Microsoft 365
Microsoft 365 und Exchange ab 2013Kontakte, Termine und Aufgaben aus brainX, derselbe Stand in Microsoft 365
brainX synchronisiert Kontakte, Termine und Aufgaben in beide Richtungen mit Ihrem Exchange-Konto, Termine auf Wunsch als Teams-Meeting. E-Mails ziehen Sie in einen Ordner, brainX ordnet sie Kontakt, Organisation, Partner oder Lead zu und legt bei Bedarf einen neuen Lead an.
Gleicher Funktionsumfang in brainX APP, brainX CRM schon im Basispaket und im Free-Zugang. Voraussetzung: Exchange-Konto bei Microsoft 365 oder Exchange ab Version 2013.
Der Weg der Daten
Zwei Richtungen für Kontakte und Termine, eine für E-Mails
Kontakte, Termine und Aufgaben gleicht brainX in beide Richtungen ab. E-Mails gehen nur von Exchange nach brainX, ausgelöst über die CRM-Sync-Ordner im Postfach.
01
In brainX
- Kontakte mit Organisation, Adressen und Telefonnummern
- Termine, auch als Teams-Meeting, und Aufgaben
- Leads, Kontakte, Organisationen und Partner als Ziel für E-Mails
- Exchange OnlineKontakte, Termine, Aufgaben
02
Im Exchange-Konto
- Je Bereich ein Ordner „CRM-Sync“
- Für E-Mails Unterordner für Organisationen, Kontakte, Leads und Partner
- Zugeordnete E-Mails kommen zurück in ihren Ordner
- Exchange-KontoOutlook und Smartphone
03
Auf Ihren Geräten
- Derselbe Kontakt in brainX, in Outlook und im Adressbuch des Smartphones
- Termine, Teams-Meetings und Aufgaben ohne Doppelpflege
- Änderungen kommen zeitnah an, je nach Verbindung und Auslastung
Bereiche
Was in welche Richtung synchronisiert wird
Ihre Administration legt fest, welche Bereiche für alle User synchronisiert werden.
| BEREICH | Richtung | Was passiert |
|---|---|---|
| E-Mails | Von Exchange nach brainX | Ziehen Sie eine E-Mail in einen CRM-Sync-Ordner, verknüpft brainX sie über die Adressen mit dem passenden Datensatz. |
| Kontakte | In beide Richtungen | Organisationen ordnet brainX über den Namen zu und legt fehlende an. In Exchange gelöschte Kontakte bleiben in brainX erhalten. |
| Termine | In beide Richtungen | Einladungen an Kontakte und Leads gehen über Exchange hinaus. Unbekannte Teilnehmer legt brainX auf Wunsch als Lead oder Kontakt an. |
| Teams-Meetings | In beide Richtungen, mit den Terminen | Termine planen Sie in brainX als Teams-Meeting. Das Meeting steht danach in Ihrem Microsoft-Kalender und in brainX. |
| Aufgaben | In beide Richtungen | Die Status-Werte ordnen Sie einmal den Werten in Exchange zu. |
Stand: Oktober 2026. Quellen: brainX Handbuch, E-Mail-Einstellungen und brainX Handbuch, Meine Einstellungen › Integrationen.
Ablauf
Einmal einrichten, danach arbeiten Sie in Outlook oder in brainX
Ihre Administration richtet Exchange Online einmal für alle ein. Danach meldet sich jeder User selbst mit seinem Microsoft-Konto an.
Schritt 01 · Einmalig
Bereiche und Regeln festlegen
In den E-Mail-Einstellungen wählt die Administration die Bereiche, die Konfliktregel und eine Sperrliste, etwa für die eigene Domain. Die Einstellungen gelten für alle User des Mandanten.
Schritt 02 · Einmalig
Mit Microsoft anmelden
Jeder User öffnet unter Meine Einstellungen › Integrationen die Kachel Exchange Online und meldet sich mit Microsoft an. Dabei legt er fest, wie viele vergangene Tage brainX nachholt.
Schritt 03 · Im Alltag
E-Mails per Ordner zuordnen
Ziehen Sie eine Anfrage in den Ordner CRM-Sync › Leads. brainX verknüpft sie mit dem passenden Datensatz oder legt einen neuen Lead an und schiebt die E-Mail zurück in ihren Ordner.
Schritt 04 · Im Alltag
Pflegen, wo Sie gerade arbeiten
Ändern Sie einen Termin in Outlook oder einen Kontakt am Telefon, steht die Änderung kurz darauf in brainX. Umgekehrt genauso.
Schritt 05 · Im Alltag
Konflikte klären
Ändern beide Seiten denselben Datensatz, entscheidet die Konfliktregel, empfohlen ist die Einstellung „dem zuletzt geänderten“. Was brainX nicht übernehmen kann, etwa wegen fehlender Pflichtfelder, steht im Modul Sync-Konflikte.
Für den Vertrieb
Aus einer E-Mail wird ein Lead, ohne Abtippen
Anfragen unbekannter Absender ziehen Sie in den Ordner CRM-Sync › Leads. brainX legt den Lead an, füllt Name und Firma aus dem Absender und verknüpft die E-Mail samt Anhängen.
