutschland.
- Stanislaw BondaletowCEO
- Patrick SaierCo-CEO
- Manuel HesselbarthCDO
- Mario SoldićCOO
- Christian NothaftCustomer Success Manager
- Maria MärzHR & Finance Coordinator
LÖSUNGEN
Lösungen für Ihre Rolle, Ihre Aufgabe, Ihre Branche.
- ROLLEVertriebPipeline bis VertragsabschlussLösung ansehen
- ROLLEKundenserviceSupport-Tickets und Customer SuccessLösung ansehen
- ROLLEFinanzen & ControllingAbrechnung, DATEV, Umsatzvorschau und KostenLösung ansehen
- ROLLEOperationsAbläufe standardisieren und automatisierenLösung ansehen
- ROLLEC-LevelUmsatzplanung und LiquiditätLösung ansehen
brainX Free für Startups & Scale-ups
Kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten.
PREISE
Sie zahlen nach abgerechnetem Umsatz. Nicht nach Usern.
brainX APP
CRM + Abo-Abrechnung- Free
- 0 €
- bis zu 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierter fakturierter Umsatz – die erste Überschreitung beendet Free
- Business
- 790 €
- inklusive 150.000 € Monatsumsatz
brainX CRM
ab 29 € pro User und Monat
ab 5 Usern, die fünf Pakete frei kombinierbar
Sie suchen ein CRM ohne Vertragsabrechnung? brainX CRM: Basis ab 29 € pro User und Monat, Pakete dazu buchbar. Preise brainX CRM
FAQ
Häufige Fragen
Ein Subscription-CRM ist ein CRM, in dem der Vertrag die Mitte bildet: Aus Lead und Deal entsteht ein Vertrag mit Laufzeit, Intervall und Preisregel, und aus dem Vertrag entstehen Rechnungen, E-Rechnungen, Mahnungen, Buchungsdaten für DATEV und der Cashflow-Forecast ohne zweite Erfassung. brainX aus Mühldorf a. Inn ist ein Subscription-CRM für SaaS- und IT-Unternehmen; der Unterschied zu einem CRM mit Rechnungsmodul ist, dass sich wiederkehrende Verträge automatisch nach dem vereinbarten Intervall selbst abrechnen, auch nach Preiserhöhungen oder Vertragsänderungen.
brainX ist ein Subscription-CRM der brainX GmbH aus Mühldorf am Inn. Es verbindet Vertrieb, Vertragsverwaltung, wiederkehrende Abrechnung und Cashflow-Prognose in einem System. Rechnungen überträgt brainX direkt an DATEV. Vertrieb, Finanzen und Buchhaltung arbeiten dabei in einer Datenbasis, vom Lead über Vertrag und Rechnung bis zum Buchungssatz.
Für SaaS- und IT-Unternehmen im DACH-Raum, die Verträge und Subscriptions verkaufen und jeden Monat wiederkehrend abrechnen, typischerweise mit 20 bis 150 Mitarbeitenden.
Über die DATEV-Integration: Buchungssätze aus Rechnungen und Zahlungseingängen gehen ohne manuellen Export an DATEV. Ihre Steuerberatung arbeitet wie gewohnt in DATEV weiter.
Über Mollie oder Stripe, beide sind in brainX integriert; Sie wählen einen der beiden Zahlungsabwickler. Ihr Kunde erteilt einmal ein Mandat für den Vertrag. Danach werden alle fälligen Rechnungsbeträge automatisch daraus eingezogen. brainX ordnet jeden Zahlungseingang der passenden Rechnung zu, offene Posten sehen Sie sofort.
brainX läuft auf Servern in Deutschland. Das Informationssicherheits-Management der Brainformatik GmbH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist enthalten.
— LIVE-DEMO · 30 MINUTEN
Wie rechnen Sie heute ab?
Zeigen Sie uns im Termin Ihren heutigen Ablauf. Wir zeigen Ihnen denselben Ablauf in brainX.
Noch unsicher, welches brainX passt? App oder CRM?
SO LÄUFT DER TERMIN
- Sie zeigen Ihren AblaufWelche Tools, welche Übergaben und wo Sie Daten heute von Hand nachtragen.
- Wir zeigen ihn in brainXWir zeigen Ihnen den Weg vom Deal über Vertrag und Rechnung bis zu DATEV an einem Beispiel.
- Sie wissen, was passtbrainX APP oder brainX CRM, und was die Umstellung für Ihr Team bedeutet.