ZUGFeRD & XRechnung
ZUGFeRD-Standard des FeRDRechnungen aus brainX, normgerechte E-Rechnungen beim Kunden
brainX erstellt Rechnungen, Stornos und Gutschriften als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML oder als reine XRechnung, einzeln, als Sammelexport oder im automatischen E-Mail-Versand. E-Rechnungen Ihrer Lieferanten lesen Sie als Eingangsrechnung ein.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM mit Paket Abrechnung und im Free-Zugang. Voraussetzung: vollständige Unternehmensdaten in brainX.
Der Weg der Daten
Von der Rechnung in brainX zur E-Rechnung beim Empfänger
brainX schreibt die Rechnungsdaten nach Ihrer Feldzuordnung in eine XML. Bei ZUGFeRD steckt sie im PDF, bei der XRechnung ist sie die Rechnung.
01
In brainX
- Rechnungen, Stornos und Gutschriften mit Positionen, Steuern und Zahlungsart
- Ihre Unternehmensdaten: Anschrift, USt-IdNr., IBAN und BIC
- FeldzuordnungKnoten nach EN 16931
02
Beim Export
- ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebetteter XML
- XRechnung: reine XML-Datei
- Mehrere Rechnungen auf einmal als ZIP-Archiv
- Versandper E-Mail oder Portal
03
Beim Empfänger
- Die Buchhaltungssoftware liest die XML ohne Abtippen ein
- Das ZUGFeRD-PDF bleibt für Menschen lesbar
- Öffentliche Auftraggeber erhalten die XRechnung per E-Mail oder über ihr Eingangsportal
Zwei Formate
ZUGFeRD oder XRechnung
brainX erstellt beide Formate aus denselben Daten. Welches Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab.
| MERKMAL | ZUGFeRDFür Geschäftskunden | XRechnungFür öffentliche Auftraggeber |
|---|---|---|
| Was entsteht | PDF mit eingebetteter XML | Reine XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Ja, als PDF | Nein, gedacht für die maschinelle Verarbeitung |
| PDF-Vorlage nötig | Ja, eine als ZUGFeRD markierte Vorlage. brainX legt eine Standardvorlage an. | Nein |
| Export aus dem Datensatz | PDF-Export mit Schalter „Als ZUGFeRD-Dokument exportieren“ | Aktion „Als X-Rechnung exportieren“ |
| Wenn die XML nicht entsteht | Das PDF entsteht trotzdem. Auf Wunsch bricht brainX den Export ab. | Es entsteht keine Datei |
| Unterstützte Version | ZUGFeRD 2.2 / Factur-X 1.0.06 | XRechnung 2.3.1 |
Stand: Oktober 2026. Quelle: brainX Handbuch, ZUGFeRD.
Ablauf
Einmal einrichten, danach aus jeder Rechnung heraus
Die ersten drei Schritte erledigen Sie einmal. Danach entsteht die E-Rechnung beim Export, beim Versand oder als Sammelexport. Eingangsrechnungen laden Sie hoch.
Schritt 01 · Einmalig
Unternehmensdaten vervollständigen
Name, Anschrift mit Ländercode, USt-IdNr., IBAN und BIC kommen aus den Unternehmensinformationen. Fehlen Pflichtangaben, meldet brainX das beim Export.
Schritt 02 · Einmalig
Felder und Codes zuordnen
In den Tabs ZUGFeRD und X-Rechnung ordnen Sie jedem XML-Knoten ein brainX-Feld zu. Unter Codes & Einheiten verknüpfen Sie Steuersätze, Rechnungsarten, Mengeneinheiten und Zahlungsarten mit den Codes der Norm.
Schritt 03 · Einmalig
PDF-Vorlage festlegen
Für ZUGFeRD brauchen Sie eine PDF-Vorlage mit dem Haken „ZUGFeRD PDF Vorlage“. brainX legt beim Aktivieren eine Standardvorlage an, die Sie anpassen können. Die XRechnung braucht keine Vorlage.
Schritt 04 · Im Tagesgeschäft
Exportieren oder versenden
Einzeln aus dem Datensatz, als ZIP über die Listenaktion „ZUGFeRD/X-Rechnung exportieren“ oder vollautomatisch: Die Automatisierungsaktion „E-Mail senden“ hängt die XRechnung an.
Schritt 05 · Im Tagesgeschäft
Eingangsrechnungen einlesen
In den Eingangsrechnungen laden Sie ZUGFeRD-PDFs oder XML-Dateien hoch. brainX legt je Datei einen Datensatz an und meldet, wenn der Betrag aus der XML nicht zur Summe der Positionen passt.
Für Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen einlesen statt abtippen
Laden Sie ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien in den Eingangsrechnungen hoch, legt brainX je Datei einen Datensatz an. Weicht der Betrag aus der XML von der Summe der Positionen ab, bekommen Sie einen Hinweis.
- Mehrere Dateien in einem Upload, als PDF mit XML oder als reine XML.
