Für IT-Dienstleister & Systemhäuser
Jede geleistete Stunde kommt auf die Rechnung.
Wartungspauschalen, Stundenkontingente, Lizenzen und Projekte, abgerechnet aus Vertrag und Timesheet, gebucht über DATEV.
Wir kennen Ihre Realität
Stunden gehen zwischen Ticket und Rechnung verloren
Die Technik erfasst im Ticketsystem, die Buchhaltung sammelt am Monatsende aus Exporten nach. Was dabei niemand überträgt, wird nicht berechnet.
Das Restkontingent kennt niemand genau
Der Kunde hat 20 Stunden im Quartal gekauft. Ob noch drei offen sind oder schon zwei zu viel geleistet wurden, steht in einer Tabelle, die selten aktuell ist.
Lizenzmengen ändern sich jeden Monat
Drei neue Mitarbeitende beim Kunden, zwei Postfächer weniger: Jede Änderung an Lizenzen oder Arbeitsplätzen muss anteilig auf die nächste Rechnung.
Abrechnungsmodelle
Ihr Modell wählen, Rechnung ansehen
Links die Rechnung, rechts der Vertrag im System, aus dem sie entsteht.
Managed Services rechnen Sie je Arbeitsplatz oder Gerät ab, die Server-Wartung als Pauschale. Die Rechnung geht fünf Tage vor Monatsbeginn raus.
| BEZEICHNUNG | MENGE | EINZELPREIS | BETRAG |
|---|---|---|---|
| Managed Workplace, je Arbeitsplatz Abrechnungszeitraum 01.11.–30.11.2026 | 42 | 39,00 € | 1.638,00 € |
| Server-Wartung, pauschal Zwei Server inklusive Patch-Management | 1 | 290,00 € | 290,00 € |
Konto 8400 · Kostenstelle Managed Services · XRechnung
Netto 1.928,00 €
Vertragsdaten · Pauschale je Arbeitsplatz
- Abrechnungsmodell
- Je Arbeitsplatz
- Preis je Arbeitsplatz
- 39,00 € / Monat
- Arbeitsplätze
- 42
- Server-Wartung
- 290,00 € pauschal
- Vorgezogene Rechnungsstellung
- 5 Tage vor Monatsbeginn
Nächste Rechnung 27.10. 1.928,00 €
So funktioniert die VertragsverwaltungTickets, Kontingente und Timesheets
Wiederkehrender Umsatz
Was Wartung und Managed Services einbringen
ARR, MRR, NRR und Churn entstehen aus den Wartungs- und Lizenzverträgen, die brainX abrechnet. Tagesaktuell im Dashboard, für jeden Zeitraum und jede Benutzergruppe.
Finance
ARR
2,141 Mio€ARR · Annual Recurring Revenue Summe aller laufenden Vertragswerte aus Wartung, Managed Services und Lizenzen, auf zwölf Monate hochgerechnet. Projekte und einmalige Posten wie Hardware oder Installation zählen nicht mit. Quelle: aktive Verträge in brainX, Stand heute
+186.000 €
MRR
178.400€
+15.500 €
NRR
106,40%
−1,30 %
Churn Rate
1,90%Churn Rate Anteil der Wartungs- und Lizenzverträge, die im Zeitraum ausgelaufen sind, bezogen auf den Bestand zu Beginn des Zeitraums. Quelle: Vertragsenden ohne Verlängerung
−0,60 %
Sales
Win Rate
34,80%
+2,10 %
Deal Size
9.800€Deal Size Durchschnittlicher Wert eines gewonnenen Deals im gewählten Zeitraum, Projekte eingeschlossen. Quelle: Deals mit Status „Gewonnen“
+640 €
ACV
7.200€ACV · Annual Contract Value Durchschnittlicher Jahreswert eines Vertrags. Mehrjährige Wartungsverträge werden auf ein Jahr umgelegt. Quelle: Vertragspositionen
+380 €
- ARR und MRR
- Aus Wartungs- und Lizenzverträgen
- NRR und Churn
- Aus Mengenänderungen und Vertragsenden
- Win Rate, Deal Size und ACV
- Aus den Deals
DEMO-WERTE
Aus dem eigenen Einsatz
Abrechnung in 4 statt 40 Stunden im Monat
Brainformatik GmbH, unser Schwesterunternehmen: 20 Mitarbeitende, über 300 Kunden in DACH. Vorher entstanden die Rechnungen aus Excel und einer Word-Vorlage, die Belege gingen per Sammelmail an die Steuerberatung. Heute läuft ein Abrechnungslauf mit DATEV-Übergabe, die Rechnungen kommen früher beim Kunden an, und das Team setzt die frei gewordenen Stunden für andere Aufgaben ein.
MIT brainX
14 Tage
früher beim Kunden
30.000 €
Aufwand pro Jahr umgewidmet
Warum nicht Ticketsystem, Zeiterfassung und Faktura getrennt?
| GETRENNTE WERKZEUGE · INSELLÖSUNGEN | brainX · ALLES IN EINEM SYSTEM |
|---|---|
| Zeiten per Export ins Abrechnungstool | Zeiten laufen vom Ticket aufs Kontingent und in die Rechnung |
| Restkontingent in einer Tabelle | Beauftragt und offen am Kontingent, Kulanz gekennzeichnet |
| Lizenzmengen jeden Monat von Hand nachziehen | Mengenänderung mit Wirksamkeitsdatum, taggenau anteilig |
| DATEV über Export plus Middleware | DATEV nativ, mit Konto und Kostenstelle |
| E-Rechnung über Drittanbieter | ZUGFeRD und XRechnung eingebaut |
| Kunde, Gerät und Vertrag in drei Systemen | Ticket, Asset, Vertrag und Rechnung am selben Kunden |
Wir sparen Zeit, reduzieren Fehler und haben jederzeit verlässliche Zahlen. Für uns war das kein Software-Upgrade, sondern ein echter Wandel in der Art, wie wir arbeiten.
FAQ
Häufige Fragen
brainX APP, das Subscription-CRM aus Deutschland, legt Kontingente aus dem Vertrag an, zieht Zeiten vom Ticket ab, rechnet Lizenzänderungen taggenau anteilig und Projekte mit Abschlägen ab. Rechnungen gehen als XRechnung oder ZUGFeRD raus, die Buchungssätze an DATEV.
Nein. Erfasste Zeiten aus Clockodo kommen als Timesheet nach brainX zurück, Anfragen aus Jira Service Management werden Tickets. Das Kontingent führt brainX, damit Restbestand und abrechenbare Mehrstunden am Vertrag stehen.
Sechs Wochen bis zum Go-live, inklusive Import der laufenden Verträge und Schulung.
Tickets, Kundenportal, Assets, Kontingente und Timesheets gibt es in beiden. Wartungsverträge mit automatischer Folgerechnung und automatisch angelegte Kontingente gibt es nur in brainX APP.
Der Preis richtet sich nach Ihrem Rechnungsumsatz, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. brainX ist kostenlos, bis Sie 30 aktive Verträge oder 500.000 € kumulierten fakturierten Umsatz überschreiten, ohne Kreditkarte. Business kostet 790 € im Monat, bis 150.000 € Monatsumsatz enthalten, darüber 0,65 % auf den Mehrbetrag.
Zeigen Sie uns Ihre Wartungsverträge, wir zeigen Ihnen die Abrechnung dazu.
30 Minuten mit Ihren echten Verträgen, Kontingenten und Lizenzlisten.