Wie Brainformatik Verwaltung in Wachstum verwandelt hat

KAPITEL 01 — AUSGANGSLAGE

Wir bauen Software – und rechneten selbst in Excel

Die Brainformatik GmbH, Schwesterunternehmen von brainX, entwickelt seit 2014 integrierte Unternehmenssoftware und betreut über 300 Kunden in der DACH-Region. Die eigene Verwaltung wuchs mit – nur eben nicht in einem System. Verträge lagen als PDF auf dem Netzlaufwerk, die Laufzeiten in einer Excel-Tabelle, Rechnungen entstanden aus einer Word-Vorlage, Belege gingen als Sammelmail an die Steuerberatung.

Jedes dieser Werkzeuge funktionierte für sich. Zusammen ergaben sie keinen Prozess, sondern eine Kette von Übergaben, die nur hielt, solange jemand daran dachte. Über 40 Stunden im Monat gingen für Verwaltung drauf – Zeit, die in der Wertschöpfung fehlte.

KAPITEL 02 — SELBSTVERSUCH

Zwei Jahre lang haben wir es selbst geflickt

Bevor überhaupt über eine Umstellung gesprochen wurde, ging das Team den naheliegenden Weg: besser organisieren. Die Rechnungsvorlagen wurden vereinheitlicht, die Vertragstabelle bekam Pflichtspalten und Makros für die Fristenberechnung, Kündigungstermine wanderten als Serientermin in Outlook, jede Rechnung lief durch ein Vier-Augen-Prinzip, und ein monatlicher Jour fixe zwischen Vertrieb, Consulting und Verwaltung sollte offene Punkte auffangen.

Für ein paar Monate wurde es tatsächlich besser. Dann wuchs das Kundenportfolio weiter, zwei Kollegen wechselten die Rolle, und die Struktur begann an genau denselben Stellen zu reißen wie vorher.

KAPITEL 03 — DER KIPPPUNKT

Der Monat, in dem die Verwaltung das Wachstum bremste

Auslöser war kein Fehler, sondern eine Rechnung, die niemandem auffiel. Ein Vertrag verlängerte sich automatisch, die Position stand nicht in der Tabelle, die Leistung wurde erbracht und nicht fakturiert. Bemerkt wurde es beim Quartalsabschluss – elf Wochen später.

In derselben Woche kam die Frage der Geschäftsführung, wie hoch der wiederkehrende Umsatz zum Jahresende liegt. Die Antwort brauchte zwei Tage Handarbeit und war am Tag der Auslieferung schon veraltet. Damit war klar: Das Problem waren nicht die Menschen, sondern die Ablage als Prozess.

KAPITEL 04 — DIE ENTSCHEIDUNG

Warum am Ende die eigene Software den Zuschlag bekam

Die Entscheidung war weniger selbstverständlich, als sie klingt. Wer eine Software selbst entwickelt, prüft sie im eigenen Haus am härtesten – ein Werkzeug, das den eigenen Abschluss verzögert, fällt sofort auf. Verglichen wurden deshalb drei Wege: die bestehende Excel-Landschaft mit einem Fakturatool ergänzen, eine reine Buchhaltungslösung einführen oder Verträge, Abrechnung und Buchhaltung in brainX zusammenführen.

Die ersten beiden Wege hätten die Übergaben nur verschoben. Entschieden hat der Punkt, an dem die Kette bisher immer riss: der Weg vom Vertrag zum Buchungssatz.

KAPITEL 05 — DIE UMSTELLUNG

Sechs Wochen, ohne Parallelbetrieb

Statt die alten Strukturen abzubilden, wurde der Ablauf neu geschnitten: erst entscheiden, was künftig gilt, dann konfigurieren. Aus dem gewonnenen Deal entstehen Auftrag und Projekt, wiederkehrende und variable Positionen werden fakturiert, die Buchungssätze gehen ohne Nacharbeit an DATEV.