- Jede E-Mail verarbeitet brainX nur einmal, auch wenn mehrere User sie verschieben.
- Mit der Sperrliste schließen Sie die eigene Domain aus, damit Mitarbeitende nicht als Lead entstehen.
- Anhänge kommen mit, eingebettete wie angehängte.
Beispiel: Anfrage von m.keller@nordlicht-it.de
Der Absender ist noch nicht in brainX. Die E-Mail landet im Ordner CRM-Sync › Leads.
- CRM-Sync
- Organisationen
- Kontakte
- Leads ← E-Mail
- Partner
- Name
- Martin Keller
- Firma
- Nordlicht IT GmbH
- Quelle
- MS Exchange
Neuer Lead
M. KellerBeispielwerte. Wie brainX Name und Firma bildet, legt Ihre Administration in den E-Mail-Einstellungen fest. Verschlüsselte E-Mails übernimmt brainX nicht.
In einem System
Dieselben Kontakte für Vertrieb, Verträge und Rechnungen
Ein synchronisierter Kontakt ist in brainX derselbe Datensatz, an dem Deals, Verträge und Rechnungen hängen. Deshalb löscht brainX keine Kontakte, die in Exchange entfernt werden.
- Microsoft 365SIE SIND HIERKontakte, Termine, Teams-Meetings und Aufgaben im Abgleich, E-Mails per Ordner zugeordnet.
- Leads und DealsDANACH · brainX CRMAus dem Lead aus der E-Mail wird im Paket Sales ein Deal, mit demselben Kontakt.Zum Paket Sales
- VerträgeDANACH · brainX APPDer synchronisierte Kontakt ist derselbe, an dem Verträge und Rechnungen hängen.Zur Vertragsverwaltung
Voraussetzungen und Grenzen
Vier Voraussetzungen für den Abgleich
Das brauchen Sie
- brainX APP oder CRM ab dem Basispaket
Auch im Free-Zugang, mit gleichem Funktionsumfang.
- Exchange-Konto
Microsoft 365, Exchange ab Version 2013, 1&1 Exchange oder Qualityhosting Exchange, mit Exchange Web Services und TLS 1.2.
- Aktive Hintergrundaufgaben
„Exchange Online“ und „Asynchrone Nachrichten verarbeiten“ halten die Verbindung.
- Ein User als Verantwortlicher
Synchronisiert werden Datensätze, bei denen ein User und keine Gruppe verantwortlich ist.
Einrichtung mit Consulting: Wir legen Bereiche, Konfliktregel und Sperrliste mit Ihnen fest und begleiten die erste Anmeldung.
Gut zu wissen
- Keine verschlüsselten E-Mails. Verschlüsselte E-Mails übernimmt brainX nicht.
- Organisationen über den Namen. Der Name muss genau passen, inklusive Zusätzen wie „GmbH“ oder „AG“. Nur die Groß- und Kleinschreibung zählt nicht.
- Beschreibungen als reiner Text. HTML in Beschreibungen wandelt brainX in reinen Text um, auch in Exchange.
- Sprache des Exchange-Kontos. Unterstützt sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Polnisch.
Häufige Fragen
Fragen zu Microsoft 365
Alle Einstellungen und typische Fehlerquellen beschreibt das Handbuch ausführlich. Handbuch: Exchange Online
Beides geht. brainX unterstützt Microsoft 365 und Exchange ab Version 2013, auch 1&1 Exchange und Qualityhosting Exchange. Der Server braucht Exchange Web Services, TLS 1.2 und ein gültiges Zertifikat und muss in beide Richtungen per HTTPS erreichbar sein.
Ja. Die Microsoft-365-Integration hat in der brainX APP, im brainX CRM ab dem Basispaket und im Free-Zugang denselben Funktionsumfang.
In den meisten Fällen „dem zuletzt geänderten“: Die neueste Änderung gilt, egal auf welcher Seite sie entstand. Alternativ hat immer brainX oder immer Exchange Vorrang. Bei „keine“ bleibt der Konflikt stehen und der betroffene User bekommt eine E-Mail.
Ja. Teams-Meetings gehören zur Microsoft-365-Integration. Sie planen sie in brainX wie einen Termin, danach steht das Meeting auch in Ihrem Microsoft-Kalender.
Ja, über die Sperrliste. Tragen Sie etwa „@ihre-firma.de“ ein, ignoriert brainX diese Adressen beim Zuordnen und legt keine Leads dafür an.
Wenn Sie es einstellen. Statt nur den CRM-Sync-Ordner kann brainX den Posteingang abgleichen, auf Wunsch mit Unterordnern und gesendeten E-Mails.
Setzen Sie den User auf inaktiv, können Sie „Synchronisierte Daten bereinigen“ wählen. brainX entfernt dann die CRM-Sync-Ordner und die synchronisierten Einträge aus seinem Exchange-Konto.
Zeitnah, je nach Verbindung und Auslastung beider Systeme. Mit der Einstellung „synchron“ überträgt brainX sofort beim Speichern, mit „asynchron“ im Hintergrund nach Sekunden bis Minuten, ohne das Speichern zu verzögern.
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In der Regel hören Sie innerhalb weniger Stunden von uns, spätestens am nächsten Werktag.