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DSGVO & AI Act
Verträge, Funktionen und Nachweise, die Ihr Datenschutzbeauftragter prüfen kann.
DSGVO
Auskunft, Löschung und Widerspruch erledigen Sie im System, nicht per Handbuchkapitel. Externer Datenschutzbeauftragter: Proliance GmbH.
AI Act
Kein Training mit Ihren Daten, KI-Funktionen bleiben abschaltbar, und die KI-Kompetenz nach Art. 4 ist bei uns Teil des Schulungsprogramms.
Verantwortlichkeit
Die DSGVO teilt die Pflichten klar auf. Diese Aufteilung steht im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 – Sie bekommen ihn vor Vertragsschluss zur Prüfung, nicht erst danach.
Den AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen Kunden mit der brainX GmbH.
Verantwortlicher
Auftragsverarbeiter
Alle Unterauftragsverarbeiter sitzen in der EU, die Verarbeitung findet in Deutschland statt. Eine Übersicht liegt dem AV-Vertrag bei.
Betroffenenrechte
Sechs Rechte, sechs Wege. Wählen Sie links ein Recht – rechts steht, wie Sie es in brainX erfüllen und welche Frist gilt.
Art. 15
Frist: 1 Monat
Betroffene können verlangen zu erfahren, welche personenbezogenen Daten Sie über sie verarbeiten, zu welchem Zweck, wie lange und an wen sie weitergegeben werden. Die Auskunft muss vollständig sein – auch über Daten in Notizen und Verlaufseinträgen.
Hinweis
So erfüllen Sie es in brainX
Art. 16
Frist: unverzüglich
Unrichtige Daten müssen korrigiert, unvollständige ergänzt werden. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was geändert – und wurden auch nachgelagerte Systeme informiert.
Hinweis
So erfüllen Sie es in brainX
Art. 17
Frist: 1 Monat
Daten sind zu löschen, wenn der Zweck erfüllt ist oder die Einwilligung widerrufen wurde. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor: Belege bleiben, Kontaktdaten werden anonymisiert.
Hinweis
So erfüllen Sie es in brainX
Art. 18
Frist: unverzüglich
Solange die Richtigkeit strittig ist oder eine Prüfung läuft, dürfen Daten gespeichert, aber nicht weiterverarbeitet werden. In der Praxis heißt das: sichtbar für die Prüfung, gesperrt für Kampagnen und Automatisierungen.
Hinweis
So erfüllen Sie es in brainX
Art. 20
Frist: 1 Monat
Betroffene können ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten, um sie an einen anderen Anbieter zu übertragen.
Hinweis
So erfüllen Sie es in brainX
Art. 21
Frist: unverzüglich
Gegen Direktwerbung kann jederzeit ohne Begründung widersprochen werden – der Widerspruch muss sofort greifen, in allen Kanälen. Ein Vermerk in einer Liste reicht nicht.
Hinweis
So erfüllen Sie es in brainX
Zwei Mechanismen, die dabei im Hintergrund arbeiten
Art. 18 · Eingeschränkte Datensätze
Ein gesperrter Datensatz verlässt sein Modul und liegt in „Eingeschränkte Datensätze“ – damit auch außerhalb von Kampagnen, Auswertungen und der Exchange-Synchronisation. Aufheben darf nur, wer dafür berechtigt ist; jede Sperre und jede Freigabe steht mit Grund in der Änderungsverfolgung.
Art. 17 Abs. 1 lit. a · Erinnerung
Die Administration erhält vierteljährlich eine Benachrichtigung, die Verarbeitungszwecke zu überprüfen. Sind Daten für ihren Zweck nicht mehr erforderlich, fällt das damit auf – und nicht erst, wenn jemand danach fragt.
Aufbewahrung und Löschung
Aufbewahrung und Löschung lassen sich in brainX automatisieren: Sie definieren die Regeln einmal, das System führt sie danach selbstständig aus und protokolliert jeden Vorgang. Gelöscht wird in zwei Schritten, damit nichts versehentlich verschwindet.
Löschen in zwei Schritten
Ein gelöschter Datensatz landet zuerst im Papierkorb und wird von dort unwiederbringlich entfernt. Beim endgültigen Löschen wird auch die Änderungsverfolgung anonymisiert.
Nachweis
Die Änderungsverfolgung zeigt, wer einen Datensatz wann und über welche Aktion gelöscht oder gesperrt hat – bei Sperrungen mit dem angegebenen Grund.
Externer Datenschutzbeauftragter
PROLIANCEproliance.ai
Viele Mittelständler benennen jemanden im Haus – oft nebenbei, selten unabhängig. Wir haben die Aufgabe abgegeben: an ein Haus, das auf Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Compliance spezialisiert ist. Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten dort Fachleute, nicht unser Vertrieb.
Art. 4 AI Act
Art. 4 des AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025: Wer KI-Systeme betreibt oder nutzt, muss für ausreichende KI-Kompetenz der beteiligten Personen sorgen. Ein Nachweisformat schreibt die Verordnung nicht vor – deshalb bleibt es bei vielen bei einer Richtlinie zum Abzeichnen.
Vertrieb, Support und Verwaltung nutzen KI-Werkzeuge genauso wie die Entwicklung. Das Programm gilt für alle Mitarbeitenden.
Regelmäßige Prüfungen mit dokumentiertem Ergebnis je Person. Bestehen ist Voraussetzung, nicht Empfehlung.
Welche Daten in ein KI-System dürfen, welche nicht – und wie Ergebnisse geprüft werden, bevor sie beim Kunden landen.
Dieselbe Schulungs- und Nachweisstruktur wie die Sicherheitsschulungen nach ISO 27001 der Brainformatik GmbH. Also auch Prüfgegenstand im Audit.
KI und Ihre Daten
Wo brainX KI einsetzt, ist der Zweck im System benannt und die Verarbeitung im AV-Vertrag geregelt. Ihre Datensätze fließen nicht in das Training von Modellen ein – auch nicht anonymisiert, auch nicht für Produktverbesserung.
Was Ihr Datenschutzbeauftragter bekommt
Art. 32 DSGVO
Als Anlage zum AV-Vertrag, nicht als Marketingtext.
Art. 30 DSGVO
Damit Ihr Datenschutzbeauftragter nicht selbst recherchieren muss.
Art. 28 Abs. 2
Vollständig mit Namen, Zweck und Sitz – vor Vertragsschluss.
Technische Details zu Rechenzentrum, Verschlüsselung und Backup stehen auf der Hosting-Seite.Hosting und Betrieb ansehen