1. WOCHE 1

   Bestandsaufnahme statt Pflichtenheft

   Alle Vertragsarten, Abrechnungszyklen und Sonderfälle kamen auf den Tisch – mit der Frage, welche davon es künftig überhaupt noch geben soll.

   ERGEBNIS 6 Vertragsarten, 3 Abrechnungszyklen, 11 Sonderfälle – vier davon ersatzlos gestrichen.

2. WOCHE 2

   Daten übernehmen und prüfen

   Kunden, Verträge, Preise und offene Posten aus Tabelle und PDF-Ablage, inklusive Dublettenabgleich. Felder, die niemand pflegte, blieben draußen.

   ERGEBNIS Über 300 Kundenakten mit vollständigen Laufzeiten, Fristen und Konditionen im System.

3. WOCHE 3

   Abläufe als Regeln hinterlegen

   Abrechnungsläufe, Mahnstufen und Freigaben wurden einmal definiert – aus der Checkliste im Kopf wurde ein Regelwerk im System.

   ERGEBNIS Rechnungslauf, Mahnstufen und Freigabewege laufen ohne manuelle Erinnerung.

4. WOCHE 4

   DATEV mit der Steuerberatung abstimmen

   Konten, Steuerschlüssel und Übergabeformat wurden gemeinsam mit der Steuerberatung eingerichtet und an echten Belegen getestet.

   ERGEBNIS Buchungssätze gehen ohne Nacharbeit, Rückfragen der Steuerberatung sanken auf Einzelfälle.

5. WOCHE 6

   Go-live zum Monatswechsel

   Der erste vollständige Abrechnungslauf lief im neuen System – ohne Parallelbetrieb in Excel, mit Begleitung an den ersten drei Tagen.

   ERGEBNIS Alle Rechnungen des Monats an einem Vormittag, keine Nachkorrektur.

6. MONAT 6

   Bilanz nach einem halben Jahr

   Der Monatsabschluss ist eine Auswertung, keine Aktion. Die alte Vertragstabelle wurde archiviert und nie wieder geöffnet.

   ERGEBNIS 4 statt 40 Stunden Verwaltungsaufwand im Monat, keine Nachkorrektur im Abrechnungslauf.

KAPITEL 06 — IM SYSTEM

Wie der Ablauf heute aussieht

So rechnet Brainformatik heute ab: vom Vertrag bis zur Übergabe an die Steuerberatung. Animation und Ansichten stammen aus brainX APP und zeigen Demo-Daten, keine Kundendaten von Brainformatik.

brainX APP · Vom Vertrag bis DATEV

Der Abrechnungsweg in fünf Schritten: Vertrag, Vertrag ändern, Rechnungslauf, Prüfen und senden, Übergabe an DATEV.

brainX APP · Verträge · VertragsdetailVERGRÖSSERN

brainX APP · Rechnungen · RechnungsdetailVERGRÖSSERN

brainX APP · Dashboard · Cashflow ÜbersichtVERGRÖSSERN

brainX APP · Rechnungen · DATEV-ÜbertragVERGRÖSSERN

KAPITEL 07 — ERGEBNIS

Freigewordene Zeit, neu investiert

Vor der Einführung gingen über 40 Stunden im Monat dafür drauf, Rechnungen zu erstellen, Buchungssätze zu prüfen und Vertragsdaten zu pflegen, heute sind es rund 4. Die freigewordene Zeit wurde nicht gestrichen, sondern umgewidmet: rund 30.000 € Lohnkosten im Jahr, die heute im Kundengeschäft Wert schaffen.

Rechnungen, Mahnungen und Reportings laufen prozessgesteuert im Hintergrund, Vertragsänderungen fließen sofort in die Kennzahlen. Tippfehler und übersehene Verlängerungen gibt es nicht mehr: Seit der Umstellung gab es keine Nachkorrektur im Abrechnungslauf. Die Frage nach dem wiederkehrenden Umsatz ist heute ein Blick auf ein Dashboard, keine Zwei-Tage-Aufgabe.

„

Der Monatsabschluss war früher ein Tag, heute ist er eine Auswertung.