- Der Titel des Datensatzes entspricht dem Dateinamen.
- Abweichungen, etwa durch Rundung, meldet brainX als Benachrichtigung.
Beispiel: XRechnung eines Lieferanten
Drei Positionen, Gesamtbetrag laut XML 1.428,01 €
- Betrag laut XML
- 1.428,01 €
- Summe der Positionen in brainX
- 1.428,00 €
Eingangsrechnung angelegt
1 DatensatzAbweichung gemeldet
0,01 €| Position | Betrag |
|---|---|
| Hosting Oktober · 1 × 600,00 € | 600,00 € |
| Wartung · 4 Std. × 85,00 € | 340,00 € |
| Domain-Paket · 1 × 260,00 € | 260,00 € |
| Netto | 1.200,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 228,00 € |
| Summe der Positionen | 1.428,00 € |
Beispielwerte. brainX vergleicht den Betrag aus der XML mit der eigenen Positionsrechnung. Ob der Vorsteuerabzug passt, prüft Ihre Buchhaltung.
In einem System
Die E-Rechnung entsteht dort, wo die Rechnung entsteht
In brainX APP und brainX CRM kommen Positionen, Preise und Steuern aus Vertrag oder Auftrag. Für die E-Rechnung gibt es keinen Export in ein zweites Tool.
- Verträge und RechnungslaufDAVOR · brainX APPDer Rechnungslauf erzeugt die Rechnungen aus den Verträgen vollautomatisch. Eine Automatisierung verschickt sie mit XRechnung im Anhang.Zur Abrechnung in der APP
- Aufträge und Paket AbrechnungDAVOR · brainX CRMRechnungen entstehen aus Auftrag und Lieferschein, mit den Positionen und Preisen aus dem Auftrag.Zum Paket Abrechnung
- ZUGFeRD & XRechnungSIE SIND HIERAus derselben Rechnung entstehen die E-Rechnung für den Kunden und die Buchung für DATEV.
Voraussetzungen und Grenzen
Drei Voraussetzungen, dann entstehen E-Rechnungen
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM mit Paket Abrechnung
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang.
- Vollständige Unternehmensinformationen
Name, Anschrift mit Ländercode, USt-IdNr., IBAN und BIC je Mandant.
- Feldzuordnung und Codes
Einmal eingerichtet, mit den Code-Listen zur EN 16931 aus dem Handbuch.
Einrichtung mit Consulting: Wir ordnen die Felder mit Ihnen zu, prüfen die Vorlage und testen die ersten Exporte.
Gut zu wissen
- Export für drei Module. Rechnungen, Stornos und Gutschriften. Eingangsrechnungen lesen Sie ein, exportieren sie aber nicht.
- Den Inhalt verantworten Sie. brainX prüft beim Export die Pflichtangaben, nicht die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung.
- Neue Einheiten nachpflegen. Neue Mengeneinheiten oder Zahlungsarten brauchen einen Code, sonst stimmt die XML nicht.
- Keine direkte Portal-Anbindung. Die XRechnung senden Sie per E-Mail oder laden sie im Eingangsportal des Auftraggebers hoch.
Häufige Fragen
Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung
Jede Einstellung beschreibt das Handbuch Schritt für Schritt, mit allen Pflichtknoten und Code-Listen. Handbuch: ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF für Menschen mit eingebetteter XML für die Software. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Teil und vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben. brainX erstellt beide aus denselben Rechnungsdaten.
Ja. ZUGFeRD und XRechnung haben in der brainX APP, im brainX CRM mit Paket Abrechnung und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
Empfangspflicht für E-Rechnungen seit 01.01.2025. Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, für alle übrigen ab 01.01.2028. Das gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Fristen laut BMF, Stand 16.09.2026. Im Einzelfall berät Sie Ihre Kanzlei.
Über eine Automatisierung mit der Aktion „E-Mail senden“. Dort wählen Sie als Anhang „X-Rechnung verknüpfen“. Läuft die Automatisierung nach dem Rechnungslauf, gehen die E-Rechnungen ohne Handgriff an Ihre Kunden.
Ja. Das PDF und die eingebettete XML gelten als inhaltsgleiche Mehrstücke derselben Rechnung. Damit das stimmt, müssen die Platzhalter der PDF-Vorlage zu Ihrer Feldzuordnung passen. brainX legt dafür eine Standardvorlage mit passender Zuordnung an.
Öffnen Sie das PDF im Adobe Acrobat Reader, zeigt eine Büroklammer die eingebettete XML-Datei an.
Ja. Beim PDF-Export lässt sich das ZUGFeRD-PDF als Buchungsbeleg verwenden. Die DATEV-Schnittstelle überträgt es dann mit der Buchung an Ihre Kanzlei.
Fragen zu Ihrer E-Rechnung?
In der Regel hören Sie innerhalb weniger Stunden von uns, spätestens am nächsten Werktag.